Cuáles son los costes de implementación de OHSAS 18001

Preguntar por los costes de implementación de OHSAS 18001, puede ser un poco apresurado, cuando apenas se está considerando la posibilidad de certificarse. Sin embargo, este suele ser el factor que frena la decisión de muchas organizaciones que han pensado en la implementación de la norma, debido a la incertidumbre que genera.

Son muchos los factores que se evaluarán y que tienen incidencia directa en el coste final de la implementación. Por ello, hacer una estimación del coste antes de iniciar el proyecto resulta aventurado y peligroso por cuanto no será una cifra similar al resultado final.

Conocer los requerimientos de OHSAS 18001, y conocer la norma con profundidad, nos aporta elementos de juicio para elaborar un presupuesto acercado a la realidad. En este texto, analizaremos los principales requisitos de OHSAS 18001 y cuánto cuesta implementarlos en la organización, esperando con ello, aportar una guía para la elaboración de un presupuesto.

Costes de implementación de OHSAS 18001 – Los factores principales

Empecemos por anotar que, no entregaremos cifras concretas en este informe, por cuanto ellas dependen en gran medida del país de aplicación. Veamos cuales son los factores variables que pueden afectar el coste de la implementación de la norma:

• El tamaño de la organización.
• El número de procesos y la complejidad de los mismos.
• Los controles en seguridad y salud ocupacional que ya hayan sido implementados con anterioridad.

Estas, que son variables estructurales, tienen alto impacto sobre los costes de implementación de OHSAS 18001. Sin embargo, existen otros factores de tipo coyuntural que también influyen en el coste.

• El conocimiento (Know-How)

Es claro que implementar la norma implica conocerla. Un número apreciable de empleados de la organización tendrán que emprender un proceso de formación y capacitación en OHSAS 18001 que les permita cumplir con los requisitos de la norma. Algunos intervendrán directamente en la implementación de la norma en tanto que otros, desempeñarán un papel importante en el mantenimiento del sistema.

• Asesoría Externa

La lectura de la norma o la capacitación pueden no ser suficientes para alcanzar el objetivo propuesto. Es posible que se requiera el apoyo de alguna organización consultora. Los costes de esta asesoría, por supuesto, dependen de la calidad de la misma y de la experticia de los consultores. Consultores los hay de todos los precios y todos los gustos. Si su organización opta por esta solución, tenga en cuenta que lo más importante de este tipo de asesorías externas es el nivel de transferencia de conocimiento que se dé en el proceso.

• El costo de los empleados

La organización pocas veces tiene en cuenta el valor hora hombre de cada uno de sus empleados. Y no lo hace porque piensan que, el tiempo que estos señores dedican a la formación, implementación o mantenimiento del sistema de gestión, no debe ser pagado por aparte. Lo cierto es que estos empleados, dejan de cumplir con muchas de sus funciones normales, en sus puestos de trabajo, razón por la cual, en algunas organizaciones, deben trasladar estas funciones a otros empleados, tercerizarlas o contratar trabajadores eventuales.

• Coste de la certificación

Finalmente, llegados a este punto, será necesario obtener el certificado. Este coste tendrá relación directa con el número de empleados y el número de sucursales, locaciones, ubicaciones en los que el certificado tenga cobertura. Algunas organizaciones optan por certificar solo la instalación principal, como una forma de ahorrar costes. Por supuesto, también existen organizaciones certificadoras de alcance local y otras a nivel internacional. Los costes son diferentes.

Costes de la implementación de OHSAS 18001 – ¿Cómo elaborar un buen presupuesto?

El éxito de un buen presupuesto está en no olvidar ninguno de los factores relevantes y entender que algunos de ellos son variables en función de su dimensión. Por otra parte, no resulta una buena idea, evadir la realidad y presentar costes bajos, con el objetivo de convencer a la Alta Dirección de la organización.

Un presupuesto acertado será el primer paso exitoso de una implementación de la norma OHSAS 18001. Una buena guía servirá para elaborar un buen presupuesto, pero siempre se deben tener en cuenta las variables específicas de cada organización.

Software para implementar OHSAS 18001

La plataforma ISOTools Excellence ayuda a las organizaciones gestionar e implementar Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud Laboral  con recursos necesarios para implementar y certificar OHSAS 18001 bajo sus requisitos de manera automatizada, consiguiendo así un mejor rendimiento del sistema de gestión.

También puedes contactar con uno de nuestros consultores expertos si quieres saber cómo podemos ayudarte.

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6 preguntas que le ayudarán a optimizar las auditorías e inspecciones en terreno

Llevamos varios años trabajando con OHSAS 18001 y por supuesto sabemos de sus nuevos requerimientos en materia de datos, esencialmente en lo relativo a la accesibilidad para las organizaciones. Optimizar las auditorias e inspecciones en terreno, no es una tarea tan compleja como se puede llegar a creer, si es que sabemos hacer las preguntas correctas.

Algunas organizaciones piensan en ello como una labor monumental que implica la implementación de un nuevo sistema, nuevas plataformas de datos, y por supuesto una inversión económica muy importante, que incluye el pago de un servicio mensual.

