Circular 3335

Al finalizar el año 2017 se publicó la circular 3335. La normativa de seguridad laboral entró en vigor el pasado 1 de abril de 2018, derogando y unificando las circulares anteriores, además se patentó la necesidad de un sistema de gestión de seguridad laboral.

Conoce a continuación los tipos de accidentes que se aplican, es decir, detalles de investigación y los plazos.

Tipos de accidentes

Se entiende por accidente grave los que provocan de forma inmediata una pérdida de cualquier parte del cuerpo, obligan a realizar maniobras de reanimación o rescate, o bien, ocurren por caída o condiciones hiperbáricas.

Los accidentes fatales son los que provocan la muerte de manera instantánea o como consecuencia directa del accidente.

Nuevas definiciones y plazos

Respecto a los accidentes graves, existen dos modificaciones importantes:

• La capacitación de los empleados en técnicas de rescate, lo que adquiere una relevancia, ya que se debe llevar a cabo sin importar la gravedad de la lesión.
• La ocurrencia de un gran número de lesiones leves, si afecta al desarrollo normal de la faena, se define como accidente grave.
• Se tiene que notificar dentro de 24 horas.

Cuando los accidentes son fatales:

• Fijar un plazo de hasta 12 meses después del accidente para considerar fatal un accidente grave.
• Se tiene que modificar de forma inmediata a la inspección de trabajo y a la secretaría regional ministerial que corresponda.

El plazo de investigación del accidente es de 30 días consecutivos y quedan exceptuados todos los accidentes ocurridos en el trayecto o fuera del recinto.

Nueva metodología de investigación

Se define como metodología para la investigación de accidentes fatales o graves del árbol de causas, que establece de forma rigurosa el origen de los accidentes.

Se tiene que realizar un curso de prácticas supervisadas de dicho método, el cual deberá ser evaluado de manera periódica por el organismo administrador.

Actualización de los roles

El organismo administrador será siempre quien prescriba y supervise la implantación de las medidas preventivas, y tiene además la obligación de dirigir la investigación. Si no existe un comité paritario de higiene y seguridad, la investigación recae sobre el organismo administrador. De lo contrario, el organismo administrador puede presentar asesorías en caso de ser solicitadas.

Si existe un departamento de prevención de riesgos se debe obligatoriamente al asesoramiento del comité paritario. Lo mismo aplica para faenas en régimen de subcontratación, siendo el comité paritario y el departamento de prevención de la faena los encargados.

Según la circuloar #3335 el plazo de investigación del accidente es de 30 días #SeguridadLaboral #Chile
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Los cambios importantes que se han producido en la normativa legal en materia de seguridad en el trabajo, se hace cada vez más necesario que las organizaciones incorporen sistema de gestión con herramientas tecnológicas que les ayuden a manejar los nuevos requisitos de actuación según los accidentes y la investigación.

¿Cómo deben investigar un accidente los Comités Paritarios?

Debe romper el mito de que los accidentes ocurren por cosas del destino, sino que existe una multicausalidad que lo origina.

El modelo de investigación establece en la circular emitida el árbol de causas. Esta técnica analiza el accidente desde el hecho final y profundiza en las causas que lo originaron mediante una secuencia lógica y sencilla. Se tendrá que determinar la procedencia del evento, es posible establecer las acciones preventivas y correctivas que se tendrán que adoptar.

Es necesario recordar que el fin último que tiene la investigación del accidente es la de generar un aprendizaje de lo que ocurre y sobre la base que establece medidas de control que eviten o impidan la ocurrencia de nuevos siniestros para las causas identificadas en la investigación.

En los casos de empresas principales, corresponde al comité de faena llevar a cabo las investigaciones de los accidentes de trabajo que suceden, en caso de que la organización a la que pertenece el trabajador accidentado no cuente con dicha faena. El proceso se debe llevar a cabo con asesoría del Departamento de Prevención de Riesgos de dicha organización. si no existiese ese departamento ni en la faena ni en la organización en la que trabaja el accidentado, el comité paritario deberá incluir a un representante de la empresa siniestrada y un representante de los trabajadores para realizar las pesquisas. También se deberá prestar asesoría técnica si se requiere.

Software ISO 45001

Existe la posibilidad de automatizar la preparación y respuesta ante emergencias, así como la totalidad del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Para ello se puede utilizar herramientas como el Software ISOTools Excellence que está especialmente diseñado para responder satisfactoriamente a los requisitos de la norma ISO 45001 y aumentar su eficacia.

La eficacia y eficiencia de la ISO 45001 es esencial para cumplir con el objetivo de disminuir y prevenir los accidentes laborales. Para no perder ni eficacia ni eficiencia podemos recurrir a la automatización del mismo mediante herramientas.

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Algunas cosas se pueden comprar sin hacer mayores preguntas. Un software para gestionar el Sistema de Cumplimiento no es una de ellas. De hecho, para cualquier organización, la contratación de un software es una decisión que, en determinadas circunstancias, puede generar riesgos.

Aunque, como hemos advertido, la compra de un software para gestionar el Sistema de Cumplimiento requiere que se respondan muchos interrogantes, son cuatro las principales preguntas que se deben hacer antes de cerrar el negocio.

4 preguntas básicas antes de comprar un software para gestionar el Sistema de Cumplimiento

Aunque resulte incómodo, vale la pena preguntar antes de comprar. Es bueno tener varias opciones y por supuesto, evaluar las respuestas de cada uno de los proveedores. Veamos las preguntas a formular antes de comprar un software para gestionar el Sistema de Cumplimiento:

1-) ¿Qué tan flexible es la solución?: la flexibilidad en un software es una característica subjetiva. Esto significa que, lo que para el fabricante es flexible, para el usuario puede no resultarlo tanto.

