Certificadas o no en la norma ISO 9001, muchas organizaciones en todo el mundo descubren que integrar los sistemas de calidad, seguridad laboral y medio ambiente, es el camino indicado para alcanzar la excelencia operativa.

La publicación de la norma ISO 14001, sobre gestión ambiental y del estándar ISO 45001 para sistemas de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo, deja claro que estas fueron diseñadas intencionalmente para ser integradas entre sí, y, adicionalmente, a los sistemas de gestión de la calidad basados en la norma ISO 9001.

Excelencia operativa – ¿Qué es?

Integrar los sistemas de calidad, seguridad laboral y medio ambiente, conduce a la excelencia operativa. Esta conclusión se deriva de la observación de las 500 organizaciones más grandes del mundo, que reúnen dos elementos en común: cuentan con programas específicos para alcanzar la excelencia operativa, y han logrado armonizar sus sistemas de calidad, seguridad laboral y medio ambiente.

Pero ¿qué es exactamente excelencia operativa?

La excelencia operativa se puede definir como el cumplimiento de los objetivos propios de cada organización. Así, la excelencia para una organización dedicada a la explotación de minerales está vinculada al cumplimiento de sus objetivos ambientales, pero la de una organización del sector farmacéutico, atiende en forma prioritaria el aseguramiento de la calidad y seguridad de sus productos.

Sin embargo, es interesante observar que, sin importar los objetivos de cada una de estas organizaciones, todas aquellas que han alcanzado la excelencia operativa, reúnen elementos comunes:

• Consistencia en la ejecución de sus procesos.
• Integración de sus sistemas de gestión, con el propósito de lograr mayor eficiencia y confiabilidad.
• Gestión proactiva en el tratamiento de los riesgos.
• Involucran todas las áreas de la organización en el objetivo de alcanzar la excelencia operativa.

Integrar los sistemas de calidad, seguridad laboral y medio ambiente – ¿Por qué es necesario?

Sabemos que la legislación ambiental y las normas reguladoras de la seguridad y la salud en el trabajo están estrechamente vinculadas. Esto obliga a las organizaciones a implementar diversos programas, actividades y servicios tendientes a cumplir con las normativas impuestas.

Las organizaciones que cuentan con un sistema de gestión de la calidad, implementado en forma correcta, pueden agregar valor a él, extendiendo su alcance a los temas ambientales y laborales, mediante la integración de los tres sistemas de gestión.

Ello, lleva a las organizaciones a obtener ahorro en tiempo y dinero, además de otros resultados que, en su conjunto, conducen a la excelencia operativa:

• Gestión de riesgos: evaluar los riesgos en forma cuantitativa y cualitativa, ayuda a las organizaciones a estandarizar la toma de decisiones, generando resultados exitosos. Una forma de aplicar el enfoque basado en riesgos es utilizando la App Riesgos y Oportunidades de ISOTools Excellence.
• La producción de informes: ver los datos sobre calidad, seguridad laboral y medio ambiente, en una sola plataforma, contribuye a visualizar en forma rápida problemas que afecten a uno o varios de los sistemas de gestión. Gracias a la App Gestión Documental de ISOTools, es posible controlar rigurosamente la documentación de los sistemas integrados. Además, con la App Dashboard de ISOTools las organizaciones tienen visibilidad completa de sus indicadores principales. Por supuesto, todas las Apps de ISOTools están totalmente interconectadas.
• Gestión de incidentes y eventos adversos: un sistema integrado permite a la organización hacer seguimiento a todos los incidentes generadores de riesgo, en un solo lugar. La mejor forma de priorizar los hallazgos de manera efectiva, es a través de la App Hallazgos de ISOTools.

Conclusión

La integración ofrece información confiable, datos sólidos y consistentes y ahorros sustanciales en tiempo y dinero. Sin embargo, la forma de auditar sistemas integrados requiere capacitación y formación. La App Gestión de Auditorías de ISOTools, permite mejorar la planificación de las auditorías en sistemas de gestión integrados, optimizando los resultados y permitiendo a la organización cumplir con los requisitos de mejora continua solicitados por cada uno de los estándares armonizados.

Las diferentes aplicaciones de ISOTools  ayudan a las organizaciones integrar los sistemas de calidad, seguridad laboral y medio ambiente realizando una gestión integral que va desde el hallazgo hasta la toma de decisiones. Si estas soluciones son de su interés, puede solicitar que uno de nuestros consultores expertos se pongan en contacto con usted para obtener información adicional.

La entrada Integrar los sistemas de calidad, seguridad laboral y medio ambiente para alcanzar la excelencia operativa se publicó primero en ISOTools Chile.

El dinamismo del mercado impone nuevos retos y desafíos. Las presiones económicas, unidas a nuevas demandas de los clientes, exigen a las organizaciones un gran cambio en la forma en que conduce sus procesos de negocio. Automatizar los procesos de negocio, utilizando una solución integrada, es la forma de alcanzar este objetivo.

¿Qué es automatizar los procesos de negocio?

Dentro de una organización, los procesos de negocio también pueden ser vistos como flujos de trabajo. El concepto de flujo de trabajo se puede definir como “la secuencia de actividades industriales, administrativas u otros procesos, a través de los cuales una tarea o actividad pasa de un estado inicial al estado completado».

Al utilizar una solución integrada, es posible definir qué personas y pasos son necesarios para la ejecución de un determinado proceso de negocio, permitiendo automatizar ese proceso.

Esto significa que todos los acontecimientos posibles deben estar predefinidos y que el empleado solo tendrá que realizar la tarea que se le solicita. El procesamiento de la información y los pasos siguientes, serán asumidos por la solución, de acuerdo con las reglas definidas.

Automatizar los procesos de negocio, permite planear, ejecutar, observar, supervisar y mejorar de forma constante cada proceso, aunque éste cruce diferentes áreas organizacionales.

