Desafíos para la gestión HSEQ

Calcular los riesgos operacionales de una organización, se hace mucho más fácil utilizando un sistema de gestión HSEQ – Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad, por sus iniciales en inglés -.  Los Desafíos para la gestión HSEQ se convierten entonces en un tema de especial importancia para las organizaciones que implementen una solución tecnológica inteligente, para este tipo de sistemas integrados.

Pero para cumplir con el objetivo propuesto, una solución tecnológica que pretenda asumir los desafíos para la gestión HSEQ, debe considerar los siguientes:

Desafíos para la gestión HSEQ – Los 5 más importantes

1- Ofrecer una visión global sobre el control de riesgos

Construir una visión global, basada en un ciclo PDCA, de un sistema de gestión integrado, hace posible que la organización implemente las medidas más eficientes para la prevención de los riesgos, con el apoyo de una plataforma tecnológica para la gestión HSEQ.

De esta forma, es posible lograr los objetivos en materia de seguridad, calidad, salud ocupacional y medio ambiente, de la organización y de sus partes interesadas.

La sistematización de la gestión HSEQ aumenta los niveles de productividad, reduce los tiempos de los procesos y aumenta su eficacia, proporcionando datos en línea, haciendo que la toma de decisiones sea automática y eficaz, en cualquiera de los temas que se aborda.

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2- Construir la cultura de la prevención de los riesgos

La tecnología permite obtener reportes de no conformidades en forma oportuna, lo cual aumenta el control sobre los riesgos, pero también crea una cultura de prevención del riesgo entre los empleados y las partes interesadas en una organización.

La gestión HSEQ y la transformación digital dentro de una organización, permiten un cambio cultural sobre el tratamiento de los riesgos y la prevención.

3- La prevención disponible desde cualquier lugar

La gestión HSEQ debe venir de la mano de una herramienta que permita el acceso desde un dispositivo móvil, en cualquier lugar y en todo momento, contando con la aplicación de protocolos de prevención que permitan ejecutar tareas en forma centralizada, y monitorear operaciones en línea.

De esta forma, la gestión HSEQ será capaz de orientar a los empleados en forma remota, en lo relativo a los protocolos de seguridad, tomar medidas correctivas inmediatas, y mejorar la colaboración entre las partes interesadas.

4- Supervisión constante

La organización, podrá ejercer control en línea, sobre procesos que propendan por la mejora en la prevención, en todo lugar y en cualquier momento. La gestión HSQE de forma digital, tiene que permitir la conexión de todos los empleados y las partes interesadas, en todo momento.

Las organizaciones deben cumplir la normativa y los requerimientos legales. La gestión HSEQ debe atender los mismos principios, y los desarrollos tecnológicos para ponerla en práctica, deben facilitar el cumplimiento de las normas y los requisitos legales.

5- Los requisitos legales

El cumplimiento de los requisitos legales debe cubrir varios aspectos importantes: los reportes desde todos los espacios necesarios, el control preventivo, la verificación de procesos críticos, el monitoreo, la verificación y las auditorias planeadas, capacitaciones y los procesos de formación a los empleados.

Desafíos para la gestión HSEQ – Conclusiones

La gestión HSEQ garantiza la productividad, mejora la eficacia y eficiencia de los procesos, asegura la mejora continua del sistema integrado y permite que este – el sistema – esté en armonía con la estrategia de la organización.

Implementar herramientas digitales para la gestión HSEQ, ofrece competitividad a la organización, y permite diseñar estrategias novedosas, estableciendo conexión entre diversas variables, que, de otra forma, no podrían ser identificadas ni relacionadas.

ISOTools Excellence

A través de la plataforma tecnológica ISOTools Excellence, las organizaciones pueden implementar la gestión HSEQ, administrar, actuar y definir acciones correctivas.

Las diferentes aplicaciones de ISOTools permiten realizar una gestión integral, desde el hallazgo hasta la toma de decisiones. Si lo desea, puede solicitar que uno de nuestros consultores expertos se pongan en contacto con usted para recibir más detalles acerca de la gestión de riesgos de sistemas HSEQ.

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Documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015

La lista de documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015 ha evolucionado mucho en comparación con lo exigido por su antecesora. Recordemos que la norma de 2008 daba gran importancia a los procedimientos, a tal punto que esto decepcionó a muchas organizaciones que pensaron que la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad, era una labor comparable a la construcción de una fábrica de procedimientos.

La versión 2015 de ISO 9001 trae una nueva definición para los documentos del sistema, al utilizar el término “información documentada” y asignarle un ítem exclusivo (7.5).

Documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015 – Los requerimientos de la norma

La cláusula 7.5 detalla los requerimientos de la norma en cuanto a la “información documentada”. En esta cláusula, este tema se divide en tres partes:

• 5.1 General: divide los documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015 en dos partes. Los requeridos por la norma, y los que necesita la organización.
• 5.2 Creación y actualización: establece que los documentos deben ser identificados, y atender un medio o formato específico, mismo que debe ser revisado y aprobado antes de su publicación.
• 5.3 Control de la información documentada: especifica que la información documentada debe estar disponible, de manera legible y clara.

Pero ¿Cuáles son esos documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015? Veamos:

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Documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015 – Los grupos de documentos

La información documentada exigida en la nueva revisión de la norma ISO 9001, es la siguiente:

• Alcance de la Calidad: 3 determinaciones del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Política de Calidad: 5.2.1 desarrollo de la política de calidad.
• Objetivos de Calidad: 6.2 objetivos de calidad y planificación para alcanzarlos.
• Criterios para la evaluación y selección de proveedores: 8.4 procesos de control a los productos y servicios proporcionados externamente.