Nada puede ser tan traumático que cambiar toda la estructura organizacional y todos los procesos para adaptarlos a los requerimientos de un nuevo software. En el caso de un software para gestionar el Sistema de Cumplimiento, podemos medir la flexibilidad con base en los siguientes criterios:

• Posibilidad de personalizar los flujos de trabajo y contar con opciones de diseño.
• La capacidad que tenga el sistema de escalar y de trabajar nuevas locaciones, como sucursales en el país o en el extranjero.
• Realizar cambios de acuerdo a las necesidades cambiantes de la organización.

2-) ¿Cómo ha funcionado con otros clientes? Podemos aprender mucho acerca del desempeño y las bondades de un software de gestión, conociendo las experiencias de otros usuarios que ya lo hayan implementado.

Es importante verificar si el proveedor ha suministrado el producto a otras industrias del mismo sector económico y que experiencias han tenido con el producto. De paso, es posible conocer el historial de cumplimiento, atención de garantías y soporte al usuario que tiene el fabricante del software.

3-) ¿Puedo confiar en este proveedor? La compra de software, sobre todo cuando se trata de una solución para gestión empresarial, implica establecer una relación de varios años con el fabricante del producto. Por ello, la confianza debe ser total, y debe ir más allá de comprobar las experiencias de otros clientes.

¿Qué determina la confianza en una organización?… algunos factores a considerar son:

• El liderazgo en el mercado: ¿se trata de una organización que innova y presenta soluciones avanzadas por encima de sus competidores?
• Capacidad de investigar y desarrollar: ¿el proveedor cuenta con áreas de investigación y desarrollo para cumplir con las expectativas de los clientes?
• Atención al cliente: ¿Cuándo los clientes, después de haber adquirido el software tienen problemas, pueden contar con la asistencia y el apoyo del proveedor?

4-) ¿Se puede integrar con otros sistemas comerciales? Las normas ISO publicadas en los últimos tres años han sido diseñadas para integrarse entre sí. Pero no solo es preciso integrar los sistemas de gestión entre sí, sino estos con otras plataformas como las de recursos humanos o comerciales.

Existen capacidades de integración a las que se debe prestar especial atención. Veamos algunas de ellas:

• Integración con sistemas organizacionales: un software para gestionar el Sistema de Cumplimiento, que se precie de ser competente y robusto, permitirá la fácil integración con los datos provenientes de un sistema comercial, o de una plataforma de producción, recursos humanos, finanzas e incluso, contabilidad. La toma de decisiones en el mundo moderno requiere una visión integral y global.
• Gestión de riesgos: las exigencias de normas como ISO 9001 se enfocan en la toma de decisiones basadas en el riesgo. Entendemos que un software de gestión no es por sí solo una herramienta que permita eliminar o mitigar los riesgos, pero si puede incluir herramientas que permitan evaluar, calificar, priorizar y diseñar estrategias para gestionar los riesgos.

Software ISOTools: automatización del Sistema de Cumplimiento

El Software ISOTools ayuda a la organización a cumplir con los requisitos del Sistema de Cumplimiento y el Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio gracias a las herramientas que permiten identificar los riesgos inherentes a la organización, su impacto, y la posibilidad que tienen para interrumpir la operación.

Puede obtener información completa sobre este producto, contactando a uno de nuestros consultores.

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Hemos hablado de la importancia del plan de respuesta a emergencias, de las características que este documento debe tener y del papel vital que desempeñan los ejercicios de simulacros para que el plan resulte eficaz y responda en forma efectiva ante la ocurrencia de un desastre.

Lo que plasmemos sobre el papel siempre será teórico hasta que no lo pongamos en práctica. Eso por ello que, el día de hoy publicamos 6 puntos que resultan claves a la hora de probar el plan de respuesta a emergencias, partiendo de la base de que la mejor forma de hacerlo es llevando a cabo simulacros avisados o no.

6 Puntos clave para probar un plan de respuesta a emergencias

1-) Las metas y los objetivos: fijar metas y objetivos es importante en el inicio de cualquier proyecto. En el caso de la planificación de la prueba de nuestro plan de respuesta a emergencias, podemos considerar los siguientes aspectos:

• Probar las rutas de evacuación y el funcionamiento de los equipos de emergencia.
• Establecer comunicación entre los lideres de los equipos en la organización y las autoridades locales. Esta comunicación debe contemplar el uso de varios canales, el buen estado de los equipos y la fluidez de la comunicación, aún cuando no se cuente con la red de energía eléctrica.
• Verificar los niveles de capacitación de los empleados con respecto al plan de respuesta a emergencias.

2-) Los papeles a desempeñar: los simulacros, sobre todo cuando son avisados, guardan cierta similitud con los juegos de Rol. Es muy importante que cada persona conozca su papel en el momento de una emergencia, se apropie de él y lo desarrolle siempre pensando en la seguridad de todos. Algunos de los roles que actúan en un plan de respuesta a emergencias son:

• El líder del equipo.
• La persona que se comunica o interactúa con instituciones o agencias externas.
• La persona que se comunica con los compañeros o con el público en general en el exterior.
• La persona que coordina las rutas y los mecanismos de evacuación.

