El ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA

La inclusión del ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA organizacional va a ser el aspecto clave a analizar en este artículo. El ciclo PHVA (PDCA son sus siglas en inglés) consiste en un método que persigue elementos relacionados con Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, persiguiendo así la mejora continua y creando una serie de efectos positivos organizacionales en los ámbitos correspondientes.

Además, el enfoque será visto en su aplicación en la implementación de un Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA).

El ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA consta de cuatro fases:

Planificar

El primer paso consiste en definir qué dirección va a seguir la organización y de ello se encargará el responsable del Sistema SSOMA y la Alta Dirección. El establecimiento de esta dirección, plasmada en una política de seguridad y salud y conservación del medio ambiente, es importante porque consiste en una parte integral de la cultura organizacional, de los valores que posee y de qué normas de funcionamiento emplean.

La elaboración de esta política requiere que la organización sea consciente de los potenciales riesgos significativos que debe confrontar y, por tanto, ir asignando a distintas personas roles y tareas propias de la prevención, junto a la comunicación y comprensión de las cuestiones clave y decisiones tomadas.

Este documento no es rígido, ya que debe ir evolucionando con el paso del tiempo y conforme va cambiando también la organización y su contexto. Siempre debe ir en sintonía con la situación actual organizacional.

En este primera fase es cuando se realiza una planificación mediante el establecimiento de unos determinados objetivos y los procesos necesarios que llevan a alcanzar unos resultados vinculados a la política organizacional adoptada. La definición de los diversos parámetros e indicadores de medición y seguimiento son vitales para poder evaluar el proceso y poder saber y valorar si se está yendo en la dirección correcta.

El ciclo PHVA en la implementación de un sistema #SSOMA
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Hacer

Un sistema de gestión eficaz garantiza la seguridad y salud de empleados, clientes y otros actores que intervienen en los diversos procesos organizacionales a la hora de cumplir con las entregas de productos o servicios o la gestión y finalización de proyectos, y siempre teniendo en consideración y cuidando el entorno en el que se opera.

Un objetivo vital de las organizaciones hoy día debe ser la protección de las personas y del medio ambiente, ya que la implementación de sistemas y prácticas que ayuden a conseguir este objetivo es una responsabilidad importante.

En la segunda fase del ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA es cuando se ponen en marcha las acciones y cambios que ayudan a alcanzar los objetivos planificados de la fase anterior.

En la práctica se desarrolla una prueba piloto o escenario que sirva de testeo para observar y corregir los posibles errores a la hora de ejecutar las acciones, obteniéndose así una eficacia muy importante para cuando se aplica la implementación en todos los niveles de la organización.

Para poder cumplir con esta fase del ciclo se necesita que:

• La Dirección de la organización pueda asegurar los recursos para las diversas medidas adoptadas en materia de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
• Gestión del sistema por personas cualificadas y competentes.
• Realización de evaluaciones del riesgo.
• Participación de empleados o representantes en las tomas de decisiones que afecten a la Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente en la ejecución de sus tareas.

Verificar

La medición y control son los pilares claves de esta tercera fase del ciclo PHVA, ya que nos permite valorar la efectividad de las políticas establecidas y de sus mejoras. La necesidad de recibir una información en forma de informes sobre el funcionamiento de los elementos implementados es vital.

Un fuerte y correcto sistema de monitorización permite a la organización tener información del día a día, aspecto que es requerido en situaciones de revisiones formales, ya sean auditorías internas o externas, y ver que ésta es capaz de circular libremente por el sistema implantado hasta llegar a los responsables y a la Dirección, proporcionando un apoyo para la toma de decisiones.

Dentro de esta fase se encuentra la investigación de las causas de los incidentes, accidentes e incluso los «casi accidentes/incidentes» que se hayan producido. Un claro ejemplo podrían ser las enfermedades y cómo pueden afectar a la plantilla en su rendimiento.

Actuar

En la última fase es cuando entra en juego actuar en el caso de que las mediciones arrojen unos resultados que no resulten satisfactorios de acuerdo a los objetivos planteados previamente y a las expectativas. La actuación es necesaria para realizar las correcciones y mejoras pertinentes de forma que se persiga la mejora continua del sistema y la organización.

Software ISOTools Excellence

El software ISOTools Excellence ayuda en gran medida en la implementación y automatización de Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupaciones y Medio Ambiente, además de incorporar y otorgar una serie de funcionalidades y facilidades gracias al diseño de esta herramienta tecnológica que ayudan en la gestión de dichos Sistemas.

Este software se adapta a todo tipo de organizaciones y por ello le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo para cualquier duda que pueda tener.

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ISO 14001  2015

Los negocios con éxito comprenden que el presente garantiza el futuro. El compromiso que se adquiere con respecto a los aspectos ambientales es en este momento, no sólo durante la gestión de los impactos de su organización, sino tomando medidas que gestionen en el presente los impactos que afectan de manera directa a su organización y sus mercados. Es por esto que las organizaciones necesitan gestionar el medio ambiente gracias a la norma ISO 14001 2015.