Y, aquí están los registros obligatorios. (Tenga en cuenta que algunos de los documentos no serán obligatorios si la empresa no realiza los procesos pertinentes, marcados con *):

• Registros de calibración del equipo de vigilancia y medición * (cláusula 7.1.5.1)
• Registros de capacitación, habilidades, experiencia y cualificaciones (cláusula 7.2)
• Registros de revisión de los requisitos de producto / servicio (cláusula 8.2.3.2)
• Registro sobre la revisión de los productos de diseño y desarrollo * (cláusula 8.3.2)
• Registros sobre insumos de diseño y desarrollo * (cláusula 8.3.3)
• Registros de los controles de diseño y desarrollo * (cláusula 8.3.4)
• Registros de productos de diseño y desarrollo * (cláusula 8.3.5)
• Registros de cambios de diseño y desarrollo * (cláusula 8.3.6)
• Características del producto a producir y del servicio a prestar (cláusula 8.5.1)
• Registros sobre la propiedad del cliente (cláusula 8.5.3)
• Registros de control de cambios en la producción / prestación de servicios (cláusula 8.5.6)
• Registro de conformidad del producto / servicio con los criterios de aceptación (cláusula 8.6)
• Registro de productos no conformes (cláusula 8.7.2)
• Resultados de monitoreo y medición (cláusula 9.1.1)
• Programa de auditoría interna (cláusula 9.2)
• Resultados de las auditorías internas (cláusula 9.2)
• Resultados de la revisión de la gestión (cláusula 9.3)
• Resultados de las acciones correctivas (cláusula 10.1)

ISO 9001:2015 define la información documentada como datos que deben ser controlados y documentados por la organización para asegurar la eficacia y eficiencia de sus procesos.

En la versión de 2008, la norma separaba el término “información documentada en documentos y registros”. Sin embargo, esta nomenclatura dificultaba la interpretación por parte de la organización y de los auditores acerca de lo que podía ser documentado y como podría hacerse, teniendo en cuenta las diversas opciones que ofrece la tecnología.

El cambio en la nomenclatura se produce debido a la facilidad con la que la información documentada se puede encontrar, independientemente de los medios que se utilicen: papel, software, grabación, dibujos, planos, maquetas, imágenes…

Es así como, en cuanto a los documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015, la revisión permite flexibilidad para que la organización elija la forma de documentar y qué información es relevante para su Sistema de Gestión de Calidad.

Objetivos de la documentación de la organización

Corresponde a la organización determinar la información que requiere documentar para alcanzar sus objetivos, en función de la complejidad de los procesos, productos y servicios, teniendo en cuenta los tipos de actividades, así como los riesgos y oportunidades del entorno interno y externo.

Los principales objetivos para que una organización documente su información son:

• Comunicación de la información.
• Evidenciar la conformidad de los procesos, productos y servicios.
• Retención y socialización del conocimiento organizacional.
• Divulgación y preservación de las experiencias de la organización.

A diferencia de lo que muchas personas piensan, los documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015 no pretenden burocratizar los procesos o complicar las labores de las organizaciones. Es una forma de asegurar la conservación histórica de hechos y de datos necesarios para la toma de decisiones, que contribuyan a la evolución del sistema.

Por supuesto, esta labor resulta mucho más fácil, con la ayuda de un software que te ayude a gestionar de forma eficiente la información.

App Gestión Documental de ISOTools

La aplicación Gestión Documental del software de gestión empresarial ISOTools permite a las organizaciones un control riguroso de toda su documentación. Su amplia funcionalidad permite cubrir todo el ciclo de vida de los documentos desde su almacenamiento, gestión y trabajo colaborativo y distribución entre los miembros de la organización. Y sirve de soporte para el resto de procesos organizativos, ya que relaciona los documentos con estos.

Si aún tiene dudas acerca de cómo modernizar sus Sistemas de Gestión con la ayuda de un software, solicite el asesoramiento de uno de nuestros consultores expertos sin compromiso.

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Implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015

Una de las grandes novedades que incorpora la revisión 2015 de la norma ISO 9001 es el enfoque basado en el riesgo, como complemento de la “acción preventiva”. Mas que un cambio semántico, la organización debe seguir algunas acciones si es que desea implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015 con éxito.

¿Cuáles son esos pasos que debe seguir una organización que desee implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015?… sobre este tema, y sobre el papel que desempeña ahora la “acción preventiva” versará nuestra entrada de hoy.

La acción preventiva en ISO 9001:2015

Los eresponsables de la calidad en una organización, saben que tomar acciones preventivas significa planificar, diseñar, implementar y ejecutar medidas que, de forma proactiva, aseguren que no se produzca un incidente generador de riesgos.

Analizando los procesos y los sistemas, una organización identifica sus deficiencias potenciales, y toma acciones para eliminarlas o minimizar su impacto. Aunque la “acción preventiva” es ante todo ejecutiva y operativa, el pensamiento basado en riesgo también lo es, pero de manera mucho más efectiva.

Uno de los cambios principales en la revisión 2015 de la norma ISO 9001, es el establecimiento de un enfoque sistemático hacia el riesgo, en lugar de tratarlo como un componente más del Sistema de Gestión de la Calidad, como sucedía hasta la versión 2008 de la norma.

Antes, la “acción preventiva” se trataba en una cláusula separada. Ahora, con el pensamiento basado en riesgos, la “acción preventiva” es considerada en forma explícita a lo largo de toda la norma.