Esto puede llegar a ser cierto, cuando hablamos de bases de datos de gran tamaño. Pero las pequeñas y medianas organizaciones, pueden fácilmente llevar adelante esta tarea, a partir de un sistema de auditoria, si es que conoce las preguntas que le ayudarán a optimizar las auditorias e inspecciones en terreno.

6 Preguntas claves para optimizar las auditorias e inspecciones en terreno

En su organización en particular, las preguntas pueden variar, o incluso alguna, puede llegar a no ser procedente. Se trata de una guía que debe ser revisada y claro está evaluada por los administradores del sistema. Veamos:

• ¿Cuáles son los mayores problemas de mi organización?

Identificar las áreas de la organización con mayores problemas suele esconder un pequeño enigma. No siempre, las áreas con más problemas, son las que reportan más incidentes (aunque pueden serlo). Pero es bueno dar una mirada a aquellos departamentos en los cuales la calidad está por debajo del promedio general de la organización.

Otros indicadores de presencia de problemas en un área determinada, pueden ser la alta rotación del equipo, o las deficiencias formativas reveladas por otro tipo de auditorías. Aunque estos indicadores en muchas organizaciones, operativamente no parecen ser relevantes, en ciertas organizaciones, como aquellas dedicadas a la ingeniería pueden ser el caldo de cultivo de incidentes que conlleven incluso situaciones hospitalarias.

• ¿Cómo llevar a cabo, diferentes auditorías con diferentes preguntas?

Los ejemplos son muchos: Las organizaciones de construcción que requieren monitorear varias obras en lugares diferentes, las cadenas de hoteles, supermercados, restaurantes… Personalizar las preguntas de la auditoria y la respectiva retroalimentación, para cada una de las locaciones, permite obtener un panorama real y específico sobre el funcionamiento de cada sucursal o sitio de trabajo.

Para la Alta Dirección de la organización, está información resulta valiosa y permite prescindir de muchos viajes, destinando tiempo a actividades mucho más productivas.

• ¿Los cambios en los procesos tienen el efecto esperado?

La auditoría tiene que servir para establecer un antes y un después de determinados procesos. Un entrenamiento en seguridad de la información para determinados empleados, por ejemplo, nos debe mostrar datos de una auditoria anterior al entrenamiento, para ser confrontados con los que arroje otra auditoria posterior al proceso de formación.   Entonces usted tendrá respuesta a la pregunta: ¿El proceso tuvo el efecto deseado?

• ¿Cuánto tardamos en realizar una auditoría?

Muchas organizaciones elaboran auditorias en periodos de tiempo muy cortos, dependiendo de la ocurrencia de algún incidente, del que se desee medir el impacto en la operación, y como requisito para continuar con la operación normal de la organización.

Para estos casos, lo mejor es reducir el número de preguntas al mínimo, prescindiendo de las preguntas “formales” y dando mayor importancia a las preguntas pertinentes.

• ¿Cómo se comparan las auditorias individuales entre sí?

Las auditorias individuales, comparadas unas con otras, permiten observar en qué áreas, sucursales, locaciones o departamentos de la organización, es necesaria una nueva capacitación a los empleados.  Es preciso ser muy delicados en el tratamiento de estos temas, y siempre enfocarlos como una crítica constructiva, para no herir susceptibilidades en los grupos que obtuvieron resultados bajos en las auditorías.

• ¿En dónde van las cosas bien, según los datos de auditoría?

Para la Alta Dirección, identificar problemas, factores de riesgos, inconsistencias o fallas de formación, en los resultados de las auditorías, permite encontrar un gran valor en esa herramienta. Sin embargo, los resultados positivos, son tan o más importantes que las deficiencias.

Sabemos que destacar los resultados positivos de un grupo, mejora la autoestima de estos trabajadores, y permite identificar y copiar modelos exitosos.

Creemos que estas son las 6 preguntas que le ayudarán a optimizar las auditorias e inspecciones en terreno. Se trata de una labor que se debe realizar en el momento y el lugar oportuno, evaluando los resultado de forma profesional e imparcial, en beneficio de toda la organización.

ISOTools Excellence App Check List Mobile 

ISOTools Excellence pone a disposición una app disponible en Android e iOS pensada para aumentar la productividad mediante el empleo de dispositivos móviles. Al ejecutar la aplicación de una manera completamente automatizada, le permite optimizar la elaboración en las inspecciones en terreno que se llevan a cabo en su organización

Esto supone un incremento de la eficacia a la hora de identificar las incidencias y poder poner en marcha un plan de actuación para tratarlo de manera más rápida. También le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo de expertos para poder asesorarle.

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4 Pasos clave para planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres

Las grandes catástrofes naturales se están produciendo cada vez con mayor frecuencia y puede afectar a diferentes países. Planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres, por remotos que estos parezcan, parece ser el objetivo de las organizaciones que implementan una buena gestión de riesgos.

Un ejemplo típico de estos eventos, se dio en Japón, durante el tsunami de marzo de 2011, que asoló al país y produjo cuantiosas pérdidas. Además de los hogares, las empresas devastadas por las olas, tuvieron que enfrentar problemas tales como fugas en centrales nucleares, deslizamientos de tierra, escasez de energía…

Tras el incidente, muchas de estas organizaciones debieron poner en práctica estrategias improvisadas para volver rápidamente a sus actividades, siendo su objetivo el de causar el menor potencial impacto al negocio.  Algunas empresas, optaron por trasladar el funcionamiento del área administrativa a la residencia de algún familiar que habitaba en el lugar más cercano a la costa, que no fue afectado por el tsunami.