Ventajas de automatizar los procesos de negocio

La optimización de los procesos de negocio, se asume en una organización como una de las principales preocupaciones, sin importar su origen. Aunque la automatización, conduce en forma indefectible a la optimización, no es esta la única ventaja que encontramos en la automatización. Veamos algunas más:

• Reducción de costos, aumentando la productividad de los empleados.
• Reducción de los tiempos en la entrega de productos o servicios, ya que se obtiene una mayor eficiencia operativa.
• Minimizar el riesgo, homologando procedimientos y reduciendo el margen de error a cero.
• Aumentar la calidad y la capacidad de respuesta al cliente, garantizando una visión detallada sobre el desempeño del negocio.
• Obtener información que permita una toma de decisiones rápida y eficiente.

Las diferentes etapas del proceso de automatización, por sí solas, contribuirán a obtener un conocimiento más profundo de los procedimientos existentes y de los posibles cuellos de botella que se presenten.

3 Formas en las que #ISOTools aporta valor para gestionar #InformaciónCorporativa
Click To Tweet

Una vez se ha concluido la automatización a través de una solución integrada, la organización aún podrá encontrar otras ventajas:

• Comunicación facilitada, dinámica e interactiva en todos los procesos de negocio. Dejaremos de recibir cientos de correos electrónicos, en los que nos recuerdan todas las tareas que debemos realizar. Ya no será necesario crear innumerables notas, que luego no podremos recordar que hemos generado.

La automatización, crea por sí sola un canal de comunicación simplificado, en el que podemos acceder a los documentos de entrada, internos y de salida desde una única área de trabajo.

Además, siempre será posible comprobar, en qué punto del proceso se encuentra, por ejemplo, un documento. En el caso de una solicitud de vacaciones, por ejemplo, el empleado no requiere saber a quién debe enviar el pedido, o la dirección de correo electrónico de esa persona. Simplemente, debe llenar el formulario y enviarlo y la solicitud se encamina en forma automática a la persona indicada.

• Mayor responsabilidad de cada colaborador: Automatizar los procesos de negocios, permite saber quién es el responsable de cada paso del proceso de negocio, cuánto tiempo se ha invertido en cada paso, cuáles son las acciones tomadas, cuáles faltan por tomar, así como un sinnúmero de estadísticas que ofrecen una evaluación detallada del desempeño de cada empleado, proceso y actividad que se lleva a cabo.

Etapas necesarias para automatizar los procesos de negocio

La automatización se inicia con una comprensión profunda de los flujos de trabajo subyacentes, seguida de la eliminación de la redundancia y el desperdicio en esos flujos. La implementación de la solución integrada se divide en las siguientes fases:

Planificación del proyecto

Esta fase consiste en la creación de un equipo multifuncional, que garantiza el apoyo y la participación de la Alta Dirección. Implica un análisis de los procesos existentes, y la búsqueda de soluciones para analizarlos y mejorarlos, en una etapa previa a la automatización.

Puesta en marcha de la solución tecnológica

Una vez que todos los procesos de negocio han sida ajustado y reestructurados, es necesario parametrizarlos junto con las acciones asociadas a la tecnología, para que se refleje la optimización llevada a cabo en la etapa anterior.

En algunos casos, se deben considerar desarrollos adicionales sobre la solución. Terminado el proceso de parametrización, esta podrá trabajar en forma integrada con otras aplicaciones o con plataformas de gestión más complejas.

Asignación de responsabilidades administrativas y de desarrollo

Para garantizar el éxito de la automatización, resulta esencial asignar responsabilidades de administración, seguridad y accesos. Esto significa que debe quedar muy claro quién es el responsable de analizar, revisar los proceso y/o modificarlos a intervalos de tiempo controlados.

Además, es importante definir quién será el responsable de formar, educar y actualizar regularmente a los usuarios de la solución.

Finalmente, es necesario hacer una implementación pilota, antes de entrar en producción. El acompañamiento continuo a la solución, aun cuando ya esté operando en producción, resulta vital para el éxito de la automatización.

Software ISOTools Excellence

Las organizaciones pueden Automatizar los procesos de negocios, a través de la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence, automatizando y gestionando sus SIG, aportando valor para gestionar la información corporativa. Así mismo, las organizaciones pueden obtener un desempeño más eficiente y un ahorro importante de coste y tiempo.

Si quiere automatizar los procesos de negocio de su organización, a través de una solución integrada, solicite que uno de nuestros consultores expertos se ponga en contacto con usted y le ayudaremos a automatizar su Sistema de Gestión adaptando la plataforma ISOTools Excellence a las necesidades de su organización.

La entrada Por qué automatizar los procesos de negocio a través de una solución integrada se publicó primero en ISOTools Chile.

Las organizaciones gestionan Sistemas de Gestión en distintos ámbitos (calidad, seguridad laboral, medio ambiente, etc. Además, ISO ha renovado dos de sus estándares más populares y funcionales: ISO 9001 y 14001, que siguen una estructura similar basada en el Anexo SL, apéndice 2.  Estas y otras razones, hacen imperativa la implementación de Sistemas de Gestión Integrados, como una forma de aprovechar al máximo la similitud de las normas, y permitir que su organización trabaje de forma más eficiente.

Implementación de Sistemas de Gestión integrados – Aspectos de integración

Con la publicación del Anexo SL, las normas de gestión de ISO se desarrollan de acuerdo con una estructura común que facilita la integración. Esta estructura, de alto nivel, considera los siguientes aspectos:

• Alcance.
• Referencia normativa.
• Términos y definiciones.
• Contexto de la organización.
• Liderazgo.
• Planificación.
• Soporte. .
• Operación.
• Evaluación del rendimiento.
• Mejora.

Esta estructura común, permite la implementación de Sistemas Integrados, en los que se considera el contexto de la organización, el número de sistemas a integrar, la madurez de los sistemas, entre otros.

Aspectos esenciales de la integración

• Entrenamiento y concientización:

La integración permite utilizar un solo procedimiento para establecer el método y la frecuencia de las sesiones de formación y sensibilización, al igual que el mismo material de formación relacionado con los requisitos que son comunes a las normas de los sistemas integrados.

Factores clave para la implementación de #SistemasIntegradosGestión #SIG
Click To Tweet

Esto facilita que los empleados de la organización sean conscientes de los requisitos de las normas y de la forma en que estos pueden ayudar a mejorar los resultados de la organización.