Al implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015, la organización se vuelve proactiva, en lugar de únicamente reactiva. Esto significa pasar de reaccionar ante los riesgos, a prevenirlos, reduciendo sus efectos negativos, promoviendo la mejora y aprovechando las oportunidades que algunos de ellos reportan.

Cuando un Sistema de Gestión de la Calidad se fundamenta en el pensamiento basado en riesgos, la utilización de la acción preventiva es automática. Pero ¿Cómo lograrlo? Veamos cuatro pasos para lograr el objetivo:

4 pasos para implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015

• Identificar riesgos y oportunidades

Desde el momento en que definimos los objetivos de la organización, debemos aplicar el pensamiento basado en riesgo. La Alta Dirección identifica eventos que potencialmente pueden impedir el logro de los objetivos de la organización.

Cuando un recurso humano importante y talentoso se retira de la organización, se genera un riesgo interno. Pero también se puede dar el caso de que exista imposibilidad para contratar recursos humanos talentosos. Este sería un riesgo externo.

Pero este último – aunque también el primero -, puede representar una oportunidad de mejora, si la organización detecta que su imagen como empleadora no es buena y toma acciones correctivas para mejorarla.

• Planificar

Implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015 ofrece la posibilidad de utilizar diversas estrategias. La organización no tendrá que limitarse a predecir, evitar, eliminar o minimizar riesgos, sino que podrá enfocarse en el impacto real de situaciones muy específicas.

De esta forma, la gestión de riesgos no se limita a las opciones de evitar o minimizar, sino que también pueden ser compartidos, con socios en la cadena de suministro, compañías de seguros, e incluso, con algunos clientes con los que se desarrolle una relación de mutualidad.

• Incorporar los planes al Sistema de Gestión de la Calidad

La elaboración de planes basados en el riesgo no termina con la identificación de los riesgos y la implementación de acciones preventivas para abordarlos. ISO 9001:2015 necesita que la organización incorpore estos planes al Sistema, y que esto sea verificable por parte de los auditores tanto internos como externos.

• Evaluación de resultados

Lo que no se puede medir no se puede gestionar. La efectividad del pensamiento basado en riesgo debe ser medible. La organización debe programar auditorías, o por lo menos revisiones periódicas del sistema, tendientes a evaluar y medir los resultados de implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015.

Todo lo anterior, hace parte de la estrategia PDCA – Plan, Do, Check, Act -, para la mejora continua, en la que están soportadas las nuevas versiones de las normas de ISO. 9001:2015 no es la excepción.

ISOTools Excellence

Las herramientas de un software como ISOTools Excellence a través de su plataforma tecnológica ayudan a las organizaciones a implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015 a través de aplicativos diseñados para optimizar la gestión de riesgos en el Sistema de Gestión de la Calidad de organizaciones de cualquier sector o tamaño.

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ISO 9001 mejora el rendimiento financiero de una organización

ISO 9001 mejora el rendimiento financiero de una organización. La afirmación parte de un estudio realizado por investigadores de Rotterdam School of Management, en el que se sometieron a prueba 42 organizaciones de diferentes países, que han obtenido la certificación ISO 9001 en los últimos tres años.

El estudio concluye que las organizaciones que implementaron y obtuvieron la certificación de sistema de gestión de la calidad ISO 9001, mejoraron su rendimiento financiero a través del aumento de sus ventas, y como consecuencia de la implementación de procesos más eficientes.

¿Cómo ISO 9001 mejora el rendimiento financiero de una organización?

En primera instancia, el aumento de la facturación es causado por la mayor satisfacción de los clientes y por el efecto de la señalización de la certificación. Sin embargo, es claro que la implementación de la norma trae varios beneficios. Entre ellos podemos destacar:

• Mejora en el control de los procesos, reduciendo costes y desperdicio de tiempo y de recursos.
• Mejora en la calidad de los servicios o productos.
• Aumento de la eficiencia.
• Impacto positivo en la imagen de marca y en la satisfacción del cliente.
• Señalización de calidad para las partes interesadas.

ISO 9001 produce beneficios a largo plazo que mejoran el rendimiento financiero

Del análisis de los datos se desprende que ISO 9001 aporta mayores beneficios a las organizaciones que implementan el Sistema de Gestión de la Calidad, en un largo plazo.

Al utilizar los principios subyacentes de la norma en la toma de decisiones del día a día, las organizaciones tienen éxito en la mejora de la calidad, lo que se traduce en mejores indicadores financieros.

Esto se debe principalmente al cumplimiento del requisito de mejora continua del sistema, que es posible dimensionar y apreciar con mayor claridad en periodos de tiempo muy largos.

Para entender cómo ocurre esta mejora de los indicadores financieros, vamos a hablar de aspectos que generan resultados inmediatos y evidentes:

Aspectos por los que ISO 9001 mejora el rendimiento financiero de una organización

• Aumento de la competitividad

Las organizaciones que poseen procesos de evaluación de proveedores, requieren contar con una garantía de la calidad de los materiales que adquieren. Normalmente, utilizan la certificación como uno de sus principales criterios para evaluar y calificar a sus proveedores.

Aunque parece algo obvio, no lo es tanto. Finalmente, ¿quién no quiere tener garantía de que está comprando productos de calidad? La mejor opción que tiene una organización para demostrar que es capaz de entregar productos y servicios de calidad, es a través de certificaciones de calidad.

En muchos sectores de la industria, los proveedores que no poseen las certificaciones de calidad, no son considerados. Esto no significa en modo alguno que las organizaciones certificadas en ISO 9001 nunca van a ir mal. Pero son menos propensas al error, ya que la Gestión de la Calidad, logra una mayor credibilidad en los clientes.