3-) ¿Avisar el simulacro?… sí o no: sin duda, los simulacros sin aviso permiten evaluar de forma más confiable la respuesta del equipo ante una emergencia real. Esta es una de las ventajas de mantener la actividad en secreto.

Pero debemos tener en cuenta que solo lo podremos hacer si el plan se encuentra en una etapa de madurez avanzada, que lo haga confiable. De lo contrario, las consecuencias podrían ser desastrosas.

Los simulacros avisados, por otra parte, ofrecen la posibilidad de interactuar con los participantes y hacer retroalimentaciones en tiempo real, que pueden resultar muy útiles en el fortalecimiento del plan.

Podríamos concluir que, tras una tanda de simulacros avisados – 3 a 5 -, sería oportuno avanzar en una prueba sin aviso, durante la cual, no obstante, no está de más informar que se trata de un ejercicio.

4-) Crear el escenario y el guión: contando con los actores, es necesario crear el escenario en el que se moverán y el guión que desarrollarán. El escenario, por lo general, está en las instalaciones de la organización, aunque no es imprescindible que así sea.

El guión admite un repertorio muy variado: incendios, inundaciones, sismos, materiales tóxicos, ataque terrorista… Este guion, debe considerar los puntos que pretendemos probar en el plan con mayor énfasis. Por ejemplo, si lo que deseamos es probar la respuesta de los equipos contra el fuego, por supuesto, un incendio es la mejor narrativa.

Tanto el escenario, como el guión o narrativa deben ser preparados con extremo cuidado para que se aproximen lo más posible a la realidad, prescindiendo de las víctimas por supuesto.

5-) Los recursos: la planificación es importante pero el simulacro requiere herramientas, materiales y recursos que deben apropiarse con suficiente antelación.  Algunos ejemplos de recursos son:

• Participación de autoridades locales.
• Herramientas tecnológicas, como equipos de comunicaciones, proyectores, equipos médicos…
• Alimentos, agua, materiales impresos…

6-) Las expectativas de la prueba: probar el plan de respuesta a emergencias no se hace solo por llenar un requisito. Los resultados deben ser evaluables y medibles. Por ello, todos los empleados deben participar activamente y hacer lo que en la realidad harían si se presentase una emergencia.

Es importante entender que el ejercicio puede y debe tener fallas. De hecho, estas son lo más valioso del simulacro. Gracias a ellas, encontramos oportunidades de mejora para el sistema en general.

ISOTools Excellence – Una forma de optimizar su plan de respuesta a emergencias

ISOTools Excellence es una plataforma tecnológica avanzada, especializada en la gestión, optimización y automatización de Sistemas de Gestión empresariales y aquellos basados en las Normas ISO.

ISOTools Excellence cuenta con herramientas que le permitirán optimizar su plan de respuesta a emergencias, evaluar sus riesgos, analizarlos, clasificarlos y establecer estrategias para su tratamiento. Si este producto interesa a su organización por favor contacte a uno de nuestros consultores.

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La automatización del control de documentos es una necesidad apremiante para muchas organizaciones que, a diario, reciben y generan grandes cantidades de información que debe ser gestionada, clasificada, controlada, entregada y almacenada con seguridad y garantizando la facilidad de acceso.

La organización no puede crear y agregar valor al negocio, sin gestionar en forma proactiva los documentos que soportan sus operaciones. La automatización del control de documentos no solo los encamina de manera inteligente para apoyar las actividades del día a día y el desarrollo de los diferentes proyectos, sino que también garantiza control extremo para proteger una de los activos corporativos más importantes en una organización: la información.

La automatización del control de documentos se lleva a cabo en 4 pasos, que deben estar presentes en cualquier solución integrada que ofrezca esta funcionalidad. La App Gestión Documental de ISOTools Excellence, por ejemplo, tiene las siguientes capacidades:

4 pasos para una mejor automatización del control de documentos

1-) Creación de los documentos: la automatización, en esta etapa de creación de documentos, más allá de facilitar su labor, ayuda a disminuir la posibilidad de errores manuales. El sistema de automatización de control de documentos se encarga de ello, abordando cada documento por área, por tipo y por clase, asignado el flujo de trabajo para cada uno.

Cada documento tiene un enrutamiento único y la herramienta es muy intuitiva de forma que permite realizar búsquedas de forma rápida y segura. Además, el sistema garantiza la trazabilidad de los cambios que se realicen en los documentos y permite archivar y recuperar las distintas versiones que se conservan en un histórico para cada documento.

2-) Enrutamiento, revisión y aprobación de documentos: la automatización, en la etapa de enrutamiento, revisión y aprobación, hace que el control de documentos resulte fácil y sencillo. La solución puede enrutar el documento hacia los empleados relevantes, asegurando que sea revisado y aprobado antes de su comunicación y distribución.

El sistema permite desviaciones inteligentes, por ejemplo, en el caso de que un empleado relevante se encuentre incapacitado o en periodo de vacaciones, asignando un sustituto autorizado para la revisión y aprobación.

3-) Integración con sistemas de capacitación de los empleados: App Gestión Documental de ISOTools Excellence, no requiere extensas jornadas de capacitación. Sin embargo, los documentos o los temas sobre los que versen si pueden requerir que algunos empleados se integren a un proceso de formación y capacitación.

Algunas organizaciones suelen integrar a su software de Gestión Empresarial, un módulo de capacitación. Este tipo de funcionalidades son muy fáciles de integrar en forma automática con la App Gestión Documental de ISOTools.