En la nueva ISO 14001 2015 se actualizan y amplían todos los requisitos para poder establecer, implementar, mantener y mejorar de forma continua el Sistema de Gestión Ambiental en cualquier organización, de forma independiente al tamaño o tipo de organización.

Todas las normas ISO deberán pasar por una revisión de manera periódica según sus propias reglas. A raíz de una importante encuesta que se lleva a cabo a los usuarios de ISO, el comité técnico ha decidido que la revisión era conveniente y se definen todos los objetivos necesarios para mantener la relevancia en el mercado actual y en el futuro:

• Integrar con otros sistemas de gestión
• Facilitar el enfoque integrado de la gestión en las empresas
• Reflejar los entornos cada vez más complejos en los que operan las organizaciones
• Mejorar la capacidad de la organización para abordar los impactos ambientales

¿Por qué adoptar la norma ISO 14001 2015?

Ninguna organización, en la actualidad, se puede permitir el lujo de poner en riesgo la reputación que ha conseguido por hacer caso omiso de la responsabilidad ambiental que tiene.

Gracias a la norma ISO 14001 2015 para la gestión del medio ambiente puede:

• Cumplir de manera sistémica con todas las responsabilidades ambientales con el paso del tiempo.
• Diferenciar su organización y conseguir un mayor número de ventas.
• Mejorar el rendimiento de la empresa según el ahorro de los recursos.

Un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 2015 le ayuda a realizar un seguimiento y una medición con la que se podrá gestionar todos los recursos e impactos ambientales, además se ejecuta una única operación local o un negocio en general. La primera norma para el Sistema de Gestión Ambiental del mundo, le ayudará a identificar y controlar cómo su negocio afecta al medio ambiente y pone en marcha todas las políticas sólidas para preservar sus recursos y ahorrar dinero.

La ISO 14001 2015 facilita:

• Convertirse en un competidor mucho más sólido dentro del mercado.
• Realizar una mejor gestión de los recursos y reducir los residuos, con el consiguiente ahorro económico.
• Cumplir con la legislación vigente, lo que disminuye el riesgo de multas y la publicidad negativa.
• Mejorar la responsabilidad corporativa cumpliendo con todos los requisitos en la cadena de suministro.
• Motivar y comprometer al personal con procesos internos mucho más eficientes.
• Ampliar todas las oportunidades de negocio para demostrar el cumplimiento.

El papel que ocupa las partes interesadas en la nueva ISO 14001 2015 es muy importante, sin embargo, no podemos olvidarnos de otros aspectos fundamentales como es el caso del papel que ocupa el liderazgo, ya que es muy relevante debido a influencia que genera.

Durante este artículo queremos hablar del liderazgo que establece el Sistema de Gestión Ambiental.

¿Cómo se define la alta dirección según la norma ISO 14001 2015?

Para entender lo que nos indica  la norma ISO 14001 2015 al “Liderazgo”, debemos conocer a partir de una definición que nos aporta la norma ISO 14001 2015, la alta dirección.

La alta dirección se define como una persona o grupo de personas que controla y dirige una organización al más alto nivel. Es decir, se trata de una posición desde la que tiene autoridad para delegar en otras personas de las organizaciones y a la vez proporciona todos los recursos necesarios para que se puedan conseguir los objetivos y funcionar de una manera adecuada.

Si tenemos esta definición en mente podemos sumergirnos en el papel que ocupa el liderazgo bajo la norma ISO 14001 2015.

La importancia que tiene el liderazgo en la empresa

Aunque este capítulo es nuevo en la norma ISO 14001 2015, no es del todo desconocido, ya que en la versión de 2004 ya se puede ver la influencia por todo el documento.

Se pretende dar mayor protagonismo a la labor que se realiza por la alta dirección dentro del Sistema de Gestión Ambiental. De esta forma, es necesario obtener una mayor implicación de todos siguiente todos estos pasos:

• Asumir la responsabilidad en la eficiencia del Sistema de Gestión Ambiental.
• Asegurarse que la política y los objetivos se encuentra perfectamente alineados con el contexto y con la dirección estratégica.
• Integrar los diferentes requisitos del sistema en los procesos de negocio.
• Llevar a cabo una eficaz labor de comunicación.
• Establecer una labor de liderazgo y dirección en las personas.
• Apoyar otros roles.
• Promover la mejora continua.
• Se debe asegurar de que el SGA obtiene los resultados esperados.
• Asegurarse de que se dispone de todos los recursos que sean necesarios.

Al ofrecer mayor relevancia en la figura de la alta dirección, también se ha añadido el compromiso.

Sin embargo, el matiz que podemos destacar es la inclusión de la palabra y el concepto de liderazgo de manera que la alta dirección no sólo deber ser el jefe, sino un líder, es decir una persona que guíe el compromiso de la organización con respecto al Sistema de Gestión Ambiental desde su puesto a todo el personal, que dirija y ofrezca apoyo a todos los empleados de la organización para que se puedan conseguir las metas marcadas y los resultados previstos, que comunique la importancia de una eficiente gestión ambiental y que de apoyo a otras personas con funciones intermedias para que, a su vez, puedan aplicar el liderazgo en sus funciones, áreas o procesos, entre otros aspectos como puede ser la motivación.