• Objetivos y política:

Es necesario identificar los propósitos de la organización para el sistema. Igualmente, es necesario desarrollar una política única que aborde todos los sistemas de gestión de la organización.

• Definición del contexto:

Su organización debe determinar todos los factores externos e internos que la afectan y a las partes interesadas, por medio de un sistema unificado, de tal forma que se puedan establecer correlaciones en forma rápida y de forma completa.

• Acciones para tratar los riesgos y aprovechar las oportunidades:

Las acciones para el tratamiento de los riesgos – anteriormente conocidas como acciones preventivas -, deben ser la base para el desarrollo de planes que hagan frente a impactos potenciales negativos o positivos a los que puede estar expuesta la organización.

• Proyecto e implementación de la documentación:

La organización debe utilizar documentación unificada para los procesos del sistema de gestión integrado. Igualmente, el control de documentos y las auditorías internas, se pueden realizar de forma integrada.

• Análisis crítico de la administración:

En lugar de varios análisis, realizar un solo análisis consolidado, ayuda a la Alta Dirección a percibir la mejora en la Gestión en general, y a analizar los resultados del Sistema.

• Herramientas de gestión: 

La integración de los Sistemas de Gestión de la organización contribuye a eliminar re-procesos y hacer una mejor aplicación de los recursos disponibles. Además, el uso de herramientas tecnológicas que permitan automatizar y centralizar la gestión del Sistema Integrado, implica un gran apoyo para optimizar el desempeño de la organización.

Beneficios de la implementación de Sistemas de Gestión integrados

La integración de sistemas produce beneficios inmediatos, debido a la facilidad y a la practicidad a la hora de evaluar, monitorear, supervisar y emprender acciones correctivas. Pero la integración también reporta las siguientes ventajas:

• Reducción de costos cuando se desea obtener una certificación integrada.
• Reducción de costos en auditorías internas, en el control de documentos, en formación, capacitación y entrenamiento y en la administración general del sistema.
• Menores esfuerzos en el mantenimiento del sistema, y aumento de la agilidad y eficacia del sistema.
• Menores esfuerzos para integrar un nuevo sistema en el futuro.

Implementación de Sistemas de Gestión Integrados – Una buena opción para responder a nuevos retos en el siglo XXI

Un Sistema de Gestión Integrado resulta de especial relevancia para cualquier tipo de organización, porque ayuda a la organización a manejar de forma eficaz los retos y los desafíos que implica la competitividad en el mercado.

Si desea conocer nuestra plataforma tecnológica ISOTools Excellence, que puede optimizar la gestión integrada de los Sistemas de Gestión de su organización, solicite ahora sin compromiso que uno de nuestros consultores se ponga en contacto con usted y le ofrezca un asesoramiento personalizado.

La entrada Implementación de Sistemas de Gestión Integrados: beneficios y aspecto de integración se publicó primero en ISOTools Chile.

Software ISO

En anteriores artículos, hemos hablado acerca de lo que es Software ISO, las ventajas que tiene para las organizaciones automatizar la implementación y gestión de Sistemas de Gestión ISO y cómo mejoran sus resultados y hoy nos gustaría hablar acerca de las ventajas que presenta trabajar con software ISO en la nube.

Algunos artículos anteriores que te ayudarán a comprender mejor en qué consiste la automatización de los Sistemas de Gestión basados en normas ISO y cómo están ya trabajando casos reales tanto de empresas como organizaciones de carácter público son:

• Qué es Software ISO y cuáles son los beneficios de automatizar los Sistemas de Gestión
• ISO 9001: Qué pedirle a una herramienta online de Gestión de la Calidad
• Implementación ISO 9001: Qué opción se adapta mejor a tu caso
• Caso de éxito en Chile: Lipigas automatiza la gestión integrada de los sistemas ISO 14001 y OHSAS 18001
• Automatizar la Gestión de la Calidad: Caso de éxito de Municipalidad de Vitacura

Entre las ventajas por las que las organizaciones apuestan por automatizar sus Sistemas de Gestión ISO está que les permite ahorrar en costes y en tiempo, mejoran su eficiencia, obtienen un máximo ROI (retorno de la inversión), un mayor conocimiento de los procesos internos, clientes más satisfechos, mayor facilidad para el trabajo en equipo, la toma de decisiones basada en evidencias, entre otras.

Ventajas de trabajar con un Software ISO en la nube

También hemos comentado anteriormente, que un Software ISO como ISOTools Excellence es un software especialmente diseñado para implementar una norma ISO y conseguir su certificación así como realizar el posterior mantenimiento y gestión del correspondiente Sistema de Gestión ISO.

5 Ventajas de trabajar con un #SoftwareISO en la nube
Click To Tweet

Un Software ISO permite a organizaciones sin experiencia previa en certificaciones ISO poner en marcha el proceso de certificación, recibir el soporte que necesitan de consultores y expertos que trabajan ayudando a muchas organizaciones cada día, aportan plantillas y documentos preparados para ser utilizados, una correcta organización y seguridad de los documentos, acceso a la información en cualquier momento y por parte de todos los miembros que participan en el Sistema de Gestión, la planificación y el seguimiento de actividades.

Además de las anteriores ventajas, las organizaciones eligen trabajar con un Software ISO en la nube por los siguientes motivos:

• No hay que realizar ninguna instalación, desde el primer momento de la contratación del software, se puede comenzar a trabajar.
• Sin inversión inicial, no es necesario pagar altos fees para acceder a la tecnología, si que se basa en un modelo de pago por uso.
• ISOTools Excellence se encarga del mantenimiento de la herramienta, por lo que, para las organizaciones no tienen que preocuparse por el mantenimiento o la actualización de la herramienta.
• Total accesibilidad, de forma que es posible acceder a la información desde cualquier parte del mundo.
• Información segura en manos de profesionales. Nuestros expertos se encargan de realizar copias de seguridad y planes de contingencia para que las empresas no tengan que contratar este servicio o exponer su información con sistemas poco seguros.