La propia plataforma ISOTools Excellence incorpora un aplicativo para la Gestión de Recursos Humanos que se integra con el aplicativo de Gestión de Documentos que sirve de soporte para este y otros procesos que lleve a cabo la organización.

4-) Los cambios: aún cuando un documento haya sido revisado y aprobado, es probable que se presenten cambios, y el sistema debe contar con la debida flexibilidad para permitirlo. Una solicitud de cambio en el flujo de trabajo, debe asegurar que el documento siga el proceso de revisión y aprobación, y que la versión que se genera se archive con seguridad en un lugar de fácil accesibilidad, garantizando la eficiencia del proceso y la seguridad de la información.

App Gestión Documental de ISOTools

La aplicación Gestión Documental, de la plataforma ISOTools Excellence hace posible que organizaciones de todos los sectores, automaticen sus sistemas de control de documentos de forma segura, fácil y flexible, cumpliendo los requisitos exigidos por las diferentes normas ISO, entre ellas por supuesto, ISO 9001.

Si la App Gestión Documental es de su interés o de su organización, no dude en contactar a uno de nuestros asesores aquí.

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Sin importar el segmento económico o el tamaño de la organización, los accidentes laborales, los incidentes ambientales, los accidentes a empleados o colaboradores, o las comunidades insatisfechas, son una constante. Una forma de evitar estas situaciones es con la implementación de un Sistema de Gestión HSE.

Pero, ¿un Sistema de Gestión HSE tiene otra utilidad que sacarnos de problemas? Sí. Las organizaciones pueden generar valor añadido con la implementación de un Sistema de Gestión HSE. ¿en qué forma? Veamos:

5 formas en que un Sistema de Gestión HSE genera valor

1 – Mejor Gestión de Salud y Seguridad, menos enfermedades y lesiones

Los costes derivados de las lesiones ocurridas como consecuencia de accidentes laborales, o las enfermedades relacionadas con el trabajo, alcanzan la suma de 42.000 dólares, media por organización en los Estados Unidos.

Las cifras en Europa, aunque un poco más discretas no dejan de ser alarmantes. Un Sistema de Gestión HSE reporta ahorros importantes para las organizaciones que lo implementan, al prevenir lesiones y enfermedades relacionados con el trabajo.

2 – Mayor rentabilidad gracias a la conformidad laboral

Un Sistema de Gestión HSE proporciona bienestar y satisfacción en los empleados, a tal punto, que logra aumentar los niveles de producción, calidad y, por ende, rentabilidad.

Recordemos que una alta incidencia de accidentes laborales ocasiona igualmente una alta rotación en las plazas de trabajo, lo que representa mayores costes en capacitación y mayores riesgos de incurrir en fallas en los procesos productivos que se traducen en bajas sensibles de la calidad.

El costo real de la rotación de empleados por causas atribuibles a la inseguridad en el trabajo es un indicador difícil de cuantificar, aunque se cree que llega a sumar hasta el 35 % de los costes de atención de los accidentes laborales.

3 – Disminución de sanciones y multas

En Los Estados Unidos, las entidades que tienen a su cargo la inspección y vigilancia de las normas sobre Seguridad y Salud en el Trabajo, recaudaron en el último año más de 143 millones de dólares, por concepto de multas y sanciones.

Por supuesto, una organización que implemente un Sistema de Gestión HSE, evitará estas onerosas sanciones, gracias a las siguientes acciones:

• El Sistema de Gestión HSE reúne los requisitos legales y normativos que le son aplicables a la organización.
• Vincula los requisitos con los controles existentes, identificando así la existencia de brechas que impliquen alto riesgo.
• Permite obtener actualizaciones automáticas, en el momento en que cambie la normativa aplicable.

4 – Reducción del riesgo

Algunas organizaciones se esfuerzan en el cumplimiento de las normas a las que hacemos referencia en el ítem anterior. Otras van más allá, adoptando un criterio preventivo en la toma de sus decisiones, apoyadas por el Sistema HSE.

La implementación de un Sistema de Gestión HSE, permite que:

• Se obtengan identificadores predictivos que permiten identificar dónde y en qué momento tienen mayor probabilidad de ocurrencia incidentes generadores de riesgo.
• Centraliza la información sobre accidentes y cuasi accidentes en una sola base de datos, asegurando visibilidad sobre las acciones correctivas dispuestas.
• Genera herramientas de gran utilidad como la matriz de riesgo, el análisis de corbatín (técnica Bow Tie) y el árbol de decisión, esenciales para la prevención del riesgo.

5 – Mejora el desempeño financiero

Una mejor gestión de la salud y la seguridad en el trabajo, ofrece un mejor desempeño financiero en general, gracias a los ahorros en costes que hemos mencionado y al aumento de la rentabilidad.

Pero no solo el cumplimiento de las normativas sobre salud y seguridad en el trabajo producen este resultado. La atención que se da al desempeño ambiental, produce dividendos al generar un uso racional de los recursos energéticos, ahorrando costes en energía, disposición de residuos, uso de insumos materiales…

Las certificaciones, por otra parte, incrementan la imagen de marca de la organización, contribuyendo a ampliar el portafolio de clientes y aumentando la participación de la organización en el mercado, superando a sus competidores.

ISOTools Excellence – Una opción para aumentar la rentabilidad con un Sistema de Gestión HSE

ISOTools Excellence es una plataforma tecnológica que, entre otras muchas funcionalidades, ayuda a las organizaciones a implementar, automatizar y obtener el mayor beneficio de un Sistema de Gestión HSE.