Software ISO 14001

El Software ISOTools Excellence posibilita automatizar, gestionar y controlar el Sistema de Gestión Ambiental de una manera eficaz y eficiente. Resuelve de manera muy completa los requisitos de la norma ISO 14001. Además, pone a disposición del cliente la herramienta necesaria para ofrecer una mejora continua en su gestión de procesos, con el consiguiente incremento de sus beneficios a corto plazo.

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ISO 14001 2015

Realizar la implantación del estándar internacional ISO 14001 2015 supone que la organización cuente con una herramienta sencilla, eficiente y muy potente que la ayudará a evitar la generación de acciones negativas para el medio ambientey así mejorar el desempeño en términos económicos de las cuestiones ambientales.

Es algo que lleva a cabo la dirección de la empresa para poder reducir los impactos ambientales que ocasiona y los costos que se asocian a los riesgos ambientales. No se pretende burocratizar la cuestión ambiental en la organización, sinoestablecer una herramienta para mejorar la administración de los diferentes recursos que utiliza.

Implementación

Para realizar una adecuada implantación de forma simple, rápida y segura para establecer, implementar y certificar un Sistema de Gestión Ambiental según la ISO 14001 2015 se deben llevar a cabo los siguientes pasos:

• Definir todas las responsabilidades en cuanto a la gestión ambiental.
• Establecer y comunicar la política ambiental, además de declarar el compromiso de la organización en cuanto al desempeño ambiental. La política debe ser coherente y consistente con la estrategia general de la organización.
• Identificar los diferentes aspectos ambientales de su organización, productos y servicios.
• Relevar el marco legal y reglamentario, además de que se aplican de manera precisa.
• Evaluar los impactos ambientales correspondientes de las actividades y reconocer todos los aspectos significativos que se basan en la política ambiental adoptada por la empresa.
• Definir e implementar los procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001 2015, además de los específicos según las actividades que se llevan a cabo en la empresa.
• Seleccionar los diferentes indicadores clave para realizar el desempeño de los procesos, además de la metodología durante la medición de los mismos.
• Implantar de manera efectiva todos los procesos que se han definido.
• Monitorear la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental según los indicadores clave que han sido seleccionados y se deben aplicar las técnicas estadísticas.
• Seleccionar los indicadores clave del desempeño en los diferentes procesos, además de la forma en la que se miden.
• Implantar de forma eficaz todos los procesos definitivos.
• Monitorear la eficiencia del Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001 2015 mediante los indicadores clave y la aplicación de las técnicas estadísticas.
• Aplicar las acciones correctivas basadas en el análisis de los resultados y las acciones preventivas que se basan en la política ambiental.

Para implementar la #ISO14001 2015 se deben llevar a cabo diferentes pasos sencillos
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Todos los pasos deben ser realizados por personal especializado que tenga experiencia en temas ambientales, o al menos que se encuentra dirigido por expertos en la material. La implantación del Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001 2015 no establece los cambios significativos en la organización, sino que ayuda a realizar la gestión general. A diferencia de lo que acontece con los Sistemas de Gestión de Calidad, que impactan en el corazón del negocio o actividad de la organización, la cuestión ambiental es en la mayoría de casos una cuestión operativa muy importante.

Organizaciones ya certificadas con la norma ISO 14001

Para una organización que ya cuenta con la certificación en ISO 14001 2004 es importante pensar como realizará la transición a la nueva ISO 14001 2015, sabiendo que dispone de tres años para realizarla, desde su publicación.

Lo que debe hacer durante los próximos meses será que emprenda un análisis de las deficiencias en profundidad y utilizar los resultados para analizar cómo los cambios en la norma ISO 14001 2015 afectan al Sistema de Gestión Ambiental actual.

Muchas organizaciones que se encuentran certificadas apreciarán de forma rápida que la norma ISO 14001 2015 se centra en los procesos, más que en los procedimientos. De esta forma, la norma ISO 14001 2015 presenta menos requisitos preceptivos que las ediciones anteriores. Sin embargo, todavía solicita a la empresa que sea capaz de demostrar el control. Por lo que es necesario demostrar que ha identificado todos los riesgos que se encuentran asociados a factores ambientales que se ven afectados por las actividades que realiza la organización y por lo que se ve afectada ella misma, además deberá controlar todos los resultados ambientales que se obtienen. Los riesgos pueden ser clasificados como positivos o negativos.

La nueva ISO 14001 2015 puede relacionarse con frustración a corto plazo, que puede ser compensada al comprobar las ganancias a largo plazo. Se quiere garantizar que el Sistema de Gestión Ambiental se puede integrar con otras normas ISO, es decir, en los nuevos sistemas de gestión serán mucho más consistentes y se ajustan mucho más a la norma ISO 14001 2015.