• Gestión de procesos

Para ofrecer calidad en productos y servicios, primero es preciso crear un modelo de procesos que debe seguirse. Esto facilita la comprensión y ejecución de los trabajos propuestos, posibilitando la normalización. Veamos cual es el beneficio de forma independiente:

• Aumento de la productividad

Definir procesos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, evita los desperdicios, tanto de recursos humanos, materiales y tecnológicos en la línea de producción. Igualmente se reducen los tiempos del ciclo de producción. En resumen, todo el mundo sabrá lo que tiene que hacer y cuál es la mejor forma de hacerlo.

• Monitoreo de la No – conformidad

Con los procesos definidos, es posible predecir problemas y reducir las posibilidades de que estos ocurran. Sin embargo, si ocurren, es más fácil identificar en que proceso se presentaron y cómo se puede solucionar la No – conformidad, reduciendo el impacto negativo.

• Mejora en la calidad de los productos y servicios

Con los procesos detallados y un seguimiento cercano de las No – conformidades, está todo listo para la implantación de mejoras de forma segura. Tratar una No – conformidad significa hacer que este problema nunca se vuelva a presentar.

• Aumento de las ventas

La mejora de la calidad de los productos y servicios, aumenta la satisfacción de los clientes, ya que este es un requisito ineludible de la norma ISO 9001. Esto eleva en forma automática las ventas, además de fidelizar a los clientes.

Software ISOTools Excellence

Las organizaciones que desean mejorar sus indicadores financieros, pueden acceder a la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence. Gracias al software ISO, la gestión y administración del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza de manera automatizada, optimizando procesos, reduciendo costes y aumentando sus ventas.

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Cómo abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015, es una inquietud generalizada para las organizaciones que han emprendido el camino de la certificación o de la migración hacia la versión 2015 de la norma.

¿Por qué es necesario abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015?

La cláusula 4.1 de la revisión 2015 del estándar de Gestión de la Calidad de ISO, requiere que sean determinadas las cuestiones internas así:

• Relativas al objetivo y directrices de la organización.
• Las que afectan la capacidad de alcanzar los resultados deseados del Sistema de Gestión de la Calidad.

El sentido de la inclusión de este requisito es asegurar que los compromisos del SGC sean alcanzados, y la posibilidad de ello aumenta cuando se evalúa en forma sistemática el contexto de la organización.

¿Cómo lograrlo? compartimos en nuestra entrada de hoy, 5 consejos para abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015. Veamos:

Consejos para abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015

Analizar periódicamente el contexto de la organización

La frecuencia debe ser definida por la organización. Nuestra recomendación es iniciar con periodos semestrales, para actualizar e ir mejorando la consistencia del análisis. En cada análisis, se busca aumentar la integración de ese ítem con otros del SGC.

El análisis evalúa lo que la organización tiene de positivo, como de negativo en su contexto interno, pero también lo que presenta de positivo y negativo en relación con el contexto externo en el que está integrada.

Aplicación de la metodología FODA

Permite mantener el sistema ágil y eficiente, haciendo uso de recursos mínimos y obteniendo los resultados deseados. FODA es simple, eficaz y cumple con suficiencia la demanda de evaluación que exige la cláusula.

Aunque existen otras metodologías disponibles para sofisticar esta evaluación, ellas demandan más tiempo para su aplicación.

Alinear la calidad con la estrategia de la organización

La declaración de propósito, los planes de negocios y los planes de desarrollo de negocios deben ser evaluados, para identificar qué ha sido tenido en cuenta o no, y porque razones. Veamos dos ejemplos de preguntas que deben ser formuladas en esa evaluación:

• ¿Los resultados de las investigaciones de mercado, afectan las oportunidades de negocio y el compromiso con el contexto de la organización y la definición de objetivos?
• ¿Los factores y áreas de las operaciones actuales y los planes de desarrollo, están alineados con la estrategia de negocios de la organización?

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No olvidar los requisitos reglamentarios

Algunas organizaciones se desenvuelven en terrenos fuertemente regulados. Para ellas, el contexto implica centrarse en esa normativa. El contexto se define entonces por al marco legal aplicable, que en algunos casos puede involucrar otros sistemas de gestión, como seguridad y salud en el trabajo o de temas relativos al medio ambiente.

No permitir que el contexto desborde el tema de la calidad

Algunas organizaciones, en forma errónea, terminan definiendo que la evaluación de las cuestiones internas y externas, deben abordar todos los asuntos de la organización.

Vale la pena recordar que el alcance de ISO 9001, se restringe a la calidad de los productos y servicios, y a la satisfacción de los clientes. La recomendación es iniciar con lo simple e ir sofisticando poco a poco a poco. El compromiso esencial de cualquier sistema es la simplicidad.

Finalmente, para abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015 es preciso que, a cada paso, y con respecto a cada proceso, nos preguntemos ¿cómo afecta a los objetivos del SGC?.

¿Qué más hacer? utilizar ayuda disponible en la red es una buena idea. Seguir espacios como este, es otra opción. Un saludo y mucha suerte con esta labor.

ISOTools Excellence

Desde la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence las organizaciones pueden implementar ISO 9001:2015 para mejorar el proceso de gestión de calidad, aplicando la cláusula 4.1 de la revisión 2015 del estándar de Gestión de la Calidad de ISO para abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015.

A través de ISO, puede encontrar material adicional de utilizad para conocer más información sobre la transición, implementación y certificación de la norma ISO 9001 en su versión de 2015.

La entrada 5 consejos para abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015 se publicó primero en ISOTools Chile.