ISOTools Excellende proporciona las herramientas necesarias para  implemetar un Sistema de gestión HSE o de Seguridad y Salud en el Trabajo en una organización, asegurando la automatización del sistema, y ofreciendo interesantes y benficiosas funcionalidades que facilitarán la gestión, la operación y el mantenimiento del sistema.

Si desea puede conocer algunos Testimonios de organizaciones chilenas que han automatizado sus Sistemas de Gestión con ISOTools con éxito. Si usted, o su organización requieren información acerca de este producto, por favor, no dude en ponerse en contacto con uno de nuestros consultores que le ofrecerá un asesoramiento personalizado.

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Usar listas de verificación durante la realización de auditorías es algo común. Muchas organizaciones utilizan checklists en papel para realizar inspecciones, y otras tantas han adoptado herramientas tecnológicas que les permiten automatizar auditorías e inspecciones, potenciando los beneficios de las listas de verificación, como la App Check List Mobile de ISOTools.

Y es que, aunque usar listas de verificación aporta muchos beneficios para cualquier organización, y sobre todo, para los administradores de proyectos o de Sistemas de Gestión, su uso, en versiones de papel o incluso en hojas electrónicas, puede traer serios inconvenientes, como pérdida de calidad de la información, uso de plantillas desactualizadas o dificultades para la transmisión de los datos recolectados.

8 razones para usar listas de verificación en una organización

1 – Generar listas de verificación personalizadas y estandarizadas

Usar listas de verificación, a través de una herramienta digital móvil, permite crear listas detalladas y personalizadas, estandarizadas, con diferentes versiones y de acuerdo con las ubicaciones y necesidades de la organización.

La App Check List Mobile de ISOTools permite personalizar las listas de verificación y adaptarlas al proyecto en el que se trabaje, reduciendo los esfuerzos de manipulación y manteniendo el enfoque en el objetivo final, ofreciendo resultados confiables y oportunos en línea.

2 – Gestionar listas sin importar su extensión

Algunos proyectos, como la implementación de un Sistema de Gestión, puede requerir el uso de listas de verificación muy largas.

Una alternativa, con respecto al uso de largos informes impresos en papel, o engorrosas hojas de cálculo, es una herramienta digital móvil interactiva en la que sea posible construir listas sin considerar la extensión, y sin que ello implique complicaciones para su uso o su movilidad.

3 – Realizar auditorías detalladas

Garantizar la calidad, la salud, la seguridad de la información o las condiciones medioambientales no es una tarea fácil. Las auditorías internas son una forma eficiente de lograr el objetivo.

Sabemos que las listas de verificación son la base de las auditorías, y para ello, una vez más una herramienta digital soluciona el problema, permitiendo realizar auditorías a diario si es preciso.

4 – Utilizar plantillas existentes

La App Check List Mobile de ISOTools permite almacenar miles de formatos de listas de verificación, para ser utilizadas como punto inicial en el desarrollo de cualquier proyecto, ahorrando tiempo, costes y aprovechando la experiencia obtenida en proyectos anteriores.

5 – Reducir el uso de papel

Para muchas organizaciones eliminar el uso de papel es más que un deseo, una necesidad. No solo representa dejar de utilizar un producto con altos impactos ambientales, sino solucionar problemas de archivo, almacenamiento, movilidad, comunicación, y reducir importantes costes.

6 – Compartir la información

Al compartir plantillas de listas de verificación con otros usuarios, se pueden recibir comentarios de retroalimentación que contribuyen a la mejora de ello. Compartir esa información con las partes interesadas garantiza que el trabajo en equipo resulte eficaz y exitoso.

7 – Obtener datos en tiempo real

Para cualquier proyecto, el acceso a la información en tiempo real es muy importante. Usar listas de verificación desde una plataforma tecnológica como ISOTool Excellence permite verificar en todo momento el funcionamiento del sistema y la eficacia de las acciones correctivas o de mejora.

8 – Incluir imágenes capturadas en tiempo real

La App Check Mobile de ISOTools permite capturar imágenes en tiempo real, en diferentes ubicaciones, utilizando cualquier dispositivo móvil como un teléfono inteligente, una Tablet o un ordenador portátil.

App Check List Mobile de ISOTools

La App Check List Mobile de ISOTools ha sido diseñada para permitir la realización de manera digital y automatizada de auditorías e inspecciones en terreno, potenciando sus beneficios, y aumentando la posibilidad de gestionar las no conformidades.

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Es probable que, desde su posición directiva, haya pensado alguna vez que no cuenta con suficiente información acerca de lo que sucede a diario en su organización o sobre la eficacia de sus sistemas de seguridad. Una herramienta de auditoría digital le permitirá obtener una visión completa acerca del estado de la seguridad en su organización y los puntos a los que se debe prestar mayor atención.

Una herramienta de auditoría digital centralizada permite a la Alta Dirección contar con datos provenientes de diversas ubicaciones, por medio de plantillas personalizadas, conectar los resultados con las estrategias de seguridad y establecer procesos que requieren mejora, sin tener que emprender una tarea tan dispendiosa como puede serlo una auditoría interna.

Formas en que una herramienta de auditoría digital puede transformar sus Sistemas de Seguridad

1 – Monitoreo y supervisión constantes

El tiempo es un recurso muy importante para los directores o gerentes de seguridad. Y cada vez lo es más debido a las necesidades de información que deben llenar o al tiempo que demanda la supervisión de procesos y procedimientos en varias ubicaciones de la organización.