La norma ISO 14001 2004 es todavía válida y las organizaciones se pueden beneficiar de su implementación. La certificación de la norma ISO 14001 2004 se permite durante un período de tiempo después de que ha sido publicada la norma ISO 14001 2015.

Desde el momento en el que se publicó la norma ISO 14001 2015 comenzó el periodo de transición para ajustar su Sistema de Gestión Ambiental a los requisitos que establece la nueva norma.

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El Software ISOTools Excellence ayuda a las organizaciones ofreciéndole facilidades en la evaluación y monitorización de forma automática de los aspectos ambientales, objetivos y riesgos.

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ISO 14001

Con la finalidad de que las organizaciones conozcan los cambios y novedades más importantes en la nueva versión ISO 14001:2015, ISOTools Excellence ha editado un e-book gratuito “ISO 14001:2015 Cambios y novedades”

En este e-book se hablarán de temas como el alcance de la revisión, la historia de la ISO 14001, el proceso de revisión, el Anexo SL (Estructura de Alto Nivel), los cambios clave ISO 14001:2004 vs ISO 14001:2015 y la transición a ISO 14001:2015.

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Para las organizaciones de ámbito público y  privado, la ISO 14001 es un estándar a nivel internacional que permite la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental, para que de este modo, dichas organizaciones puedan realizar un control efectivo de los impactos que generan sus actividades sobre el medio hasta tal punto que sea posible minimizarlos o eliminarlos.

Con esta norma, las organizaciones garantizan un nivel de sostenibilidad elevado, además de un desarrollo y uso de tecnologías respetuosas con el medio y con la legislación ambiental.

En estos momentos, la ISO 14001 se encuentran en revisión y su publicación está prevista a finales del año 2015. Esta nueva versión de la norma está ocasionando grandes dudas por parte de las organizaciones que ya cuentan con la certificación en su versión 2004.

De lo que se conoce hasta el momento según los borradores publicados, la revisión se centra en 25 recomendaciones, entre los que señalamos:

• Incluir ciertos principios de la norma ISO 26000 “Responsabilidad social”, para lograr  una aproximación entre la gestión ambiental y la responsabilidad social tendría que tener la alta dirección.
• Reflexionar sobre el concepto de demostración del compromiso del cumplimiento de la ley.
• Reforzar la relación entre la gestión ambiental y la actividad principal de una organización. Lo que permitiría un incremento de la interacción entre productos y servicios.
• Contribuir una disposición más clara en el Anexo A, evitando interpretaciones erróneas de los requisitos.
• Incorporar el concepto de ciclo de vida con más fuerza y claridad para mejorar la comprensión del estándar a los usuarios y explicar detalladamente la identificación y evaluación de los aspectos ambientales vinculados con los servicios y productos.
• Con el concepto de cadena de valor, ocurriría lo mismo. En la nueva versión, también se valorará el impacto producido desde el entorno hacia las organizaciones.

La nueva versión ISO 14001:2015 surge tras los cambios ambientales que vienen ocurriendo día a día la sociedad, con motivo de la escasez de recursos naturales y desastres ecológicos motivados por la actividad industrial desarrollada en los últimos tiempos.

El objetivo final de la ISO 14001 es lograr que las organizaciones consideren por sí mismas el efecto positivo que origina implantar un Sistema de Gestión Ambiental en sus organizaciones.

La revisión de la norma ISO 14001 se ha llevado a cabo considerando ciertos principios, los cuales establecen dicha actualización:

• Asegurar el mantenimiento y mejora de los requisitos básicos del estandar  ISO 14001:2004.
• Proceder a la actualización de la nueva versión en función de los requisitos y orientaciones de aplicación que han sido aprobadas por el comité ISO/TMB 2012 en coherencia con el Anexo SL.
• Considerar el documento “Future Challenges for EMS” (Retos Futuros de la Gestión Ambiental), que fue aprobado en el año 2010 por el comité TC 207 SC1.

Esperamos que este e-book gratuito sea de interés y aporte un valor añadido a vuestros conocimientos.

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ISO 14001

La persona que se encargará de realizar las labores de gestión ambiental, se enfrentará a las dudas que se generan sobre porque se necesita implementar en su empresa un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001.

Aunque la respuesta pueda resultar evidente, genera una gran mejora frente a la competencia. Los beneficios que se pueden esperar de la actuación ambiental mejorada es:

• Ahorro de costes
• Incremento de eficacia
• Mayores oportunidades de mercado
• Cumplimiento de la legislación y la regulación ambiental
• Cumplir las exigencias de los clientes
• Mejora la relaciones con terceros

Software para Sistema de Gestión Ambiental

Si te encuentras interesado en obtener más información sobre las características del Sistema de Gestión Ambiental puede visitar el siguiente enlace:

https://isotools.org/normas/medio-ambiente/

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ISO 14001

Cuando una organización implementa un Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO 14001, debe tomar la última decisión de certificarlo ya que para ello, la organización debe solicitar la certificación al organismo acreditado para tal fin.