Cómo usar herramientas de control de calidad

Son muchos los beneficios que podemos obtener de un Sistema de Gestión de la Calidad. Resultan aún más relevantes cuando el Sistema está basado en un estándar tan reconocido como ISO 9001:2015. Esta norma, como sabemos, persigue la mejora continua, utilizando, entre otras, diversas herramientas de control de calidad para lograr ese propósito.

Las herramientas de control de calidad para mejorar el SGC

Las herramientas de control de calidad se utilizan para determinar, medir, analizar y proponer soluciones a los problemas identificados que interfieren con el rendimiento de los procesos de la organización, ayudando a mejorar los indicadores de calidad.

Aunque hemos hecho referencia a algunas de estas herramientas de control de calidad, en algunos textos anteriores, aún no habíamos publicado una entrada en la que abordáramos las 7 principales.

Estas herramientas surgen en los años 50, con base en conceptos y prácticas existentes en el momento, y desde esa década se han utilizado como apoyo a los sistemas de gestión, a través de modelos estadísticos contribuyen a la mejora de los procesos y los procedimientos.

7 principales herramientas de control de calidad

Diagrama de flujo

Permite identificar el mejor camino que el producto o servicio recorrerá en el proceso. Es mucho más fácil entender un proceso, y formular propuestas para mejorarlo, cuando podemos hacerle seguimiento paso a paso, con un diagrama de flujo.

Cuando el flujo del proceso aparece representado sobre el papel, es posible observar donde se presenta desperdicio, ocasionado por un movimiento excesivo por las instalaciones de la fábrica.

Diagrama de Ishikawa (Fishbone)

También llamado análisis de causa y efecto, o diagrama de espina de pescado. Se utiliza para identificar las posibles causas de un problema y sus efectos, por medio de la relación entre el efecto y todas las posibles causas que pueden contribuir a tal fin.

Teniendo el problema en mente, es posible determinar las posibles causas, utilizando seis variantes: método, material, medida, hombres, mujeres y medio ambiente. Los datos se tabulan y se inicia un proceso de eliminación, que nos permite llegar a la causa más probable y con ello, generar la solución.

Tablas de datos

Son formatos tabulados, que permite recaudar información de forma metódica y sistemática, de tal forma que resulte fácil de revisar y observar tendencias en el comportamiento.

Hojas de verificación

Se trata de una lista de elementos preestablecidos, que requieren ser evaluados. Se utilizan para certificar el cumplimiento de ciertas actividades o para evaluar en que nivel de cumplimiento se encuentran algunos procesos.

Cómo usar herramientas de #ControlCalidad para mejorar su #SGC
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Diagrama de Pareto

Se trata de un recurso gráfico utilizado para establecer un orden en las causas de las pérdidas y como deben ser subsanadas. El diagrama de Pareto, toma datos de diversas fuentes de información, pero generalmente se nutre de la ocurrencia de problemas o la evidencia de defectos, ofreciendo una representación gráfica de ellos.

Histogramas

Tienen como objetivo mostrar una distribución de frecuencias de datos obtenidos con base en mediciones, a través de un gráfico de barras, indicando el número de unidades en cada categoría.

Diagrama de dispersión

Muestra lo que acontece con una variable cuando otra ha cambiado. Son representaciones de dos o más variables que se organizan en un gráfico, una en función de la otra.

El Control Estadístico de Procesos, como apoyo a las herramientas de control de calidad

Más que una herramienta más, el Control Estadístico de Procesos es utilizado como una forma de apoyar el trabajo de las herramientas a las que hemos hecho referencia, mostrando las tendencias en los puntos de observación, durante un periodo de tiempo determinado.

Este tipo de informes se utilizan para hacer seguimiento a los procesos, determinando una franja de tolerancia limitada por una línea superior, una línea inferior, y una línea media que establece el límite central, para así obtener información estadística gráfica que permita visualizar tendencias de forma inmediata.

Las siete herramientas de control de calidad ayudan a la organización a elevar sus niveles de calidad, a través de la identificación de los problemas, y, en consecuencia, la reducción de estos. De ahí la importancia de ellas, como elemento imprescindible de mejora del sistema.

ISOTools

Con la herramienta Software de ISOTools, las organizaciones pueden sacar el máximo rendimiento a las herramientas de control de calidad, de manera automatizada. Esto facilitará el trabajo para aquellas organizaciones que deseen realizar la transición a ISO 9001:2015 de manera sencilla y eficaz, siendo una alternativa para mejorar la rentabilidad y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad de una organización.

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Proceso de gestión de la calidad

La certificación ISO 9001 mejora el proceso de gestión de la calidad, ayudando a las organizaciones a alcanzar niveles de excelencia en sus productos, servicios y procesos internos. Implementar sistemas de gestión de la calidad, basados en la norma ISO 9001, ayuda a las organizaciones a identificar debilidades, fortalezas, brechas y oportunidades de mejora.

Al emprender el proceso de certificación en la norma ISO 9001, cada organización puede definir y ajustar sus estándares de calidad, con el objetivo de entregar mayor valor a sus clientes. Aunque el enfoque varía de acuerdo con la organización, el objetivo permanece constante: crear productos y servicios de calidad.

¿Cómo mejora el proceso de gestión de la calidad, la certificación ISO 9001?

Crear productos y servicios de calidad, que atiendan y superen las expectativas de los clientes, es una consecuencia inmediata de la adopción de un Sistema de Gestión de la Calidad, basado en la norma ISO 9001. Una organización que dedique esfuerzos y presupuesto para mejorar la calidad, tendrá ventajas considerables sobre un competidor que no considere el tema como prioritario.