Una herramienta de auditoría digital integrada permite obtener y analizar información en tiempo real, sin tener que revisar cuentas de correo, descargar informes o procesar complicadas hojas de cálculo.

Igualmente, es posible obtener informes de auditorías anteriores, compararlos y analizarlos con el fin de establecer tendencias y tomar las mejores decisiones para cumplir con el requisito de mejora del sistema.

2 – Permite determinar qué funciona y qué no

La sustitución de maquinaria y equipo en las organizaciones se hace en periodos de tiempo mucho más cortos en esta década, que en todas las anteriores. Esto, que representa una gran ventaja para la organización, plantea algunos problemas de seguridad derivados del desconocimiento de los empleados sobre los nuevos equipos.

No siempre es fácil determinar el origen de las fallas de seguridad. Saber exactamente qué funciona mal, depende de contar con datos correctos y monitoreo constante, lo que es posible obtener con una herramienta de auditoría digital centralizada.

3 – Análisis centralizado

La información centralizada permite identificar desde la fuente cualquier discrepancia en la recolección de datos. Los lideres de áreas, los proveedores e incluso los ejecutivos, tendrán acceso a informes estandarizados y así medir los resultados y discutir sobre ellos en el mismo momento en que se obtienen.

Por qué usar Dispositivos Móviles para realizar #InspeccionesTerreno y auditorías internas
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4 – Dejar de esperar informes

Cuando se realizan mediciones o supervisiones semanales o mensuales, es preciso esperar un tiempo prudencial para que la información se consolide, y se redacten los informes en papel o, en el mejor de los casos, nos llegue un correo electrónico con el esperado informe.

Generalmente, cuando se logran obtener los informes, los problemas ya han alcanzado magnitudes superiores y la información resulta insuficiente y desactualizada. Una herramienta de auditoría digital permite obtener informes a diario, si es preciso, con información consolidada y confiable, en donde se destacan los puntos de análisis crítico.

5 – Control de documentos

Si usted ha vivido la experiencia de una auditoría realizada en papel, o con base en hojas de cálculo, sabrá lo difícil que resulta asegurar que cada miembro del equipo cuente con la plantilla correcta, y que los procedimientos de auditoría se lleven a cabo de forma estandarizada.

El problema es aún mayor cuando se requieren plantillas especificas para cada sucursal o ubicación. Estos problemas no se consideran cuando se utiliza una herramienta de auditoría digital dentro de un Sistema de Seguridad.

Otros beneficios de contar con una herramienta de auditoría digital

Automatizar los mecanismos de comunicación, poner mayor énfasis en los indicadores que más interesen, obtener datos que permita predecir comportamientos y establecer tendencias, disminuir la sobrecarga administrativa de los empleados y obtener información eficaz para persuadir a directores y gerentes sobre la necesidad de adoptar medidas correctivas urgentes, son otros de los muchos beneficios que ofrece una herramienta de auditoría digital.

ISOTools Excellence

App Check List Mobile es una poderosa herramienta dentro de la plataforma ISOTools Excellence que, en asocio con otras permite realizar auditorias digitales, en todo momento, reportando datos en línea, realizando análisis de puntos críticos, proponiendo acciones correctivas y mostrando tendencias y datos predictivos.

Si considera que estos beneficios pueden estar presentes en su organización le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo de expertos.

La entrada Cómo una herramienta de auditoría digital transformará sus Sistema de Seguridad se publicó primero en ISOTools Chile.

Prepararse para una auditoría de registro en la norma ISO 9001 es uno de los momentos más emocionantes que puede atravesar una organización, pero también de mayor tensión y nerviosismo.

Si su organización aún no ha llegado a este momento, o está transitando este camino en la actualidad, conviene contar con algunas pautas para prepararse para una auditoría de registro en la norma ISO 9001.

La auditoría de registro, o auditoría de certificación es el momento culminante de un gran esfuerzo realizado por muchos empleados, por el equipo de trabajo y por la Alta Dirección de la organización.

El día de la auditoría, es necesario mostrar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. Es el momento en que los auditores comprobarán como su organización abordó los requisitos de la norma y como ha confeccionado sus Sistema de Gestión de la Calidad.

¿Cómo prepararse para una auditoría de registro basada en la norma ISO 9001?

1-) Elija con cuidado la entidad certificadora: el registrador tendrá a su cargo la labor de certificar a su organización en la norma ISO 9001. Usualmente, cuando se suscribe un contrato con una entidad certificadora, está tendrá a su cargo también las auditorías de vigilancia hasta la siguiente auditoría de certificación, lo cual supone una relación estrecha de tres años.

Tras la obtención de la certificación, el registrador regresará cada 6 meses o cada año, para las Auditorías de Vigilancia, asegurando así que el Sistema es sostenible en el tiempo.

2-) Prepare a los empleados: los empleados deben tener claridad absoluta acerca del objetivo de la auditoría, los alcances de la misma, y las consecuencias que implica no obtener la certificación.

Los empleados son la mejor y más confiable fuente de evidencia para un auditor. Ellos le ayudan a comprender el proceso que desarrolló la organización hasta implementar un Sistema Eficiente y, por supuesto, el conocimiento que ellos – los empleados – tengan del tema, hará que la auditoría de registro resulte fluida, agradable y ágil.

3-) Facilitar el acceso a la información: las preguntas de los auditores generalmente no tratan de medir el conocimiento de un empleado, pero sí la capacidad de proveer información o indicar la fuente de esa información al auditor.