Por supuesto, contar con un lugar desde el cual planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres, resultó definitivo para el éxito de la misión. En tres días la organización estaba operando al 60 por ciento de su capacidad habitual, y en un mes, al cien por ciento.

¿Por qué es necesario planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres?

Si las organizaciones japonesas, lograron superar el desastre, sin contar con planes prefabricados de continuidad de negocio y respuesta ante desastres, ¿Por qué su organización si lo requiere?

Porque no todos los desastres se solucionan moviendo la operación a otro lugar. La falta de energía en toda una nación, la salida inesperada de empleados clave, la conmoción interna en un país, son solo algunos de los ejemplos que pueden paralizar una organización.

Muchos negocios, no se pueden dar el lujo de mantenerse fuera del mercado por espacios de tiempo prolongado. Un cese de actividades de camioneros, por la razón que sea, es un evento inesperado que ha logrado acabar con organizaciones grandes y pequeñas.

Asegurar la supervivencia de la empresa ante estos eventos implica planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres, de forma tal que se logre la operación parcial en muy poco tiempo. ¿Cómo lograrlo? Veamos:

4 paso para planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres

La planificación requiere reconocer los riesgos, la inminencia o no de los mismos, con detalle, inteligencia y eficacia.  Estos son cuatro pasos para lograrlo:

• Identificar los riesgos

La primera guía la ofrece la naturaleza. En el ejemplo que hemos utilizado para ilustrar esta nota, las empresas japonesas, por su ubicación geográfica y por su cercanía a la costa, tuvieron que prever la posibilidad de un tsunami con mucha anticipación.

Por supuesto, para una organización ubicada a dos mil metros de altura, a 500 kilómetros de la costa, este no es un peligro inminente. Pero una inundación no se puede descartar. ¿La organización cuenta con medios de transporte propios?, ¿Qué tan confiable son los servicios públicos en su zona de operación?, ¿En su país, existe el riesgo inminente de una conmoción interna?, ¿Sus empleados clave están fidelizados? La respuesta a estas preguntas y otras similares, identificarán con claridad los riesgos que atenten contra la continuidad del negocio.

• Análisis del impacto del riesgo en el negocio

No todos los riesgos tienen el mismo impacto. Algunos procesos productivos, debido a su logística y a los tiempos de producción, resisten durante días, y en ocasiones hasta semanas, el corte de la cadena de suministros.

Aunque parezca increíble, una que otra organización puede prescindir del internet durante algunos días, en tanto que otras, no necesitan el servicio de transporte a diario. Evaluar los riesgos y priorizarlos es el segundo paso para asegurar la continuidad del negocio.

• Estrategias de mitigación

De nada nos sirve conocer nuestros riesgos, evaluarlos y priorizarlos, sino podemos desarrollar estrategias para minimizar sus efectos. La solución por supuesto, es encontrar alternativas con anterioridad a la ocurrencia del siniestro.

La externalización de algunas actividades en situación de emergencia es una de ellas. Tener una amplia lista de proveedores, que, eventualmente surtan las mercaderías que por una u otra razón dejan de llegar es otra.

Establecer lugares, lo más cercanos posibles para trasladar una o varias operaciones de la organización, en situaciones críticas, mantener copias de seguridad de la información y contar con planes de evacuación en condiciones de seguridad óptimas complementan las estrategias para minimiza los efectos de los riesgos.

• Probar los planes antes de su puesta en marcha

Simulacros y capacitación son la clave para asegurar que el plan funcionará en la realidad. Los planes de continuidad del negocio, ante un desastre, se deben probar por lo menos una vez al año.

Pero para ello, debe existir un proceso previo de capacitación y formación de todos los empleados, especialmente aquellos que serán designados como líderes en el momento del desastre.

Planificar la continuidad de negocio y respuesta ante desastres, hace que las organizaciones puedan trabajar tranquilas, con la seguridad de que sus negocios resistirán los efectos de cualquier tipo de desastres.  Contar con pólizas de seguros, como recomendación final, mitigará el impacto financiero que representa la puesta en marcha del plan de contingencia.

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El software de ISOTools Excellence es una herramienta muy útil para la automatización e integración de diferentes sistemas de una organización, como por ejemplo, el Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud Laboral bajo los requisitos de OHSAS 18001 que ayuda a las organizaciones a gestionar e implementar el Sistema de Gestión de manera automatizada para conseguir una mejor eficacia y rendimiento.

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Como bien sabemos, existen diferentes niveles de control de peligros en OHSAS 18001 entre los que elegir en la fase de planificación.

La organización, durante la fase de identificación de riesgos laborales comprobará si cuenta con los oportunos controles para los riesgos identificados.

Una vez definidos los controles a implementar o modificar, debe considerar los diferentes niveles de control de peligros en OSHAS 18001.

Controles de peligros en OSHAS 18001

Cuando hablamos de jerarquía de controles, nos referimos a la prioridad a la hora de seleccionar e implementar los controles en materia de seguridad y salud laboral.

Los niveles de control de peligros en OSHAS 18001 son clasificados según el grado en que ayudan a la organización a eliminar o reducir los riesgos en materia de seguridad y salud ocupacional.