En el momento en el que se ha seleccionado a la empresa certificadora, la organización debe definir un plan de alcance de la certificación solicitada, es decir, debe exponer el conjunto de actividades específicas que realiza durante los emplazamientos de la organización y bajo una gerencia muy bien definida.

Igualmente, la organización tiene que comprometerse con la empresa certificadora a la hora de aprobar las medidas que hagan falta para que se pueda desarrollar la pertinente evaluación y utilizar la certificación que consiga de acuerdo con lo que establezca el certificador.

Es importante también que la organización que solicita la auditoría facilite todos los datos requeridos por el certificador. Por ello, antes de efectuar la auditoría de certificación, la empresa certificadora tiene que ser consciente de:

• Los datos generales que hacen referencia a la empresa corporativa, es decir, el nombre, recursos humanos y técnicos, dirección, etc.
• La estructura general y el alcance del Sistema de Gestión Ambiental a certificar.
• Documentación de los elementos fundamentales del Sistema de Gestión Ambiental (manual, procedimientos y otros documentos).

Cuando la documentación necesaria se encuentra en conocimiento de la empresa certificadora, ésta gestionará un plan de actividades de análisis y comunicará al solicitante la relación de miembros que conformarán al equipo auditor para que éste muestre su conformidad.

La organización certificadora tiene que designar un equipo auditor competente para analizar toda la documentación recogida del solicitante y para desarrollar la auditoria en su nombre. La empresa de certificación en el momento de designar el equipo auditor debe asegurarse de que disponen de las competencias técnicas para poder desempeñar su tarea de la mejor forma posible y que no presente ningún interés que pueda modificar su criterio y proceder de un modo parcial y diferenciador.

La misión del equipo auditor, durante todo el proceso de auditoría, es examinar la estructura de la organización, los procedimientos de la misma y la política ambiental ya que deben confirmar que cumples con todos los requisitos aplicables dentro del alcance de la certificación y comprobar, de este modo, que los procedimientos se encuentran establecidos y permiten tener la confianza necesaria en su Sistema de Gestión Ambiental.

La auditoría ISO 14001

Para desarrollar la auditoría de certificación del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001 se suele dividir en dos fases:

Fase I

Por lo general, esta fase no se lleva a cabo en las propias instalaciones de la empresa solicitante ya que durante su ejecución se realizan principalmente funciones de revisión de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental.

Cuando se inicia esta fase, el solicitante entregará toda la documentación relacionada con el Sistema de Gestión Ambiental a la entidad certificadora para que ésta pueda reflexionarla con detenimiento.

La revisión llevada a cabo por la empresa de certificación se encuentra encaminada a asegurar que el solicitante se ha identificado y evaluado todos sus aspectos ambientales de una forma adecuada, que posee de todas las licencias y permisos de carácter ambiental necesarios, el diseño de sus Sistema de Gestión Ambiental satisface su política ambiental, que ha realizado una auditoría interna y las revisiones por la gerencia se han realizado correctamente y responde a las comunicaciones importantes de las partes externas interesadas.

Dependiendo de la empresa certificadora, durante esta primera fase pueden ser exigidos todos los registros las No Conformidades del sistema y registros de las revisiones por la dirección o de comunicaciones, para su evaluación detallada, aunque por lo general suele llevarse a cabo la Fase II.

Fase II

El objetivo principal de esta etapa es identificar y recoger toda la información necesaria para realizar la auditoría y confirmar que el Sistema de Gestión Ambiental se encuentra conforme con todos los requisitos de la norma y se alcanzan los objetivos derivados de la política de la empresa.

En esta etapa se tiene que realizar obligatoriamente en las instalaciones del solicitante y se analizará la implementación de todos los elementos de la norma, con excepción de los que ya se encuentren completamente auditados y de una forma satisfactoria durante la Fase I.

El equipo auditor, después de una reunión inicial, visitará las instalaciones y centrará sus investigaciones en los siguientes aspectos:

• Reconocer los aspectos ambientales y la posterior determinación de su importancia.
• Métodos que aseguran el cumplimiento con los requisitos legales y otros suscritos por la organización.
• Las metas y objetivos derivados del proceso de evaluación.
• El control operacional.
• La medición, seguimiento, información de resultados y la revisión frente a los objetivos y metas fijados.
• Determinar y analizar las no conformidades y la puesta en práctica de acciones preventivas y correctivas.
• Auditoría interna y revisión por la gerencia.
• Compromiso de la dirección con la política ambiental.
• Relacionar la política, los aspectos ambientales y sus impactos asociados, objetivos y metas, responsabilidades, programas, procedimientos, resultados de la actuación, auditorías internas y revisiones.

Una vez finalizada la auditoria in situ, el equipo auditor tiene que mantener una reunión con la alta dirección de la organización antes de abandonar sus instalaciones. En esta reunión, se comentará o se dejará por escrito todos los resultados de la auditoría en lo que se refiere al cumplimiento por parte de la organización que formule las preguntas que crea oportunas sobre los criterios y las conclusiones en los que se basa el equipo auditor.