Si el empleado no tiene la información requerida ¿pregunta a un supervisor?, ¿indica al auditor en dónde encontrar la información?, ¿desconoce totalmente el tema sobre el que le hablan?

4-) Adecuar las instalaciones de la organización: prepararse para una auditoría de registro, es, en cierto modo, un evento social importante en la vida de la organización. La casa debe estar lista para recibir a un invitado muy especial.

• Todas las áreas de la organización deben estar ordenadas y limpias. Recuerde que no hay espacios vedados para el trabajo del auditor.
• Disponga de terminales de computador, dispositivos móviles y todos los recursos necesarios para el fácil acceso a la información.
• Los tableros de anuncios, los armarios de los empleados, los cajones de los escritorios, e incluso, las herramientas de medición y monitoreo deben ser revisados, calibrados y puestos a punto antes de la auditoría. Cualquiera de ellos, puede ser fuente de evidencia negativa.

5-) Prepárese para atender al auditor: finalmente, el auditor es quien conduce la auditoría de registro. La preparación debe centrarse en atender sus requerimientos y satisfacer sus necesidades de información. ¿Qué podemos hacer para lograrlo?

• Disponer de una copia del Manual de Calidad y Procedimientos en todo lugar, sea en medio físico o digital.
• Disponga de un lugar apropiado para que el o los auditores trabajen cuando no estén haciendo trabajo de campo.

Designe algunas personas para que acompañen y guíen a los auditores a través de los diferentes departamentos de la organización. Estas personas son muy importantes dentro de una auditoría. Son ellas las que deben indicar al auditor quien puede responder una determinada pregunta, a menos por supuesto, que la pregunta esté dirigida a ellas.

ISOTools Excellence

ISOTools Excellence es una plataforma tecnológica creada para optimizar la implementación de Sistemas de Gestión, basados en normas ISO, que permite optimizar esos Sistemas, incrementar el rendimiento y reducir costes gracias a sus funcionalidades específicamente diseñadas y al alto grado de personalización a las necesidades de cada organización que la herramienta permite.

En el siguiente enlace, puede consultar Testimonios de organizaciones chilenas que han automatizado sus Sistemas de Gestión con ISOTools.

Para obtener información adicional acerca de cómo esta herramienta aporta valor a su organización, no dude en contactar con uno de nuestros consultores.

La entrada Cómo prepararse para una auditoría de registro basada en la norma ISO 9001 se publicó primero en ISOTools Chile.

Las organizaciones cada día dependen más de alianzas y acuerdos que les permitan diversificar sus operaciones y ser más competitivas. La Gestión de Proveedores en ISO 27001, debe considerar los beneficios de estos acuerdos, pero también la forma en que pueden comprometer la seguridad de la información.

Los proveedores y contratistas resultan vitales para el crecimiento y la competitividad de las organizaciones, pero, si no se cuenta con herramientas de protección adecuadas, dejan de ser un factor de crecimiento para convertirse en un elemento generador de riesgo.

Una forma de evitar este riesgo, dentro de una adecuada Gestión de Proveedores en ISO 27001, es incluir cláusulas de seguridad en los contratos que se suscriban con los proveedores. Pero ¿Por qué son importantes estas cláusulas y cuáles pueden ser? Veamos:

¿Porqué es necesario incluir cláusulas de seguridad en los contratos con proveedores?

En el momento en que una organización considera compartir una parte de su proceso productivo con otra, también acepta compartir información vital y confidencial que, eventualmente, puede poner en riesgo la operación en caso de ser divulgada.

Antes de suscribir un acuerdo o firmar un contrato, conviene asegurarse de que la organización que actuará como proveedor hace uso de las mejores prácticas en cuanto a gestión de la calidad y de la seguridad de la información, basada en normas como ISO 9001 e ISO 27001.

La tercerización siempre implicará un riesgo. Eso es algo que debemos tener claro antes de subcontratar un proceso o establecer un acuerdo con algún proveedor. La Gestión de Proveedores en ISO 270001 considera las cláusulas de seguridad en los contratos como una herramienta para mitigar el riesgo, más no para evitarlo.

Hecha esta precisión, veamos cuáles son esas cláusulas de seguridad que podemos incluir en los contratos con el fin de preservar la seguridad de la información, dentro de un Sistema de Gestión basado en la norma ISO 27001.

Gestión de Proveedores en ISO 27001 – Las cláusulas de seguridad que podemos incluir en los contratos

ISO 27001 nos habla de las cláusulas de seguridad en la sección 15.1.2: “abordar la seguridad dentro de los acuerdos con proveedores, requiere que la organización considere cláusulas de seguridad en los contratos.”

Pues bien, algunos ejemplos de este tipo de cláusulas son:

1-) Derechos a auditoría: garantiza a la organización contratante, el derecho a evaluar y auditar los controles de seguridad implementados por el proveedor, en forma periódica o cuando se presenten cambios significativos en los controles o en la relación contractual entre ambas partes.

2-) Notificaciones sobre infracciones en la seguridad: esta cláusula obliga al proveedor a informar a la organización contratante sobre cualquier violación a la seguridad de la información que afecte sus operaciones o sus negocios.

3-) Aceptación de las prácticas de seguridad: con esta cláusula el proveedor declara que conoce y acepta sin restricciones las prácticas de seguridad de la información propuestas por el contratante, y que comunicará en forma oportuna, su imposibilidad de adherirse a alguna, algunas o todas ellas en un momento determinado.