¿Quieres probarlo? Solicita el contacto de uno de nuestros consultores expertos y comienza a dedicar tus esfuerzos en lo que de verdad importa: tus clientes y la mejora de tu negocio.

La entrada Ventajas de trabajar con un Software ISO en la nube se publicó primero en ISOTools Chile.

Automatizar un Sistema de Gestión ISO

Empresas como la multinacional del sector de la energía Lipigas o entidades de carácter público como la Municipalidad de Vitacura, ya han automatizado sus Sistemas de Gestión ISO con la herramienta software ISOTools Excellence, si bien una pregunta frecuente que se realizan los responsables de los Sistemas de Gestión a la hora de automatizar éstos con un Software ISO es cuál es el ROI de Automatizar un Sistema de Gestión ISO.

En el artículo Qué es Software ISO y cuáles son los beneficios de automatizar los Sistemas de Gestión vimos por qué las organizaciones automatizan sus Sistemas de Gestión:

• La reducción de costes y de tiempo haciendo más ágiles las tareas de administración y comunicación.
• Una mayor eficacia y efectividad al centralizar toda la información.
• Toma de decisiones basadas en datos reales de la organización y sus procesos.
• Retención del conocimiento sobre la organización entre los miembros de la organización que gestionan el Sistema de Gestión ISO.

• Mayor colaboración entre los equipos que realizan sus tareas más fácilmente pudiendo compartir información y teniendo una comunicación más efectiva.
• Ser eco-friendly, es decir, contribuir a reducir el impacto de las actividades de la organización en el medio ambiente al reducir el consumo de papel.
• Clientes más satisfechos. Cuando se optimizan los procesos, se invierte en la mejora que resulta en una mejor atención de los clientes.
• Mayor rendimiento de la inversión (ROI). Esto es justo lo que vamos a analizar a continuación.

Aprende cuál es el ROI de automatizar un Sistema de Gestión #ISO
Click To Tweet

ROI de automatizar un Sistema de Gestión ISO

A la hora de conocer cómo se rentabiliza la inversión que se realiza en automatizar un Sistema de Gestión ISO debemos tener en cuenta los aspectos que vamos a ver a continuación. Para el ejemplo, vamos a usar los datos y la experiencia de los clientes que ya trabajan con ISOTools Excellence.

• Consumo de papel: automatizando el Sistema de Gestión ISO es posible reducir hasta el 100% del consumo de papel al estar la documentación digitalizada lo que se traduce en un importante ahorro económico para la organización.
• Costes de intercambio de la información: centralizar los documentos no sólo simplifica el proceso sino que permite acceder a la información desde cualquier punto con acceso a Internet y reducir este coste hasta en un 90%.
• Costes derivados de las gestiones con terceros: gestionando la documentación en el Gestor Documental que incluye ISOTools Excellence, es posible reducir los costes indirectos derivados de la gestión con las partes interesadas hasta en un 75% ya que éstas pueden tener acceso a la información que necesitan con un sistema de permisos.
• Costes de recogidas de datos en las distintas sedes: un sistema que ofrece reportes en tiempo real permite ahorrar tres de cada cuatro desplazamientos entre las distintas sedes permitiendo dedicar ese tiempo en el análisis y la mejora continua.

En el horizonte temporal, podemos decir que las organizaciones que trabajan con ISOTools Excellence alcanzan el ROI de automatizar un Sistema de Gestión ISO entre el primer y el segundo año desde su implementación.

Conoce los casos de éxito de otras organizaciones que ya han automatizado su Sistema de Gestión ISO con ISOTools Excellence: Clientes Excelentes.

La entrada Cuál es el ROI de Automatizar un Sistema de Gestión ISO se publicó primero en ISOTools Chile.

La gestión de riesgos y la norma ISO 9001:2015

La implantación de un sistema integral de gestión de riesgo corporativo es, en la actualidad, una de las principales prioridades de las organizaciones. Por este motivo, no es de extrañar que en la nueva norma ISO 9001:2015 la innovación que más interés ha suscitado haya sido, precisamente, la gestión de riesgos.

La gestión Integral del riesgo empresarial consiste, básicamente, en detectar oportunamente los diversos riesgos que pueden afectar a la empresa para, de esta forma, generar estrategias que se anticipen a ellos, con el objetivo de convertirlos en oportunidades de rentabilidad para la empresa.

Hoy en día, las organizaciones con más éxito no asumen los riesgos, sino que los estudian y analizan, llegando a aprovecharse de ellos, modelándolos a sus gusto para gestionarlos adecuadamente y sacarles el máximo partido, Dicho de otro modo, estas empresas logran transformar los riesgos en oportunidades que les ayuden a avanzar por la senda del crecimiento y la productividad.

El COSO II o Enterprise Risk Management – Integrated Framework (ERM)

En 1985 las más prestigiosas asociaciones profesionales nortearmericanas crearon el Comittee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comissions (COSO) con el objetivo de evitar las malas prácticas empresariales, aumentar el control interno y luchar y disuadir el fraude empresarial. De esta forma, en 1992 se publica el COSO I, unas normas de evaluación y mejora de las situaciones de riesgo, que son mejoradas ampliamente en el año 2014, con el lanzamiento del COSO II O ERM, donde se plantea el concepto de integración e implicación de la  totalidad de la organización (profesionales y áreas o departamentos) en la gestión de riesgos.

El COSO II define la integración de riesgos como un proceso efectuado por la administración de una entidad, que implica a toda la plantilla. y que es aplicable a la definición de estrategias en toda la empresa. Dicho proceso está específicamente diseñado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organización, gestionar sus riesgos dentro de unos parámetros aceptados y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos.

Características de la gestión de riesgos corporativos

Por otro lado, el COSO II o ERM otorga una serie de características a la gestión integral de riesgos corporativos:

• Es un proceso continuo que fluye por toda la entidad.
• Es realizado por personal de la propia organización proveniente de todos los niveles.
• Está diseñado para identificar acontecimientos potenciales que podría afectar a la entidad.
• Es capaz de proporcionar una seguridad razonable al consejo de administración.