A la hora de seleccionarlos, en primer lugar, la organización debe evaluar los riesgos actuales y potenciales que puedan afectar a la seguridad y salud de sus trabajadores.

Tras ello, analizará los controles que ya tiene implantado para comprobar si son los adecuados, si requieren mejoras o si es necesario definir nuevos controles.

En el caso de que sea necesario nuevos controles o realizar modificaciones en los existentes, debe tener en consideración los niveles de control de peligros en OSHAS 18001 a la hora de proceder a su selección.

Siempre que sea posible, debe aplicarse aquellos controles encaminados a eliminar el riesgo, seguidos de aquellos otros que, aunque no logran mitigarlo, sí reducen su probabilidad de ocurrencia. Como última opción de medida de control, optaremos por la adopción de los Equipos de Protección Personal (EPP).

Niveles de control de peligros en OHSAS 18001

1.- Eliminación

Estas medidas modifican un determinado diseño realizado con el fin de que el peligro se elimine de raíz.

Un ejemplo de este tipo de control, sería cuando con el fin de eliminar el peligro derivado de la manipulación manual, la organización opta por la introducción de dispositivos de elevación mecánico.

2.- Sustitución

Este control reemplaza ciertos materiales por otros menos peligrosos o bien opta por la reducción de la energía del sistema.

Por ejemplo, cuando la organización toma la decisión de reducir la fuerza del amperaje.

Niveles de control de peligros en #OHSAS18001
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3.- Controles de ingeniería

Este tipo de controles sería por ejemplo la instalación de sistemas de ventilación, protección de máquinas o envolventes de sonido.

4.- Señalización, avisos y controles administrativos

Estas medidas suponen la incorporación en los lugares de trabajo de señales de seguridad, señalización de aquellas áreas peligrosas, de pasarelas peatonales, luces de aviso, alarmas, inspecciones de equipo, procedimientos de seguirdad, controles de acceso o permisos de trabajo.

5.- Equipo de protección personal (EPP)

Ejemplos de EPP serían las gafas de seguridad, los arneses y cordones, protección auditiva, respiradores, guantes y protectores faciales.

Los tres primeros niveles son los preferentes a implementar, ya que son los más efectivos. Sin embargo, no siempre pueden aplicarse, dado que debemos considerar el coste de los mismos, así como los beneficios derivados de la reducción de riesgos.

Consideraciones al seleccionar entre los niveles de control de peligros en OHSAS 18001

A la hora de elegir los controles de peligros a establecer en la organizaciones, debemos considerar los siguientes aspectos:

• Analizar la necesidad de establecer una combinación de los diferentes niveles de control de peligros en OHSAS 18001.
• Inculcar buenas prácticas en relación al control sobre un peligro concreto, así como adaptar el trabajo al individuo que lo desempeña.
• Mejorar los controles con base al progreso técnico.
• Optar por medidas que protejan al conjunto en lugar de medidas de control individuales.
• Considerar la conducta humana de cara a analizar si una determinada medida de control será bien aceptada y puede implementarse sin problemas.
• Identificar los principales errores humanos cometidos y las posibles formas de lograr su prevención.
• Evaluar la necesidad de establecer el mantenimiento planificado.
• Evaluar posibles problemas dónde no están funcionando los controles de riesgo.
• Considerar la no familiarización con el lugar de trabajo ni los controles exsitentes por parte de aquellas personas que no están habitualmente en ese lugar de trabajo.

Una vez seleccionados e implementados, es necesario realizar un seguimiento de tales controles a fin de verificar su eficacia. Además, la organización no debe dejar de seguir analizando la posibilidad de aplicar nuevos controles más efectivos y económicos.

Software para implementar OHSAS 18001

ISOTools Excellence ayuda a las organizaciones a implementar y gestionar Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud Laboral  bajo los requisitos de OHSAS 18001 de manera automatizada, logrando así una mayor eficiencia y rendimiento del sistema de gestión.

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El ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA

La inclusión del ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA organizacional va a ser el aspecto clave a analizar en este artículo. El ciclo PHVA (PDCA son sus siglas en inglés) consiste en un método que persigue elementos relacionados con Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, persiguiendo así la mejora continua y creando una serie de efectos positivos organizacionales en los ámbitos correspondientes.

Además, el enfoque será visto en su aplicación en la implementación de un Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA).

El ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA consta de cuatro fases:

Planificar

El primer paso consiste en definir qué dirección va a seguir la organización y de ello se encargará el responsable del Sistema SSOMA y la Alta Dirección. El establecimiento de esta dirección, plasmada en una política de seguridad y salud y conservación del medio ambiente, es importante porque consiste en una parte integral de la cultura organizacional, de los valores que posee y de qué normas de funcionamiento emplean.

La elaboración de esta política requiere que la organización sea consciente de los potenciales riesgos significativos que debe confrontar y, por tanto, ir asignando a distintas personas roles y tareas propias de la prevención, junto a la comunicación y comprensión de las cuestiones clave y decisiones tomadas.

Este documento no es rígido, ya que debe ir evolucionando con el paso del tiempo y conforme va cambiando también la organización y su contexto. Siempre debe ir en sintonía con la situación actual organizacional.