Podemos considerar 5 aspectos, que evidencian que ISO 9001 mejora el proceso de gestión de la calidad. Veamos:

Mejora los productos y servicios de la organización

La certificación ISO 9001 ayuda a mejorar los productos y servicios ofrecidos por la organización. Los principales aspectos de la gestión de la calidad del producto, inician con el rendimiento, la confiabilidad y la durabilidad.

Para cumplir con los requisitos de la norma, los productos manufacturados pasan por pruebas e inspecciones. El objetivo es verificar si están de acuerdo con las especificaciones y características declaradas, que cumplen las expectativas del cliente. Esto permite que la organización implemente cambios en puntos críticos o mejore, aún más, las fortalezas del producto.

Eleva la satisfacción de los clientes

Al entregar un producto que cumple estándares de calidad, las organizaciones pueden lograr el reconocimiento y la satisfacción de los clientes. Esto, a medio plazo, permitirá conquistar otros mercados, ya sea en otros segmentos de población o en otros nichos de mercado.

Muchas organizaciones realizan encuestas de satisfacción, para entender cuáles son las características del producto que los clientes realmente consideran importantes. Otras, van un poco más allá. Realizan estudios del mercado y sus componentes.

Esto permite comprender definitivamente los motivos que pueden llevar a un consumidor a explorar un producto de la competencia. Esta información puede transformarse en acciones de mejora, ayudando a la organización a crear productos y servicios que los clientes realmente consideren satisfactorios.

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Reduce el desperdicio

El enfoque de calidad a través de ISO 9001, también ayuda a reducir el desperdicio. Muchas organizaciones que trabajan con manufacturas, por ejemplo, tienen costes elevados, debido a factores como el almacenamiento o la gestión y rastreo de materia prima.

Al final, estos costes suman valor al precio del producto y este, como todos lo sabemos, es uno de los criterios de selección que resultan primordiales para los consumidores.

Al implementar acciones para la gestión de la cadena de suministro, la organización logra reducir los stocks de materia prima, reduciendo costes y minimizando la necesidad de espacio para almacenamiento. Mantener en stock, solo la cantidad de materia prima necesaria para satisfacer las demandas de producción de los clientes, ayuda a reducir los costes y a mejorar la rentabilidad.

Mejora la productividad

Trabajar en oportunidades de mejora pasa a ser algo natural con una certificación ISO 9001. A través de este enfoque, es posible mejorar los procesos existentes y también eliminar actividades innecesarias.

Los programas de gestión de la calidad, también promueven la colaboración al establecer equipos multidisciplinarios para trabajar en la mejora de procesos. Muchas organizaciones evalúan los resultados alcanzados y los comparan con las expectativas, deduciendo así, si la organización necesita racionalizar o reestructurar sus procesos.

Las rutinas definidas y las personas capacitadas en gestión de la calidad, elevan los índices de productividad, impulsando el crecimiento de los negocios.

Eleva los ingresos

Cada vez más, la certificación de calidad será un requisito esencial para el cierre de nuevos negocios. En las empresas que operan de acuerdo con estándares mundiales de calidad, los empleados desempeñarán sus actividades de forma más eficiente, los productos y servicios tendrán mayor calidad y la organización tendrá costes menores de desperdicio y retrabajo.

De esta manera, es posible recuperar las inversiones realizadas en el desarrollo de productos y servicios, mejorando los resultados y aumentado los ingresos.

La mayoría de las organizaciones tienen un alto respeto por la certificación ISO 9001 y confían en que ella mejora el proceso de gestión de la calidad, razón por la cual, un poco más del 75 por ciento de ellas consideran que la certificación debes ser un requisito legal para operar en su sector.

Software ISOTools

A través de la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence las organizaciones pueden implementar ISO 9001:2015 para mejorar el proceso de gestión de calidad, reducir los costes, actualizar herramientas y optimizar su Sistema de Gestión de la Calidad incrementando el rendimiento.

En ISO, puede encontrar material adicional de utilizad para conocer más información sobre la transición, implementación y certificación de la norma ISO 9001 en su versión de 2015.

La entrada La certificación ISO 9001 mejora el proceso de gestión de la calidad se publicó primero en ISOTools Chile.

Gestión de la información en ISO 9001:2015

En la actualidad, existen muchas herramientas que ayudan a las organizaciones a explotar la información y así apoyar la toma de decisiones para la gestión de la información en ISO 9001:2015, apoyando los términos de sus Sistemas de Gestión.

Estas herramientas tecnológicas, se deben considerar para mucho más que instrumentos para la reducción de costes, ayudan a manejar la información de la que disponen las organizaciones, para sus ventajas competitivas y generar beneficios.

Las áreas de Sistemas de Gestión de la Información en ISO 9001:2015, dedican una parte importante a diseñar recursos económicos y humanos a la obtención, proceso, aplicación y proyección de información. Por este motivo, cómo diseñamos la toma de información y su explotación juega un papel importante en una organización y se convierte en el patrimonio principal. La información es fundamental para la mejora continua en la empresa.

Problemas a los que se enfrentan las organizaciones

• Los sistemas de información presentan dificultades debido a la falta de integración de los datos, lo que los hace menos eficaz.
• Se invierte demasiado tiempo en la obtención de información, del que deberían dedicar al análisis de la misma.

Necesidades que surgen de los problemas

• Modificación de los sistemas actuales de recogida y tratamiento de información.
• Herramientas adecuadas para el análisis y la explotación de los datos, que les permitan obtener el conocimiento necesario en el proceso de toma de decisiones estratégicas.