Objetivos de la gestión integral de riesgos

Un proceso de gestión total de los riesgos ha de estar orientado a la consecución de 4 tipos de objetivos:

• Objetivos estratégicos. Se trata de los objetivos establecidos al más alto nivel y relacionados con el establecimiento de la misión y visión de la compañía.
• Objetivos operativos. Están ligados a la consecución de una mayor eficacia y eficiencia en las operaciones.
• Objetivos regulatorios. Cumplimento por parte de la compañía de todas las leyes y normativas que le son de aplicación.
• Objetivos relacionados con la información proporcionada a terceros. Aumento de la efectividad de la comunicación suministrada de toda índole, no sólo financiera.

Elementos del ERM

En directa relación con los objetivos mencionados, encontramos 8 tipos de elementos distintivos del CRM:

• Ambiente interno. El clima interno de la compañía es la base sobre la que se sitúan el resto de elementos, teniendo una influencia altamente significativa en el establecimiento de los objetivos y la estrategia.
• Establecimiento de objetivos. Los objetivos deben definirse con anterioridad a que se identifiquen posibles riesgos que impidan o complique su ejecucion, y deben estar alineados con la estrategia de la compañía, su misión y visión.
• Identificación de acontecimientos. Se deben detectar los aspectos externos e internos que puedan ser generadores de incertidumbre, afectando a los negocios. Se trata de aspectos variados y de muy diversa índole: conflictos con el personal, contexto social, político y económico, cuestiones tecnológicas o de infraestructuras, etc.
• Evaluación de riesgos. Analizar y evaluar todos los posibles riesgos desde una triple perspectiva: consecución de los objetivos planteados, impacto económico y probabilidad de ocurrencia.
• Respuesta al riesgo. Evaluación del potencial de respuesta al riesgo de la compañía en función de 4 categorías o supuestos: evitarlo, reducirlo, compartirlo y aceptarlo.
• Actividades de control. Políticas y procedimientos necesarios para asegurar que la respuesta al riesgo ha sido la adecuada.
• Información y comunicación. Para que el ERM funcione es fundamental una adecuada transmisión de la información a través de los canales adecuados, así como un eficaz tratamiento de los datos actuales e históricos.
• Supervisión. La metodología ERM debe ser sometida a un exhaustivo proceso de seguimiento y monitorización para asegurar su correcto funcionamiento y la calidad de sus resultados.

Sistema automatizado de Gestión de la Calidad

La automatización del Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001 mediante un software específico como el de la Plataforma  ISOTools facilitan la implementación, mantenimiento y control de todo el sistema, otorgando un gran protagonismo a la gestión de riesgos. Para ampliar información sobre este cuestión puedes visitar: https://isotools.org/normas/calidad/

La entrada ¿En qué consiste una gestión integral de riesgos empresariales? se publicó primero en ISOTools Chile.

Gestión ambiental

Actualmente, cualquier actividad comercial debe ir de la mano de una política de preservación y cuidado del medio ambiente. De hecho, el factor ecológico se ha instalado paulatinamente hasta adquirir el grado de compromiso social.

Desde los años 90, numerosas empresas en Estados Unidos incorporaron un nuevo concepto que pretendía analizar el impacto de sus productos sobre el medio al que iban dirigidos. Fue el primer antecedente de lo que ahora se conoce como «marketing verde» o filosofía corporativa del medio ambiente.

Pero no es sólo una cuestión de buenas intenciones. Se trata de una herramienta a través de la cual las empresas, independiente del sector comercial al que pertenezcan, controlan y minimizan los efectos derivados de su desempeño sobre el entorno.

Tal como lo define ken Peattie, el marketing verde es “un proceso de gestión integral, responsable de la identificación, anticipa­ción y satisfacción de las demandas de los clientes y de la sociedad de una forma ren­table y sostenible”.

Como bien se sabe, las políticas medioambientales cada vez ganan más presencia en el entorno global. Las sociedades han aprendido a valorar los recursos naturales y, de la misma forma, ven con mayor simpatía a quienes hacen un buen uso de éstos, entre ellas a las empresas.

Razones para utilizar el marketing verde

Diversos estudios de mercado han confirmado la tendencia de que aquellas empresas que se han acogido a las políticas de preservación y conservación del medio ambiente tienen una valoración más positiva entre los clientes o consumidores.

Un ejemplo de lo anterior se refleja en las compañías certificadas por la norma internacional de gestión ambiental ISO 14001, las cuales han experimentado un crecimiento anual de entre el 10 y el 15% en sus últimos períodos comerciales.

La implantación de un sistema de gestión ambiental acorde a la normativa ISO 14001, facilitará la organización y gestión de todos los aspectos ambientales involucrados en la actividad empresarial, de manera respetuosa y sostenible. Esta sistema de gestión potencia la protección del medio ambiente y la prevención de la contaminación.

Pero no es el único beneficio. Una filosofía corporativa responsable hacia el medio ambiente es, además, plataforma de otras ventajas.

a) Ahorro: la empresa hace un mejor uso de sus recursos de producción, lo cual es un estímulo para el ahorro y la inversión en otras áreas o departamentos.

b) Optimización: al aplicar métodos más cuidadosos de selección, las materias primas son mejores y, por tanto, los productos aumentan su calidad.

c) Satisfacción: si los productos son respetuosos con el medio ambiente, esto se traducirá en una mayor satisfacción entre los clientes y consumidores. La marca gana visibilidad y prestigio y, en el mejor de los casos, puede ser un elemento diferenciador en el mercado frente a otros competidores.

d) Relaciones: la aplicación del marketing verde promueve las opciones de recibir ayudas públicas para la realización de acciones medioambientales. También es una vía directa para la concesión de permisos y licencias.

e) Otros contactos: además de los vínculos públicos, una política medioambiental promueve las relaciones con inversores, accionistas y entidades financieras, entre otros.

Cómo aplicarlo. Consejos básicos

Transformar tu empresa acorde a filosofía del marketing verde y conseguir que los procesos tengan el menor impacto negativo posible sobre el ambiente, no es tarea fácil.

Este proceso de transformación debe ser integral e implicar a toda la compañía, en especial a los altos cargos directivos, que serán los encargados de su implementación y quienes deben involucrar al resto de personal en este nuevo reto.