En este primera fase es cuando se realiza una planificación mediante el establecimiento de unos determinados objetivos y los procesos necesarios que llevan a alcanzar unos resultados vinculados a la política organizacional adoptada. La definición de los diversos parámetros e indicadores de medición y seguimiento son vitales para poder evaluar el proceso y poder saber y valorar si se está yendo en la dirección correcta.

El ciclo PHVA en la implementación de un sistema #SSOMA
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Hacer

Un sistema de gestión eficaz garantiza la seguridad y salud de empleados, clientes y otros actores que intervienen en los diversos procesos organizacionales a la hora de cumplir con las entregas de productos o servicios o la gestión y finalización de proyectos, y siempre teniendo en consideración y cuidando el entorno en el que se opera.

Un objetivo vital de las organizaciones hoy día debe ser la protección de las personas y del medio ambiente, ya que la implementación de sistemas y prácticas que ayuden a conseguir este objetivo es una responsabilidad importante.

En la segunda fase del ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA es cuando se ponen en marcha las acciones y cambios que ayudan a alcanzar los objetivos planificados de la fase anterior.

En la práctica se desarrolla una prueba piloto o escenario que sirva de testeo para observar y corregir los posibles errores a la hora de ejecutar las acciones, obteniéndose así una eficacia muy importante para cuando se aplica la implementación en todos los niveles de la organización.

Para poder cumplir con esta fase del ciclo se necesita que:

• La Dirección de la organización pueda asegurar los recursos para las diversas medidas adoptadas en materia de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
• Gestión del sistema por personas cualificadas y competentes.
• Realización de evaluaciones del riesgo.
• Participación de empleados o representantes en las tomas de decisiones que afecten a la Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente en la ejecución de sus tareas.

Verificar

La medición y control son los pilares claves de esta tercera fase del ciclo PHVA, ya que nos permite valorar la efectividad de las políticas establecidas y de sus mejoras. La necesidad de recibir una información en forma de informes sobre el funcionamiento de los elementos implementados es vital.

Un fuerte y correcto sistema de monitorización permite a la organización tener información del día a día, aspecto que es requerido en situaciones de revisiones formales, ya sean auditorías internas o externas, y ver que ésta es capaz de circular libremente por el sistema implantado hasta llegar a los responsables y a la Dirección, proporcionando un apoyo para la toma de decisiones.

Dentro de esta fase se encuentra la investigación de las causas de los incidentes, accidentes e incluso los «casi accidentes/incidentes» que se hayan producido. Un claro ejemplo podrían ser las enfermedades y cómo pueden afectar a la plantilla en su rendimiento.

Actuar

En la última fase es cuando entra en juego actuar en el caso de que las mediciones arrojen unos resultados que no resulten satisfactorios de acuerdo a los objetivos planteados previamente y a las expectativas. La actuación es necesaria para realizar las correcciones y mejoras pertinentes de forma que se persiga la mejora continua del sistema y la organización.

Software ISOTools Excellence

El software ISOTools Excellence ayuda en gran medida en la implementación y automatización de Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupaciones y Medio Ambiente, además de incorporar y otorgar una serie de funcionalidades y facilidades gracias al diseño de esta herramienta tecnológica que ayudan en la gestión de dichos Sistemas.

Este software se adapta a todo tipo de organizaciones y por ello le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo para cualquier duda que pueda tener.

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Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es una herramienta, que se encuentra a disposición de la empresa, para ayudarla a conseguir todos sus objetivos en materias de seguridad y salud laboral, incluyendo una estructura organizativa, la planificación de la actividades, las responsabilidades, los procedimientos y los recursos necesarios para realizar un desarrollo, implantación, revisión y mantenimiento de la política en seguridad y salud en el trabajo.

A la hora de implantar un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo es vital la implicación completa de la alta dirección de la organización y de las personas encargadas de la implementación para así conseguir el máximo nivel de desempeño en cuanto a la seguridad y salud en el trabajo.

Todos los requisitos que define la norma OHSAS 18001 tienen que ser cumplidos por la organización para obtener la certificación, se deben comprobar durante la auditoria.

Conceptos generales sobre auditoría

Antes de mencionar las diferentes evidencias en las que se debe involucrar el equipo auditor, resulta muy conveniente dejar claros todos estos aspectos con respecto a la auditoría general:

• No es una inspección: una auditoría realiza un análisis del funcionamiento del sistema, los puntos fuertes y débiles. El análisis de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo nunca se podrá realizar de forma puntual, ya que no se busca el acierto o el fallo en un determinado momento, sino que lo que se busca es los posibles fallos o aciertos en el funcionamiento del sistema completo en un periodo de tiempo largo. Durante la inspección, se realiza el análisis de un proceso, equipo o sistema realizando una valoración sobre cómo se encuentra funcionando en este momento, ni antes ni después. La inspección es algo mucho más limitado que la auditoría, pero mucho más fácil de realizar, ya que se trata de un hecho puntual que es menos interpretable que el funcionamiento de un sistema.
• Es sistemática: los diferentes resultados de la auditoría se basan en realizar un análisis minucioso, ordenando y planificado por parte del equipo auditor, que permite un grado de fiabilidad muy elevado. En este sentido, se tiene que destacar uno de los principales aspectos que más definen la calidad y la cualidad de un auditor.
• Es independiente: es muy difícil involucrar a alguien en el cumplimiento de todo el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, además se puede evaluar a sí mismo de forma objetiva, de ahí la importancia de que el auditor sea independiente a la organización. La auditoría no es un simple examen de cómo se realizan las actividades en la empresa, sino que en ella se realiza el análisis de los resultados, se evalúa y se basa en la efectividad de las diferentes actuaciones preventivas realizadas.
• Es objetiva: el resultado de la auditoría se basa en evidencias, mediante las cuáles el auditor garantiza sus conclusiones, no pueden estar basadas en apreciaciones subjetivas por lo que se deben realizar verificaciones de los procesos que sean pertinentes para sostener la información contenida en los registros y los documentos.
• Es periódica: cualquier Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que se implanta en una organización, tiene unas necesidades en un determinado momento. Los cambios en los objetivos, en la organización, en los procesos, en los procedimientos, en las personas, etc. pueden generar nuevas necesidades que hacen que los Sistemas que se han implementado dejen de ser eficaces. De igual manera, los Sistemas de Gestión pueden perder efectividad como consecuencia de la confianza que la organización ponga en el buen funcionamiento del mismo. La auditoría, al ser periódica, debe impedir que se desajuste el sistema respecto de la realidad.
• No se deben buscar culpables: la auditoría busca, mediante la realización de un análisis del pasado, soluciones para el futuro. En ella se analizan todos los fallos del sistema, no de las personas que lo cometieron, ya que si estos existieron fue porque el sistema se lo permitió.

De esta forma, la auditoría es una eficiente herramienta de gestión que permite verificar:

• Si las actividades y los resultados relativos a la prevención de riesgos se cumplen, es decir, que se alcancen los objetivos.
• Si la norma OHSAS 18001 se cumple y es adecuada para conseguir los objetivos perseguidos por la organización.

Para implantar un Sistema de Gestión SST es vital la implicación completa de la alta dirección
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Evidencias del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Consideramos que las evidencias de la auditoría son requisitos, declaraciones de hechos o cualquier otro tipo de información pertinente para todos los criterios de auditoría siendo verificados. Vamos a detallar las evidencias para los requisitos más relevantes con los que se debe contar en un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:

• Tiene que existir un documento que esté firmado por la alta dirección, en el que se recoja la política de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa.
• Deben ser recogidos en forma de texto todos los requisitos exigidos por la norma OHSAS 18001.
• La empresa tiene que aportar evidencias suficientes de cómo le ha comunicado a su personal la política de seguridad, además de todas las actividades que se realizan y hacen comprender la importancia de su seguimiento.
• La empresa debe aportar evidencias de cómo ha comunicado a sus proveedores la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Se debe verificar el contenido que está de acuerdo con la realidad de la empresa y que se encuentra definido en un sistema para ponerla a disposición pública.
• La política tiene que estar mantenida al día. Para esto se tiene que hacer referencia en algún documento del sistema cómo se revisa la política.

Software para OHSAS 18001

La eficacia y eficiencia de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es esencial para cumplir con el objetivo de disminuir y prevenir los accidentes laborales. Para no perder ni eficacia ni eficiencia podemos recurrir a la automatización del mismo mediante herramientas como el Software ISOTools Excellence. Este software está diseñado de tal forma que da respuesta a cada uno de los requisitos que contiene OHSAS 18001, logrando resultados excelentes.

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ISO 45001

ISO 45001 se encuentra en pleno proceso de revisión, a pesar de que se está encontrando con algunos problemas para aprobar el ISO/CD 45001.

En este borrador cuenta con un capítulo dedicado a las operaciones y en el que se tratan temas como la planificación y control operacional, gestión del cambio, subcontratación, adquisición, contratistas y la preparación y respuesta ante emergencias.

En este vídeo se amplía esta información

Si quiere más información sobre las normas de Riesgos y Seguridad haga clic en: https://isotools.org/normas/riesgos-y-seguridad/

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ISO 45001

ISO/CD 45001 es un documento orientativo de lo que será la nueva norma sobre Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ISO 45001.

Como tal, contiene los requisitos del mismo, y entre ellos nos encontramos el que analizamos en este vídeo, se trata del séptimo: Soporte.

Este capítulo abarca temas como recursos, competencia y conciencia en la organización.

Si desea tener más información sobre esta futura norma u otras de la familia de Riesgos y Seguridad haga clic en: https://isotools.org/normas/riesgos-y-seguridad/

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ISO 45001

El estándar ISO 45001, o mejor dicho su primer borrador, fue sometido el pasado mes de octubre a votación.

Esta norma pretende conseguir que las empresas mejoren su cumplimiento en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a largo plazo a través de:

• Previsión o reducción del riesgo de incidentes que implican daños físicos o mentales a los empleados que desempeñan determinadas actividades en una empresa.
• Garantizar, satisfacer y actuar conforme a los requisitos legales.
• Asegurar que los cambios no conlleven a nuevos riesgos o peligros en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
• La promoción de prácticas de trabajo seguras.
• Conseguir beneficios operacionales y financieros que pueden derivarse de una mejora en el desempeño de la SST.

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En esta votación, el proyecto de norma internacional en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) no consiguió la mayoría de los dos tercios de votos que necesitaba para seguir adelante, por tanto, el proyecto tendrá que revisarse de nuevo y someterse a una nueva votación.