4-) Tiempo de respuesta ante una violación: el proveedor debe comunicar al contratante los planes de tratamiento que contempla ante posibles violaciones de la seguridad, y los tiempos en que tendrán efecto esas acciones.

5-) Demostración de cumplimiento: el proveedor debe demostrar, con evidencia irrefutable, que los controles que ha implementado y las acciones correctivas que ha diseñado cumplen con los requisitos contractuales. Es probable que esta demostración de cumplimiento requiera una auditoría o una verificación de algún tercero.

6-) Control sobre la cadena de suministro: el proveedor puede tener la necesidad de aplicar a otras organizaciones con las que suscriba acuerdos, las mismas políticas y condiciones que a él le ha impuesto la organización contratante, en la medida en la que se conforme una cadena de suministro.

7-) Comunicación sobre cambios: el proveedor debe informar a la organización contratante, todos los cambios en su entorno que afecten el negocio o la operación de su cliente, en forma oportuna.

La Gestión de Proveedores en ISO 27001 hace que una organización se beneficie de las ventajas que ofrece la tercerización, reduciendo los riesgos sobre la seguridad de la información, los costes de administración y monitoreo de riesgos y aumentando la capacidad de respuesta ante un incidente generador de riesgo.

Mejorar la Gestión de Proveedores en ISO 27001 con la plataforma ISOTools Excellence

El uso de la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence permite a las organizaciones elaborar auditorías sobre sus proveedores y hacer uso de las múltiples aplicaciones que tiene diseñadas para garantizar la seguridad de la información, de acuerdo con ISO 27001. Si está interesado en ampliar la información sobre ISOTools Excellence, no dude en contactar a uno de nuestros consultores.

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Medir el Sistema de Gestión de Calidad según ISO 9001 es un requisito que impone la norma a las organizaciones que han obtenido la certificación y que cuentan con un SGC basado en el estándar de ISO. Sin embargo, ISO 9001 no nos dice cómo hacerlo.

¿Existe una forma de hacerlo, de tal forma que la Alta Dirección tenga un único indicador que le muestre la realidad del desempeño del sistema? Sobre la forma de medir el Sistema de Gestión de Calidad según ISO 9001 y sobre la importancia de esta medición, como elemento decisivo para la mejora continua del sistema, tratará nuestro texto de hoy.

¿Por qué es importante medir el Sistema de Gestión de Calidad según ISO 9001?

Sabemos que la norma exige la medición como requisito. Para ser precisos, lo hace en la sección 9.1.1 al declarar “la organización debe evaluar el rendimiento y la efectividad del sistema de gestión de calidad”.

Las opiniones acerca de la mejor forma de medir la calidad, sobre todo cuando hablamos de procesos industriales, son muchas. En las organizaciones en las que se desarrollan procesos de transformación o fabricación, se suele utilizar la media de “defectos por millón de unidades fabricadas”.

En organizaciones dedicadas a ofrecer servicios, la satisfacción del cliente, medida a través de encuestas, puede ser una forma adecuada de medir el Sistema de Gestión de Calidad según ISO 9001.

Aunque cada organización puede y debe decidir lo que más se ajuste a sus necesidades, podemos considerar algunas pociones para medir el rendimiento del Sistema de Gestión de la Calidad:

1 – La satisfacción de los clientes

No olvidemos que la satisfacción del cliente es, al final del día, el objetivo esencial de un sistema de gestión de calidad. Por ello, muchas organizaciones piensan que ese es el elemento principal para medir el rendimiento del SGC.

2 – Utilizar un factor de medida de acuerdo con la producción

En las organizaciones de tipo industrial, en las que se producen millones de artículos idénticos, mediante procesos repetitivos, el número de unidades defectuosas, comparadas con el universo de la producción, aporta una buena idea de la eficacia del sistema, y, a la vez, permite identificar fallas críticas en los procesos.

3 – La rentabilidad y el aumento de los ingresos

Indudablemente la lógica del mercado es difícil de controvertir. Si los indicadores financieros son buenos, las ventas aumentan y con ellas, los márgenes de rentabilidad, se puede asumir que el SGC es efectivo y que cumple con el requisito exigido por la norma en cuanto a mejora continua.

4 – Tasa de rendimiento de los clientes dentro o fuera de la garantía

Al medir este indicador, algunas organizaciones consideran que se mide la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad. Hay una razón para ello, pero no debemos dejar de anotar que esto significa medir fallas cuando ya han ocurrido y han afectado en forma negativa a los clientes, en lugar de prevenir y proteger la imagen de marca de la organización.

Cada organización debe decidir cual es el mejor método para medir el Sistema de Gestión de Calidad según ISO 9001. Cualquiera de las opciones que hemos propuesto, puede potenciar sus resultados gracias al uso de una plataforma tecnológica avanzada y especializada en normas ISO.

Software ISOTools Excellence

ISOTools Excellence es una plataforma tecnológica que permite, entre otras muchas funcionalidades, medir la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad, utilizando herramientas y aplicaciones innovadoras, que automatizan la administración de los Sistemas de Gestión para contar con información en tiempo real, crear conocimiento y tomar decisiones más acertadas. 

En el siguiente enlace puede conocer Testimonios de organizaciones chilenas que han automatizado sus Sistemas de Gestión con ISOTools. No dude en contactar con uno de nuestros consultores si su organiza necesita optimizar y modernizar la gestión de Sistemas de Gestión y Modelos de Excelencia.

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