Por otro lado, el Green marketing precisa conocer con profundidad a sus consumidores verdes, para identificar sus demandas y satisfacerlas. Conseguir este objetivo requiere que el compromiso con el medio ambiente impregne todo el proceso, desde la planificación hasta el marketing mix.

Para convertir el marketing empresarial en marketing verde es necesario:

• Hacer lo que se piensa. No basta con incluir el marketing verde en la filosofía corporativa. Hay que comunicarlo y hacerlo explícito.
• Involucrar a otros. Es decir, buscar apoyos que visibilicen el marketing verde.
• Transparencia. A la hora del etiquetado y presentación de los productos, se debe proporcionar toda la información relacionada con la sostenibilidad.
• El ciclo de vida. Hay que insistir no sólo en la buena fabricación del producto, sino también en su adecuada eliminación para evitar efectos negativos en el entorno. El marketing verde también es un proceso circular.

 Sistemas de Gestión Medio Ambiental

La implantación, automatización y seguimiento de un Sistema de Gestión Medio Ambiental basado en la norma ISO 14001 resultará más fácil y simple si se realiza con la ayuda de herramientas tecnológicas como ISOTools.

La entrada Marketing verde. Herramienta de gestión ambiental se publicó primero en ISOTools Chile.

ISO 22000

La norma internacional ISO 22000:2005 de Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria, establece los requisitos que debe cumplirse para asegurar la inocuidad de los alimentos durante todo su proceso hasta llegar a manos del consumidor final.

Las empresas están obligadas a cumplir con la normativa legal establecida en cada país para garantizar la seguridad alimentaria. Estas disposiciones regulan, entre otros, los procesos de producción, conservación, almacenamiento o etiquetado de los productos. Sin embargo, no garantizan la calidad ni la excelencia, sólo que se cumplen los requisitos mínimo básicos.

La norma ISO 22000, establece unos requisitos a nivel internacional con el propósito de  garantizar tanto la seguridad como la calidad en los procesos de producción, manipulación y elaboración de los alimentos y de aquellos otros materiales y herramientas que vayan a intervenir en estas acciones.

Un alimento manipulado inadecuadamente o mal conservado puede ocasionar graves consecuencias para la salud del consumidor. Por eso, es importante llevar un control propicio de cada uno de los procesos que intervienen en su producción.

Sin embargo, en estos procesos, la amenaza puede ser ocasionada por otros motivos, como el uso de productos inapropiados, que puedan contaminar los alimentos, o de utensilios que, debido a sus peculiaridades, puedan  transmitir toxicidad a los alimentos.

Hay que tener presente que cualquier tipo de alimento en mal estado puede acarrear graves consecuencias:

• para la salud del consumidor: si el consumidor ingiere un alimento, ya sea en estado natural o transformado,  en mal estado,  puede llegar a ver su salud gravemente afectada.
• para la economía de las empresas. Ante un producto alimentario insalubre, todas las empresas que han intervenido en el proceso  pueden verse afectadas económicamente debido a sanciones e, indemnizaciones. Además, la imagen y reputación se puede ver seriamente dañada, en función de lo ocurrido y las consecuencias derivadas. Al no ofrecer la seguridad necesaria las ventas sufrirán un descenso y, por ende, una reducción de los ingresos, que puede desencadenar el cierre de la empresa.

La norma ISO 22000:2005 de Gestión de Inocuidad de los alimentos, establece unos requisitos claves con el fin de garantizar  la calidad y seguridad de los alimentos, mejorar los procesos de producción y la productividad de las empresas y asegurar la protección del consumidor.

Esta certificación, además, favorece la confianza del consumidor ante las empresas con certificado ISO, y de las empresas entre sí, ya que se asegura la garantía de adquirir materias primas y productos en buen estado y de calidad.

A quién va dirigido

A lo largo de todo el proceso pueden intervenir un gran número de empresas de diferentes sectores y con funciones muy diversas.  No sólo participan agricultores, ganaderos o empresas que fabrican y procesan los alimentos. Los productos e instrumentos que se utilizan en todo el proceso, las operaciones de limpieza, incluso la distribución de los productos,  pueden afectar a los alimentos.

La norma ISO 22000 va dirigida, pues, a todas estas empresas que intervienen en el proceso, con independencia de su papel en él y su tamaño.

Ventajas

Obtener el certificado ISO 22000/2005 supone una serie de ventajas y beneficios para tu organización, entre los que cabe destacar:

1. Mejora la comunicación

La implantación de Sistemas de Gestión Seguridad Alimentaria favorece una comunicación más fluida tanto a nivel interno como con el resto de organizaciones, proveedores y clientes que intervienen en el proceso.

Esta comunicación favorece la transparencia en los procesos. Transparencia que genera confianza en las personas involucradas.

2. Fomenta la confianza.

La obtención de este certificado garantiza la seguridad de los alimentos que manipulas, impulsando la confianza de tus consumidores y proveedores.

La organización pasa por una auditoria para poder obtener el certificado, hecho que refuerza esta seguridad y confianza.

Los riesgos se minimizan gracias a una eficaz gestión y control de los procesos.

3.  Ahorro de costos y de tiempo.

Esta norma mejora la planificación de los procesos y optimiza el uso de los recursos, lo que permite un ahorro considerable de costos y una disminución de los tiempos.

Sistemas de Gestión de Riesgo y Seguridad

El uso de herramientas tecnológicas, como las que te ofrece la plataforma ISOTools, te ayuda a optimizar tus modelos y sistemas de gestión y contribuye con la disminución de costos y tiempos.

La entrada ¿Qué es la norma ISO 22000? se publicó primero en ISOTools Chile.

Es un hecho que para las organizaciones, los Sistemas de Gestión Integrados garantizan multitud de ventajas como consecuencia del surgimiento de sinergias entre los diferentes sistemas. Por el contrario, en cuanto a los inconvenientes originados de esta integración, no existen muchos comentarios al respecto.