Los sindicatos han recibido esta noticia con bastante alegría ya que ven al texto de la normativa ISO-45001 especialmente desfavorable para los trabajadores.

A mediados del citado mes de octubre, la Confederación Sindical Internacional (CSI) puso un recurso contra el proyecto de norma internacional de Seguridad y Salud en el Trabajo ISO45001. Esta confederación considera que se trataba de un texto que iba en contra de los convenios de la Organización Internacional del Trabajo (OIT). Según la CSI, sólo cuatro de los 83 expertos que participaron en el grupo de trabajo que desarrolló el proyecto de norma procedían de las organizaciones de trabajadores.

En todo este proceso, la CSI no está sola ya que tiene el apoyo de las federaciones sindicales internacionales de trabajadores que están siguiendo el desarrollo de la norma y criticando duramente. Llegando, incluso, a cuestionar su elaboración.

La Confederación Sindical Internacional interpreta que el proyecto de ISO 45001 centra demasiada, o casi toda, la responsabilidad en los trabajadores en caso de que ocurra un incidente que afecte a la Seguridad y Salud en el Trabajo, rechazando la gestión y participación de la misma por parte de los propios trabajadores.

Esto se traduce en que la CSI ve a la norma como un sistema que conduce a culpabilizar a los trabajadores.

La Confederación Sindical Internacional (CSI) notificó en un comunicado de prensa que la seguridad fundamentada en el comportamiento no resuelve los problemas relacionados con la Seguridad y Salud en el Trabajo, sino que los rechaza.

No obstante, constataron que el texto del proyecto de ISO-45001 era especialmente complaciente con las organizaciones.

Para sorpresa y disgusto de la OIT, cuando vieron la versión presentada en julio de 2014 del proyecto de norma, se dieron cuenta de que las referencias a la responsabilidad de la empresa en materia de SST habían desaparecido.

Se sorprendieron porque en agosto de 2013, la OIT firmó con la ISO un memorándum de emprendimiento que señalaba que la norma que se elaborase no debía ir en contra de los convenios de la OIT. En estos convenios se estipula que los empleadores deben asegurar la Seguridad y Salud de los Trabajadores.

La OIT firmó con ISO un memorándum para que la norma no fuese en contra de sus convenios
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Esta firma fue la clave para que los expertos comenzaran la elaboración de este estándar.

Según consideró la OIT tras la publicación del primer borrador de la norma ISO 45001, ISO no ha respetado el acuerdo.

Los aspectos que la OIT le reclama a ISO son:

• La promoción del enfoque basado en el comportamiento. Este comportamiento no conforma una gestión responsable de la SST sino un sistema que responsabiliza al trabajador. Este enfoque no dará solución a los problemas de esta materia.
• Descarta cualquier referencia de los trabajadores, siendo éstos para la OIT  la principal parte interesada en la redacción de normas de SST.
• Desplazar la participación de los trabajadores a un encargo secundario.
• El papel de los representantes de los trabajadores. ISO solo lo menciona una vez, añadiendo la frase “cuando proceda”.
• La rescisión de la responsabilidad de que el gerente proporcione seguridad en el trabajo.
• La eliminación  de la referencia a la responsabilidad de la gerencia.
• Transformación de la jerarquía de controles. Se ha suprimido de lo alto de la lista la eliminación de riesgos.
• La alta dirección tendría un control absoluto y ninguna responsabilidad. Este enfoque no es coherente con las leyes de SST ni con las prácticas aceptada de gestión de SST.
• La seguridad fundada en el comportamiento no tiene ningún protagonismo.

Los implicados y entendidos en la materia opinan que este fallo podría solucionarse si hubiera una mayor participación de gobierno, sindicato y la organización en los comités de ISO.

La elaboración de esta norma es un tema delicado pues se trata de una norma que se ocupará de la Seguridad y Salud de los Trabajadores. En caso de una mala elaboración conllevaría a lugares de trabajo poco saludables e inseguros y a la ocurrencia de muchos más accidentes en el lugar de trabajo.

Este contratiempo no significa que se vaya a abandonar el proyecto, aunque los sindicatos van a estar pendientes de todo.

En breves líneas, la norma ISO 45001 pretende establecer los requisitos para implantar un Sistema de Gestión de la SST que ayude a prevenir los riesgos laborales y aquellos relacionados con la salud en las organizaciones, apostando por la mejora continua. Cuando se llegue a la futura publicación del estándar, ésta aglutinará nuevos conceptos como:

-          Contexto de la organización: se refiere a determinar los factores internos y externos que pueden suponer un riesgo para la empresa.

-          Liderazgo: en este apartado aborda el reforzamiento del papel de la alta dirección en el liderazgo del SG, incluyendo aquellos otros como los colaboradores y el personal.

-          Información documentada: se busca el modo de procesar tanta documentación para asegurar la correcta implementación de este proceso.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Hasta que ISO 45001 se publique, la norma estrella para Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo será OHSAS 18001. Si quieres conocer más estándares relacionados con los riesgos y seguridad puedes visitar: https://isotools.org/normas/riesgos-y-seguridad/ISO-45001/

La entrada La norma ISO 45001 queda paralizada tras no alcanzar los suficientes votos se publicó primero en ISOTools Chile.