Las organizaciones, independientemente de su tamaño, toman decisiones de negocio importantes a diario con la información que tienen a su disposición. Esta información puede proceder de varias fuentes:

• Opiniones ajenas.
• Criterio dado por la experiencia.
• Información interna.
• Intuición personal.

Los problemas en la toma de decisiones para la gestión de la información en ISO 9001:2015, se derivan de la calidad, cantidad y puntualidad de la información.

Marco teórico de ISO 9001:2015 para la toma de decisiones

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones

En la gestión de una organización, este enfoque conlleva:

• Tomar decisiones y actuar según el análisis objetivo, la experiencia y la intuición.
• Analizar la información y los datos con la metodología adecuada.
• Permitir a todos los usuarios el acceso a los datos que necesiten.
• Garantizar que los datos y la información son fiables y precisos.

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Con la aplicación del principio del enfoque basado en hechos para la toma de decisiones en la gestión de la información en ISO 9001:2015, se alcanzan ventajas competitivas como:

• El incremento de la capacidad para demostrar la eficacia de las decisiones mediante la referencia a datos objetivos.
• El aumento de la capacidad para revisar, cuestionar y cambiar las opiniones y decisiones.
• La toma de decisiones fundamentada en información veraz y fiable.

Evaluación del desempeño

La evaluación del desempeño es un registro crítico para el ciclo PDCA, dado que la norma ISO 9001:2015, se basa en ellos, y es solo mediante este paso por el que se puede determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra funcionando correctamente, o si los cambios son necesarios para cumplir con dichos requisitos.

Existen tres cláusulas principales para discutir lo que la evaluación del desempeño tiene que realizar en el Sistema de Gestión de la Calidad. Estas cláusulas son:

• Auditoría Interna.
• Monitoreo, medición, análisis y evaluación.
• Revisión por la dirección.

Dentro de la cláusula de la evaluación del desempeño sobre el monitoreo, medición, análisis y evaluación, cabe destacar, que el propósito que persigue es poder determinar que la empresa cuenta con procesos para conocer cómo y cuándo medir todos los aspectos que aparecen en el proceso, y además, cuándo analizar y evaluar dichas mediciones.

Software para la Gestión de la Información de ISOTools Excellence

Desde la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence, las organizaciones pueden acceder a herramientas que serán de ayuda para la gestión de la información en ISO 9001:2015.

La App para la ejecución ágil de las listas de chequeo, permite a las organizaciones recopilar de forma sencilla e intuitiva los datos de interés en terreno y adjuntar a las listas de chequeo contenido multimedia, entre otras acciones.

Así mismo, la herramienta Bussiness Intelligence en ISOTools, permite establecer cuadros de mando, junto con un potente análisis de datos para la toma de decisiones basándose en reglas de cálculo autodefinidas.

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En la nueva norma ISO 9001:2015, existen requisitos más rigurosos para la gestión de proveedores, hoy nos centraremos en explicar los cambios clave, introducidos en la cláusula 8.4 de la norma para el control de procesos, productos y servicios externalizados en ISO 9001:2015.

Las redes de la cadena de suministro se están expandiendo y evolucionando rápidamente, al mismo tiempo, las organizaciones se enfrentan a enormes presiones para mejorar la eficiencia de la cadena de suministros, reduciendo los costes y mitigando los riesgos relacionados con el cumplimiento de los proveedores.

No contar con un buen proveedor puede dar como resultado daños en la reputación de la organización, y enormes costes para el negocio. Un retraso del proveedor puede empujar hacia atrás otras tareas y actividades de la organización, con sus respectivas pérdidas.

Control de procesos, productos y servicios externalizados en ISO 9001:2015 – Cambios Clave

La cláusula 8.4 de la norma, enfoca su atención en la responsabilidad del control de procesos, productos y servicios externalizados en ISO 9001:2015. Existen tres cambios clave:

Conocer a los proveedores

En la última versión de la norma ISO 9001, ha habido cambios respecto a la terminología de algunos conceptos, los ahora llamados control de procesos, productos y servicios externalizados en ISO 9001:2015 han hecho más explícita la definición de quién es un proveedor, definiendo que, un proveedor es cualquiera que sea un proveedor externo al ámbito del Sistema de Gestión de la Calidad.

ISO 9001:2015 requiere que la organización se ocupe de toda forma de provisión externa, ya sea mediante la compra de un proveedor, a través de un acuerdo con una empresa asociada, por medio de la subcontratación de procesos y servicios de la organización, o por cualquier otro medio.

Como hemos comentado, un proveedor externo es un proveedor externo al alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, es decir, si un ámbito de gestión de la calidad, cubre un único sitio en una estructura de grupo más amplia, entonces cualquier cosa proveniente de otros miembros del grupo, se clasificaría como externamente proporcionado y sujeto a los requisitos.

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Registrar los resultados de las actividades de los proveedores

En la cláusula 7.4.1 de la versión anterior de la norma ISO 9001, se debía mantener los registros de los criterios de selección, evaluación y reevaluación de los proveedores.

Ahora, en su versión de 2015, existe un requisito explícito para asegurar que las actividades de monitoreo y medición se realizan en los puntos apropiados.

La organización no sólo debe registrar los criterios, sino que también es importante registrar los resultados de estas actividades, incluyendo el desempeño y monitoreo. Esto tiene muchas implicaciones para la organización, si previamente no ha mantenido registros de los resultados de actividades de rendimiento de sus proveedores.