Algunos autores, en textos sobre los SIG hacen referencia a una serie de ventajas como:

• Mejora del desarrollo.
• Progreso operativo.
• Mejora en los métodos internos empleados para la gestión.
• Incremento de la motivación de los empleados.
• Disminución del número e incremento de la coordinación de auditorías.
• Mejora la satisfacción de los clientes, aportando a la empresa un valor añadido en el mercado y en la sociedad.
• Disminución de costos.
• Etc.

Estos, han prestado especial atención a aquellas ventajas relacionadas con la disminución de documentación y burocracia, costos asociados a las auditorías internas y a las de certificación y sobre todo a la optimización de recursos.

Aunque la integración de sistemas de gestión ofrece ventajas para la organización, también existen importantes inconvenientes durante el desarrollo del proceso. Por ello, se precisa entender, analizar y hacer frente a estos inconvenientes con la finalidad de lograr los objetivos y metas establecidos tras finalizar la integración.

En muchos casos, la integración de sistemas conlleva un incremento de la rigidez del nuevo sistema constituido si lo comparamos con los originales.  Los autores creen que lo mencionado anteriormente, es uno de los principales inconvenientes y resulta extraño que se haya hablado muy poco sobre ello en la literatura.

No obstante, es imposible olvidarse de que el propio diseño del Sistema de Gestión Integrado en concreto puede suponer un problema. Que la implantación de este SIG no sea un éxito, puede derivarse directamente de la resistencia al cambio de los componentes de la organización, ya que la mayoría de los integrantes apuesten por el desarrollo de los sistemas por separado.

Además ciertos directivos tienen poca motivación, ya que ven la integración de sistemas como  una pérdida de poder ante otros trabajadores. También se produce una ausencia de alineación entre las actividades integradoras debido a la falta de competencias organizativas, instrumentos de gestión o metodologías de integración.

En definitiva, la ausencia de implicación y apoyo de la alta dirección al mismo tiempo que la oposición de los operarios son dos motivos importantes por los que la integración de estos sistemas puede fallar.

En un proyecto de integración se producen constantemente duplicidades, requisitos documentales y otros requerimientos que se deben resolver de tal manera que no solo integre sistemas de gestión, sino que incluya a todas las áreas funcionales.

Hay poca literatura sobre SIG, podemos destacar que ISO publicó un documento sobre el tema en el año 2008. Este hecho es notable, ya que ISO es la organización responsable de publicar los estándares en los cuales se basa los sistemas de gestión integrados.

El concepto de sistema integrado de gestión, hoy día sigue siendo elemento de discusión. Esto ha conllevado a entender la integración de estos sistemas como un pensamiento progresivo con el que se pueden conseguir diversos niveles de integración. Según algunos estudios se establecen los siguientes niveles de integración:

• Integración de la estructura documental:

Las organizaciones con un sistema de gestión integrado debe de tener toda la documentación integrada, aunque no existe una normativa para los SIG, estas organizaciones deben:

-          Crear todos los procedimientos posibles por escrito para las funciones técnicas involucradas en el sistema de gestión integrado y para gestionar cualquier otro aspecto específico del sistema, reduciendo cualquier documento relativo a procedimientos que solo proporcionan cobertura a una función técnica.

-          Saber que el sistema de calidad implica mayor elaboración de procedimientos individuales y que los sistemas de medio ambiente y seguridad y salud laboral poseen más aspectos de carácter integrador en lo referido a documentos.

Ante esto, las organizaciones deben ser conocedoras que la integración simultánea permite desarrollar una estructura documental menos compleja y un mayor nivel de integración en comparación con aquellas empresas que han utilizado una integración progresiva.

Del mismo modo, las empresas que utilizaron la metodología basada en los principios TQM, también lograron que la estructura documental fuera más simple que si la hubiesen realizado según los estándares. Para terminar, destacamos que en estos estudios se determinó que aquellas que emplearon ambas metodologías, obtuvieron una estructura documental carácter mucho más complejo.

• Integración del mapa de procesos:

Para lograr el éxito del SIG, no basta solamente con tener una estructura documental integrada. Se requiere que la organización adquiera el compromiso y la integración también se desarrolle a nivel operativo.

En este sentido, se presta atención a tres elementos que permiten minimizar la complejidad del proceso:

-          Integración de los procesos de soporte.

-          Integración de los procesos estratégicos.

-          Integración de los procesos implicados en auditorias.

Investigaciones realizadas sobre organizaciones han dictaminado que en la mayoría de los casos se obtuvo una integración total sobre los procesos de soporte, con esto se determina que existe una tendencia a integrar aquellos procesos vinculados con los recursos de la empresa y las mediciones. Lo contrario ocurre con los procesos relacionados con la planificación y la toma de decisiones.

• Integración de la estructura organizativa:

La tendencia  respecto a este nivel es la integración de responsabilidades mediante un solo responsable. La integración de los departamentos es un tema aun por mejorar, pero hay casos en los que la integración la desarrolla un responsable desde un único departamento.

Sistemas de Gestión Integrados

Para aquellas organizaciones interesadas en los Sistemas de Gestión Integrados, debéis saber que ISO ha redactado un documento que ha denominado Anexo SL, el cual proporciona a sus estándares una estructura idéntica, con definiciones y términos comunes.

El Anexo SL ha facilitado a los integrantes de los comités la creación de nuevas normas de gestión y la revisión de aquellas ya publicadas. Con esto, se fomenta la implementación de numerosos estándares internacionales de gestión en las organizaciones, de un modo integrador  y reduciendo la dificultad que hasta el momento esto suponía.

Si desea conocer una información adicional sobre los SIG, puede consultar el siguiente link: https://isotools.org/normas/sistemas-integrados/

La entrada SIG: ¿Qué puede lograr una organización con la integración de sus sistemas de gestión? se publicó primero en ISOTools Chile.

En artículos anteriores sobre los Sistemas de Gestión Integrados, hemos hablado del enfoque basado en los principios TQM y del enfoque sistémico.

Aunque se aprecian diferencias entre ambas metodologías de integración, no son excluyentes. Las organizaciones, en la mayoría de los casos implantan sistemas de gestión basados en estándares que a su vez se encuentran fundamentados en la gestión por procesos.