Norma OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 se puede aplicar en cualquier tipo de empresa, independientemente del sector que sea y el tamaño que tenga. En ocasiones, nos encontramos perdidos a la hora de implantar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y no sabemos por dónde empezar. Desde este post, vamos a describir una secuencia de 10 fases que pueden ayudarnos a poner en marcha este proyecto.

Fase 1: Conformidad de la dirección

En esa fase, la alta dirección será la protagonista de la Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y, por ello, resulta imprescindible que contemos con el compromiso e involucración de la gerencia en la implementación de la norma OHSAS-18001.

Como empresa, debemos tener claro con qué fin se inicia este proceso de implementación de la norma. El objetivo es llevar a cabo un sistema de gestión basado en la OHSAS18001 para lograr la mejora continua de la seguridad y salud en el trabajo.

Fase 2: Plan de Prevención

Antes de la implementación de la norma, si la organización cuenta con un Plan de Prevención se debe analizar para después comprobar si está correctamente instalado o si solo es un documento inservible.

Fase 3: Nombramiento del responsable

La empresa tiene la obligación de designar ciertos miembros de la alta dirección para que gestionen el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Deben tratarse de personas que tengan la suficiente autoridad para poder actuar como les convenga en cualquier situación que se produzca en el desarrollo del sistema.

Sin embargo, la persona nombrada como responsable, en ocasiones, podrá delegar determinados deberes y funciones sin eludir su responsabilidad de dirigir la gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo en la organización.

Fase 4: Comité de implantación

La puesta en marcha del Sistema no debería recaer solo en la figura de una única persona. Es por ello, que se recomienda crear un Comité aunque no sea un requisito propio de la norma. De esta forma, se consigue integrar el funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional según la norma OHSAS 18001 en todos los estamentos.

El fin de este Comité será comprobar la interacción de los procedimientos entre las distintas áreas de la empresa y lo idoneidad de su aplicación.

Fase 5: Manual de gestión, procedimientos, instrucciones y fichas

Aunque no se trate de un requisito de la norma OHSAS-18001, normalmente es necesario elaborar un manual para el desarrollo del sistema de gestión.

Este manual estará formado por instrucciones, procedimientos y/o fichas que deben ser didácticas, aplicables y simples.

Deberá estar disponible y accesible para que cualquier miembro de la empresa pueda consultarlo y se compondrá al menos de:

• Presentación.
• Política de SST.
• Programas y objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Constitución de las funciones y responsabilidades de cada uno de los componentes de la organización.
• Actividades del Plan de Prevención y su programación como evaluación de riesgos, vigilancia de la salud, formación…
• Planificación anual de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Información de las instrucciones y procedimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según la OHSAS-18001.

Las 10 fases para implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
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Fase 6: Formación

En esta fase se pretende que las personas encargadas de realizar las actividades en la empresa estén capacitadas para que las realicen correctamente.

Nos referimos a sesiones de formación tales como: charlas divulgativas a los empleados, cursos para la línea de mando, etc.

Fase 7: Implantación del sistema

Antes de todo, es fundamental, fijar una fecha que sea comunicada a todos los componentes de la empresa y, a partir de ahí, el Comité de Implantación y otros miembros que hayan designado la alta dirección comenzarán a realizar el seguimiento de la aplicación y funcionamiento del Sistema de Gestión.

Este personal elegido deberá portar una solución en caso de que surgiera duda o conflicto.

Fase 8: Auditoría interna

Esta es una de las fases de obligado cumplimiento. Pasaremos a este apartado una vez que el Sistema de Gestión de SST fundamentado en la OHSAS 18001 esté correctamente implantado.

El procedimiento de auditoría interna deberá incluir quién está capacitado para llevar a cabo estas actividades, y las actitudes y aptitudes que deberán tener.

La periodicidad de una auditoria interna deberá ser, por lo menos, una vez al año. Realizada dicha auditoría interna, se generará un informe de auditoría, señalando todos los hallazgos encontrados.

Fase 9: Revisión por la dirección

Tras la finalización de la fase 8, se procederá a mostrar los resultados del informe generado a la alta dirección para que efectúe su revisión, quedando ésta debidamente documentada.

Es aconsejable que la revisión por parte de la dirección sea trimestral aunque en la norma no está especificado como un requisito obligatorio.

Fase 10: Auditoría externa y certificación

Esta última fase es voluntaria y consiste en someter al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo basado en el estándar OHSAS-18001 a una auditoría externa, que será realizada por una organización externa y ajena a la entidad.

La finalidad de la auditoría externa y certificación es la verificación de la correcta implantación del estándar OHSAS 18001.

Este tipo de auditorías se realizan normalmente en dos fases:

• Fase inicial y revisión de la documentación.
• Fase de certificación.

Una vez que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral está certificado, anualmente se ejecutará una auditoría externa de seguimiento, y cada 3 años se llevará a cabo otra auditoría, en este caso, de renovación del certificado.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

Para garantizar la Seguridad y Salud Ocupacional, las organizaciones recurren asiduamente a la norma OHSAS 18001. La preocupación por los riesgos y la seguridad van en incremento, os dejamos un enlace con las normas que pueden ayudar en esta gestión: https://isotools.org/normas/riesgos-y-seguridad/

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