Terminado el proceso de auditoría in situ, el equipo auditor tiene que hacer entrega a la entidad de certificación un informe donde se recojan todos los hallazgos referentes al cumplimiento por parte de la organización de todos los requisitos de la certificación.

Sistema de Gestión Ambiental

Aunque no es obligatorio, la certificación ISO 14001 para el Sistema de Gestión Ambiental de la organización es un elemento diferenciador que permite distinguir a una empresa de un sector de su competencia.

Para saber más sobre los Sistemas de Gestión Ambientales puedes visitar: https://isotools.org/normas/medio-ambiente/

La entrada ISO 14001: Procesos para la gestión de una auditoría de certificación se publicó primero en ISOTools Chile.

ISO 14001

Un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001, facilita que una organización controle todas sus actividades, servicios y productos que pueden causar algún impacto sobre el medio ambiente, además ayuda a minimizar todos los impactos ambientales que generan su operación.

La Gestión Ambiental es una herramienta que permite que se controles todos los aspectos que pueden minimizar e incluso eliminar todos los impactos que generen las actividades llevadas a cabo por la organización.

Los Sistemas de Gestión Ambiental pueden ser de dos tipos:

• Formales (ISO14001)
• Normalizados (EMAS)
• Informales: realizando un programa interno con el que se consiga reducir los desechos, o bien los medios no documentados mediante los que la organización gestiona la interacción que tiene con el medio ambiente.

Software para SGA

Si estás interesado en obtener más información sobre los diferentes Sistemas de Gestión que se encuentran relacionados con el medio ambiente puede visitar el siguiente enlace:

https://isotools.org/normas/medio-ambiente/

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Norma ISO 14001

La norma ISO 14001 proporciona todos los requisitos necesarios con el fin de implantar un  Sistema de Gestión Ambiental de manera satisfactoria, entre ellos podemos encontrar, la auditoría interna, la revisión por la dirección y el control de riesgos.

Control de riesgos

La organización debe definir las actuaciones que va a llevar a cabo para identificar, conservar y eliminar la totalidad de registros que demuestran la conformidad respecto a los requisitos de la norma ISO14001 y su Sistema de Gestión Ambiental.

Normalmente los registros se buscan como documentos de todo tipo. La acción que produce la evidencia del cumplimiento de algún requisito que genera la norma ISO-14001 del Sistema de Gestión Medioambiental se tiene que generar en un registro nuevo.

Si la entidad ya ha implantado adecuadamente el Sistema de Gestión Ambiental, a lo largo de la elaboración de los distintos procedimientos que llevan a cabo cada capítulo del manual de gestión ambiental, se añaden dentro del punto referido a los registros. La totalidad de registros junto con toda la información que la organización crea conveniente, tienen que tener un control que asegure el cumplimiento del apartado de la norma ISO14001.

La empresa, contiene distintos procedimientos redactados en los que se especifica cómo se tiene que dar respuesta a la identificación, recuperación, conservación, protección, el tiempo que tiene que estar archivada y la disposición de los registros del Sistema de Gestión Ambiental.

La sistemática general es que los registros tienen que mantenerse a lo largo de un periodo de tiempo no inferior a tres años, como requisito para la certificación ISO 14001, o a lo largo de un periodo superior a estos tres años en el supuesto de que haya algún requisito legal aplicable ha dicho registro (por ejemplo, los documentos ligados con el control y el seguimiento de los residuos peligrosos tiene que estar archivados durante cinco años).

Auditoría interna

La organización debe diseñar distintos programas que evalúen de manera periódica el funcionamiento, la eficacia en el seno del Sistema de Gestión Ambiental y la adecuación de los requisitos producidos por la norma ISO 14001.

La auditoría interna es un proceso independiente, documentado y sistémico con el que se obtienen evidencias y se evalúan de una manera objetiva para determinar así el nivel de cumplimiento de todos los criterios en los que se fundamenta el Sistema de Gestión Ambiental obtenido por la entidad.

La empresa es la encargad de garantizar las auditorías periódicamente, debe definir cuál será el alcance y el método de auditoría que será el conveniente para determinar si el SGA cumple con todos los requisitos de la norma ISO-14001 y se encuentra adecuadamente implantado, incluso tiene que informar, en todo momento, acerca de los resultados obtenidos tras la auditoría a la alta dirección de la empresa.

El Sistema de Gestión Ambiental, para llevar a cabo las auditorías, se tiene que encontrar en un grado avanzado en la implantación, esto es, que haya superado la fase de diseño, siendo capaz la organización de utilizar o requerir listas de comparación, entrevistas personales con los distintos trabajadores de la entidad, cuente con documentación del SGA, política ambiental, registros de datos, etc.

¿Cómo elaborar los procedimientos para una auditoría?
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La entidad tiene que elaborar distintos procedimientos de auditoría en el que se tienen que determinar de forma clara todos los requerimientos necesarios para la cualificación del auditor o auditores, las personas responsables, la planificación, preparación y realización de las auditorías, así como  de su conservación y comunicación de los resultados obtenidos de dichas auditorías.