Por ello, lo más probable es que una organización que implante un sistema de gestión según los estándares de gestión, disponga de un mapa de procesos de su sistema. Como es obvio, las empresas persiguen certificar sus sistemas de gestión y la pueden lograr combinando las metodologías de integración a través de dos vías:

• Haciendo uso del mapa de procesos que propone el estándar de gestión y cumpliendo con los requerimientos exigidos por cada estándar. En este caso se aplican implícitamente los principios TQM.
• Elaborando un mapa de procesos de la compañía e incluyendo los requerimientos definidos pos el estándar de gestión.

A través de ambas vías, es posible lograr la certificación se los sistemas de gestión con los que cuente la organización e integrar varios sistemas de gestión. Estas dos opciones consiguen resultados diferentes, la primera asegura un sistema de gestión similar al que podría tener cualquier otra organización que haya aplicado el mismo procedimiento. La simple implantación de sistemas de gestión no supondrá una ventaja competitiva en el mercado en el que desarrolla su actividad.

Por el contrario, la integración de dichos sistemas se permite un diseño especializado, ya que el mapa de procesos se elabora en función de la actividad de la organización y no según los requisitos de la norma.

En este caso es necesario contar con un conocimiento integro sobre su desarrollo,  consiguiendo identificar las oportunidades de mejora.

Podemos plantear varias alternativas para lograr la integración de los sistemas, como por ejemplo a través del desarrollo de un mapa de procesos, distinguiendo diferentes ámbitos en los que englobar los procesos:

-          Planificación.

-          Gestión de recursos.

-          Realización del producto.

-          Medición, análisis y mejora.

Cabe destacar que los procesos incluidos en el ámbito de la realización del producto, serán los únicos característicos de cada organización. Esto es así según el producto realizado o servicio ofrecido.

Si realizamos una comparativa entre las metodologías de integración empleadas, podemos afirmar que el enfoque basado en estándares es el más fácil de implantar. Esta metodología fundamentada en los estándares hace uso de pocos recursos, pero no genera grandes beneficios ya que impide diferenciar a una organización del resto de organizaciones que hagan uso de la misma metodología

Todo lo contrario ocurre en el caso de la metodología basada en los principios TQM. Debemos saber que este tipo de metodología ofrece mejores resultados, aunque precisa de mayores recursos.

La decisión de qué tipo de metodología se debe emplear para llevar a cabo la integración de los sistemas de gestión de una organización, la adopta la propia empresa basándose en sus necesidades.

Es importante conocer que el enfoque basado en los principios TQM, es la única metodología que permite realizar una integración completa, esto es debido a que surge de los procesos de la empresa.

En función de la metodología de integración, la magnitud de los documentos requeridos será por el Sistema de Gestión Integrado será mayor o menor. El hecho de que las organizaciones se decanten por el uso de un mapa de procesos, les hace posible minimizar los procedimientos empleados. Además podemos decir que la gran mayoría de las organizaciones consiguen la integración total cuando emplean mapas de procesos.

Aunque la existencia de distintos departamentos no tiene que ver con el tipo de metodología empleada, es cierto que la agrupación de los departamentos involucrados en la integración de sistemas y por lo tanto, de sus responsabilidades favorece y facilita el proceso. Por lo tanto, se puede concluir que contar con una estructura organizativa integrada favorece a alcanzar mayores niveles de integración de los sistemas de gestión.

¿Qué metodología de integración es la adecuada para mi organización?
Click To Tweet - Powered By CoSchedule

Para desarrollar correctamente la integración de sistemas, resulta básico conocer el estado de madurez del sistema. Asimismo, es necesario prestar atención a otras variables como la complejidad, alcance y riesgos asociados.

Teniendo en cuenta todo esto, hay que decidir qué tipo de integración de sistemas de gestión realizar, ya que puede ser progresiva o simultánea.

Para el caso de la integración simultánea, la organización integra a la vez desde el comienzo todos los sistemas de gestión involucrados:

• En un principio se produce sobre una de las áreas y posteriormente se integran el resto.
• Fomenta la integración desde el punto de vista de la alineación y/o combinación de sistemas. Esto puede originar problemas en la distribución y/ o modificación de responsabilidades.
• No requiere de un equipo multidisciplinar, ya que este puede adquirir los conocimientos necesarios  de un modo progresivo.
• Existe un referente normativo para cada uno de los sistemas que se desean integrar.

En el caso de gestionar una integración progresiva, la organización integra por fases los diferentes sistemas de gestión que van a participar. Su uso implica:

• Un diseño fácil del sistema de gestión integrado desde el principio, ya que establece una estructura dirigida a todas las áreas de gestión.
• Fomenta la integración total, por lo que las responsabilidades se asignan desde una perspectiva integradora.
• La necesidad de contar con un equipo multidisciplinar.
• No existe un referente normativo para la implantación de un sistema de gestión integrado.

Normalmente las organizaciones realizan una integración progresiva, siempre en función de sus necesidades y de los recursos disponibles.

Durante la integración progresiva de sistemas, destacamos a su vez tres secuencias de integración diferentes:

• 1-2-3: implantación de un primer sistema, seguido de un segundo y para terminar de un tercero.
• 1-1-2: En el momento inicial se hace la integración simultánea de dos sistemas y para finalizar se incorpora un tercero.
• 1-2-2: Al comienzo, tiene lugar la implantación de un sistema de gestión que concluye con la integración simultánea de dos sistemas.

De las alternativas ofrecidas anteriormente, comentamos que la más habitual es la que hemos denominados como 1-2-3.

Sistemas de Gestión Integrados

La integración de sistemas más común es la referida a los sistemas de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo y seguridad de la información según los estándares  ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO 27001.

En cualquier caso, el alcance de la integración de los sistemas de gestión depende en gran medida de los stakeholders de una organización.

Si desea conocer más sobre la integración de sistemas no deje de visitar https://isotools.org/normas/sistemas-integrados/

La entrada Sistemas integrados: ¿Qué metodología de integración es la adecuada para mi organización? se publicó primero en ISOTools Chile.