Actividades de verificación

En la versión anterior de la norma ISO 9001, decía que la organización necesitaba asegurar que el producto o servicio comprado cumpliera con los requisitos de compra especificados. Para la última actualización de la norma, la verificación debe garantizar que los procesos, productos y servicios externalizados cumplan con los requisitos.

Si anteriormente, las organizaciones solo verificaban las provisiones externas en contra de los requisitos de compra inicial, en lugar de verificar la capacidad de la provisión para ayudar a la organización a alcanzar sus objetivos generales, las organizaciones deberían actualizar sus procesos y Sistemas de Gestión en consecuencia.

Software ISOTools Excellence

Las organizaciones que desean implementar o realizar la transición de sus Sistemas de Gestión de la Calidad, pueden acceder a la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence. Gracias al software ISO, la gestión y administración de sus sistemas se realiza de manera automatizada, consiguiendo optimizar todos los procesos y reducir la carga del mantenimiento diario.

Así mismo, pueden gestionar el control de procesos, productos y servicios externalizados en ISO 9001:2015, reduciendo costes, y contando con información a tiempo real, aumentando la eficacia y mejorando la toma de decisiones.

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Evaluar la gestión de calidad ISO 9001, es un elemento relevante de la norma, y tiene una importancia vital para la mejora continua de las organizaciones. Los procesos de supervisión de recursos y la medición de resultados, proporcionan datos sobre el rendimiento del sistema, que reflejan la evolución de la organización en términos de objetivos estratégicos.

Estos resultados, son la base para la toma de decisiones acertadas, que conducen a la mejora continua. La pregunta es: ¿Cómo evaluar la gestión de calidad en ISO 9001, y el rendimiento de los procesos para promover la mejora continua? Cuatro pilares fundamentales para lograr este objetivo, compartimos en nuestra entrada de hoy. Veamos:

Evaluar la gestión de calidad ISO 9001 – ¿Qué debemos medir y monitorear?

El éxito de una organización depende de sus procesos. Ellos son responsables del producto o servicio ofrecido. La adopción de técnicas de medición y monitorización de procesos, tiene como objetivo conocer las variables de cada proceso crítico y cómo los resultados de estas, impacta en los objetivos de calidad de la organización y las necesidades del cliente. Son estas variables de procesos las que deben ser medidas y controladas.

La norma ISO 9001:2015 dice que la organización debe utilizar métodos para el seguimiento y la medición de procesos críticos, o sea aquellos que tienen impacto directo en los requisitos del cliente y los objetivos de calidad. El objetivo es mostrar que los procesos están logrando los resultados planificados, con base en los objetivos de calidad.

Evaluar la gestión de calidad en ISO 9001 – ¿Cómo hacer las mediciones?

Para medir y controlar procesos, es necesario definir lo que es importante, para hacerle seguimiento. A través de las variables de proceso, que afectan el producto o servicio, se obtienen datos de rendimiento. Estos datos, deben transformarse en una relación matemáticas: los indicadores clave de rendimiento.

Para identificar los indicadores, debemos tener en cuenta los requisitos del cliente, la política y los objetivos de calidad, y los requisitos propios de la norma ISO 9001:2015. Algunos ejemplos de indicadores que debemos seguir son: la disponibilidad del servicio, la tasa de retorno de productos defectuosos, las llamadas de reclamaciones producidas en un periodo de tiempo determinado y el coste por unidad del producto, entre otros.

Es importante crear una forma de registro para recopilar estos datos, y otras informaciones necesarias para la evaluación de los procesos, y establecer instrumentos de medición y control. Para controlar y medir, se deben establecer puntos de referencia y rendimiento o metas.

El conocimiento de los procesos, ayuda a la organización a saber los valores óptimos de los objetivos y de los indicadores que definen la eficiencia y la eficacia de ellos. Eficiencia significa un buen rendimiento, con respecto al uso adecuado de los recursos, sin desperdicios o excesos. Un proceso eficaz, genera bienes y servicios con calidad.

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Evaluar la gestión de calidad ISO 9001 – ¿Qué hacer con los resultados?

Con los resultados de seguimiento y medición, la organización será capaz de entender el rendimiento de cada proceso, con lo cual será posible tomar las decisiones adecuadas para la mejora, como la asignación de recursos a uno o varios procesos para alcanzar los objetivos establecidos.

Los malos resultados son generadores de ejecuciones de planes de acción para corregir problemas identificados. El PDCA (Plan – Do – Check – Act), es la forma de llevar a cabo el plan de acción y las acciones correctivas, para mejorar los resultados de los procesos.

Realizando estas acciones correctivas, la medición, el seguimiento y el análisis, deben llevarse a cabo de nuevo para verificar que estas acciones han surtido efecto.

Evaluar la gestión de calidad ISO 9001 – Evaluación de desempeño, mejora continua y mapeo de procesos

El objetivo de la medición, la vigilancia y la monitorización del rendimiento, es mejorar los procesos en forma continua, añadiendo valor al producto. Aumentar el valor del producto, significa clientes satisfechos, productos de calidad y objetivos de calidad alcanzados, lo que se traduce en productividad y rentabilidad.

Lo que no añade valor al producto se considera residuo, gasto, perdida o exceso. Es decir, reducción de la competitividad. Recuerde que la gestión de procesos es una de las mejores maneras de mantener lograr que su organización sea competitiva y este centrada en obtener mejores resultados.

Software ISOTools Excellence

Con la ayuda del Software ISOTools Excellence a través de la plataforma tecnológica, las organizaciones pueden realizar una correcta transición a la norma ISO 9001:2015, así como obtener una implementación exitosa de sus Sistemas de Gestión de la Calidad teniendo en cuenta la evaluación de la gestión de calidad ISO 9001.

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