El Sistema de Gestión Medioambiental fundamentado en la norma ISO14001 tiene que ser objeto de la auditoría en su totalidad, aunque se puede llevar a cabo por partes, esto es, dividiendo la empresa en distintas parcelas y auditando por separado los diferentes aspectos y la gestión.

En el momento en el que se define el alcance de la auditoría, la entidad puede determinar cuáles serán los emplazamientos, los elementos del sistema o las actividades que considere oportunas.

Como mínimo ha de realizarse una auditoría al año, aunque no hay una frecuencia fija para llevarla a cabo, debiendo encontrarse perfectamente definida por la entidad en función a los resultados de auditorías anteriores o del grado de control existente acerca de los distintos aspectos ambientales y el grado de implantación de la totalidad del Sistema de Gestión Ambiental.

A lo largo del proceso de selección de los auditores, la entidad tiene que optar por llevar a cabo la auditoría con el personal de la misma empresa, por lo que para garantizar la objetividad y la imparcialidad a lo largo de todo el proceso, este tiene que estar libre de responsabilidades a lo largo de su actividad como auditor. Sin embargo, si la empresa decide optar por contratar a personal de fuera de la entidad, auditores externos, estos tendrán que tener las competencias oportunas y poder llevar a cabo la auditoría de manera imparcial y objetiva.

Para llevar a cabo una auditoría interna se pueden utilizar personal de la misma entidad o se puede contratar a personal ajeno a ésta. En cambio, para generar una auditoría externa debe ser realizada siempre por personas ajenas a la entidad y se les denomina como auditores externos.

Con el fin de apoyar a las entidades en el momento de realizar auditorías pueden consultar la norma ISO 19011 “Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental”.

Revisión por la dirección

La dirección de la empresa tiene que evaluar la efectividad y el acondicionamiento del SGA a las necesidades de la entidad y modificarlo si fuera necesario.

La dirección puede recopilar la información requerida desde el punto de vista del funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental, para poder revisarlo a lo largo de intervalos planificados y garantizar su adecuada implementación. La información más significativa puede venir dada por las auditorías, las evaluaciones de cumplimiento legal y otros requisitos, el cumplimiento de los objetivos y las metas, las comunicaciones externas, el estado de mantenimiento de las acciones correctivas y preventivas, etc.

La realización de la revisión por la dirección por parte de la gerencia de la empresa tiene que contemplar la totalidad del Sistema de Gestión Ambiental y tiene que llevarse a cabo en distintos periodos de tiempo. La frecuencia de revisión del sistema tiene que contar con una periodicidad, la cual de estar previamente establecida y documentada.

Una vez finalizada la revisión, se procede a la obtención de conclusiones y líneas de mejora dentro del mismo Sistema de Gestión Ambiental basado en la ISO 14001. Si la gerencia de la empresa lo considera oportuno, podrá llevar a cabo cambios dentro del SGA. La revisión por la dirección se convierte en uno de los mecanismos clave a lo largo del proceso de mejora continua.

La organización tiene que mantener archivados la totalidad de los registros que proporcionen evidencia de la realización de la revisión por la dirección.

Sistema de Gestión Ambiental

En este artículo hemos hablado sobre la norma ISO 14001 para un Sistema de Gestión Ambiental, si quieres saber más sobre normas relacionadas con el medio ambiente puedes visitar: https://isotools.org/normas/medio-ambiente/

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ISO 14001

En este texto vamos a hablar sobre el procedimiento desarrollado por la empresa para realizar la verificación de la norma ISO 14001 a la hora de implantar un Sistema de Gestión Ambiental.

Seguimiento y medición

El objetivo que se persigue con la verificación en la norma ISO14001 a la hora de implementar un Sistema de Gestión Ambiental es la instauración de todos los procedimientos necesarios para poder medir, de forma segura y regular, todas las características que existen en las actividades y operaciones que puedan generar un impacto negativo sobre el medio ambiente. Además, se intenta fijar las normas que tienen que cumplirse para llevar a cabo la calibración y el mantenimiento de los distintos equipos de medición con los que cuenta la empresa.

Los procesos de medición con los que cuenta la empresa deben reunir los suficientes parámetros para que sea fiable el seguimiento del cumplimiento de la legislación y el proceso de mejora continua.

La empresa desarrolla uno o varios procedimientos en los que se deben contemplar todas las variables clave de las distintas actividades relacionadas con el correcto funcionamiento y los aspectos significativos de todas las instalaciones. Además, el proceso de medición y seguimiento debe quedar contemplado con el acondicionamiento de todos los controles operacionales que se llevan a cabo gracias a los aspectos significativos, es decir, el estado de las metas ambientales, los objetivos y el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

La entidad o empresa es la encargada de elaborar los documentos que controlen el proceso de calibración y mantenimiento de los equipos de medida relacionados con las actividades que están sujetas a los procesos de seguimiento y medición. Los documentos especifican la periodicidad de los seguimientos, las mediciones y las calibraciones, además de la metodología empleada para llevarlas a cabo y los responsables de dichos procedimientos que deberán realizar un informe final. El periodo de tiempo en que se deben realizar los seguimientos y las mediciones debe ser coherente con los requisitos legales que se les pueden aplicar.

Los registros obtenidos por las empresas durante el proceso de seguimiento y medición de la norma ISO14001 deben incluir siempre el resultado de las mediciones y de las calibraciones que, en su caso, deberán contener como mínimo la calibración del equipo, la incertidumbre de las medidas realizadas y la identificación inequívoca del equipo utilizado para llevar a cabo la medición.

Cuando la empresa utiliza sus propios medios para llevar a cabo la medida y el registro debe contener, además, todos los datos de su trazabilidad y los patrones aceptados.

Si las medidas se realizan por parte de las entidades acreditadas tiene que obtenerse una evidencia de la acreditación para poder realizar análisis contrastados en todo momento. Por lo que en este caso, se toma por bueno el procedimiento de calibración y la trazabilidad de todos los patrones para llevar a cabo el análisis para lo que está acreditada la empresa.

Los registros que se obtienen se utilizarán en la empresa para poder identificar los diferentes indicadores de comportamiento y usarlos a la hora de implementar las acciones correctivas y preventivas impuestas por la norma ISO-14001, estimando el cumplimiento de los objetivos y las metas del Sistema de Gestión Ambiental. Además podrán conocer si está mejorando el desempeño ambiental de la organización.

Evaluación del cumplimiento legal

La organización tiene que llevar a cabo diferentes procedimientos para poder demostrar que cumple irrefutablemente con el compromiso de cumplir con todos los requisitos legales y otros requisitos legales que les son aplicables.

La empresa debe realizar evaluaciones cada cierto tiempo con el fin de mantener todos sus registros actualizados con los resultados que va obteniendo.

La evaluación del cumplimiento legal guarda mucha similitud en la norma ISO 14001 con el seguimiento y la medición, aunque se establecen necesidades diferenciadas en cada procedimiento para cada requisito que puede encontrarse documentado o no.

Cuando los procedimientos de seguimiento y medición de la ISO 14001, se encuentran relacionados con los requisitos legales u otros requisitos, la empresa tendrá que poner especial atención en demostrar que cumplen todos los requisitos. Para ellos, se puede editar un formato que contenga toda la lista de requisitos legales y otros requisitos y contemplar todos los indicadores que te dicen cuándo, dónde y quién los ha verificado.

Cómo hacer el seguimiento y medición de un Sistemas de Gestión Ambiental
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No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva

La organización tiene que establecer una sistemática que le facilite la identificación, la comunicación y la gestión adecuada de todos los fallos reales que se producen en el Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001, además de aplicar las acciones preventivas o correctivas, según sea el caso, para evitar o corregir los fallos potenciales.

Una No Conformidad se puede entender como todo tipo de incumplimiento de lo exigido por cualquiera de los requisitos que genera el Sistema de Gestión Ambiental o que infrinja los principios en los que nos basamos.

La forma de actuar ante una No Conformidad es la siguiente: la organización debe poner remedio a todos los daños ambientales producidos, además deberá solucionar las causas que generaron dicho daño (Acción Correctiva) y si es posible se debe evitar que tal situación se produzca nuevamente (Acción Preventiva).

La empresa tiene que disponer de uno o varios procedimientos escritos donde se describe el origen y la detección de las No Conformidad, el tratamiento que se les debe dar, y los análisis y las resoluciones de las no conformidades.

Una vez realizado esto, la empresa puede establecer las Acción Correctiva y Acción Preventiva que estime oportunas, además de realizar el seguimiento necesario para comprobar la eficacia y comunicarla.

Además, el registro de evidencias  se debe mantener ya que demuestra el cumplimiento de las pautas descritas.

Sistema de Gestión Ambiental

Los Sistemas de Gestión Ambiental implantados bajo los requisitos generados por la norma ISO14001 se pueden certificar a través de entidades certificadoras. No olvides que hay otras normas sobre medio ambiente y puedes saber más sobre ellas visitando:

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ISO 14001

La norma ISO 14001 nos presenta una serie de requisitos que deben ser cumplidos para poder implantar el Sistema de Gestión Ambiental en nuestra organización. Durante este post vamos a ver algunos de dichos requisitos.

Cuando ya tenemos identificados y evaluados todos los aspectos ambientales que se encuentran asociados de alguna forma a la actividad, los productos o los servicios que presta la organización y se debe tener en cuenta los requisitos legales que se deben aplicar, la norma propone el establecimiento y mantenimiento de la documentación que contemplan los objetivos y las metas ambientales planteados por la organización.

Si estás interesado en obtener más información sobre los diferentes Sistemas de Gestión que se encuentran relacionados con el medio ambiente puede visitar el siguiente enlace:

https://isotools.org/normas/medio-ambiente/

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