La baja calidad de los productos o servicios en las organizaciones representa un coste que, según estudios realizados por la Sociedad Americana para la Calidad, llega a representar hasta el 15 % de los ingresos. Reducir el coste de la Calidad está justificado por la alta competitividad en los mercados globalizados, sin embargo, no siempre las organizaciones están preparadas para hacerlo.

Eliminar defectos, retirar productos defectuosos, rediseñarlos o sacarlos de la línea de producción, son acciones que impactan en forma sensible la productividad y las ganancias.

El aumento del número de organizaciones que se certifican en la norma de calidad ISO 9001:2015 hace que muchas de ellas adopten un enfoque sistemático destinado a reducir el coste de la Calidad.  El primer paso, es utilizar herramientas para automatizar la Gestión de la Calidad, lo cual genera ahorros importantes en muchas áreas.

Pero no es la única forma. Veamos otras maneras con las que podemos reducir el coste de la Calidad:

Cómo reducir el coste de la Calidad

Resolución de eventos ágil y rápida

Abordar eventos adversos que afecten la calidad, antes de que se conviertan en problemas endémicos, es una forma de reducir el coste de la calidad. La historia nos muestra casos de retiros masivos de productos en los últimos años, que han representado un alto coste para las organizaciones que se han visto obligadas a tomar estas acciones. Toyota, el gigante automotriz japonés, fue protagonista de una de ellas en el año 2016.

Se trata de eventos que no fueron tratados en forma eficientes desde el inicio. Pero ¿Cómo un SGC puede resolver estos problemas?

1. Automatizar el proceso de acción correctiva y preventiva, examinando la causa raíz del problema, las acciones realizadas y el seguimiento que indica el SGC, garantiza que los problemas no se desborden y produzcan resultados onerosos para la organización.
2. La automatización nos permite priorizar los problemas que debemos atender primero. Se trata de una lista de capas, basada en el riesgo, lo que permite priorizar las acciones evitando costosas demoras.
3. Automatizar ofrece visibilidad total, que, a su vez, permite identificar los orígenes del problema. Una herramienta software de gestión de sistemas de calidad, integra múltiples fuentes de datos en todas las áreas de la organización, que van desde la producción hasta la gestión de proveedores. A mayor visibilidad, mayor oportunidad de encontrar en forma rápida los problemas y sus orígenes.

Gestión de cambios simplificada

La capacidad que tiene una organización para evolucionar, hace que pueda conservar una posición de liderazgo en el mercado. Desde luego, los cambios implican costes altos, lo que puede disminuir la capacidad de la organización para adaptarse al cambio.

Los cambios generan incertidumbre. El Sistema de Gestión de la Calidad, ofrece herramientas apropiadas para el tratamiento de esta incertidumbre, que, de una u otra forma implica asumir riesgos.

El SGC reduce la incertidumbre que involucra el cambio, haciendo seguimiento a los costes, analizando los riesgos asociados con las diferentes opciones y ayudando a planificar procedimientos y procesos, de forma simple.

Un Sistema de Gestión de la Calidad, por ejemplo, puede simplificar las cosas al vincular procesos relacionados, como entrenamiento de empleados y control de documentos.

Disminuir errores por parte de los operadores

La gestión de la calidad no permite desestimar el factor humano. El sistema de producción más sofisticado y automatizado del mundo, puede presentar fallas de calidad, si un ser humano, por pocos que sean, comete un error.

El SGC permite optimizar la capacitación y la formación de los empleados, garantizando que un operador tenga las competencias necesarias para ocupar una plaza en determinada ubicación, departamento o función. Así como que pueda conocer los procedimientos y normas de seguridad para llevar a cabo su labor.

Reducción continua del riesgo

La gestión efectiva del riesgo, es fundamental para reducir el coste de la Calidad. El SGC permite construir herramientas adecuadas para el tratamiento del riesgo en cualquier etapa del proceso, incluyendo matrices, árboles de decisión y análisis del riesgo.

Dentro de esas herramientas, vale la pena destacar la gestión de auditoría. Las auditorías generan un volumen de datos importante, que, a menudo, conducen a una lista de acciones potenciales a seguir. EL SGC muestra claramente qué elementos implican un alto riesgo y cuáles de ellos contribuyen en mayor proporción a disminuir los costes de la calidad.

Si es de su interés este tema, y desea conocer más sobre el software ISOTools Excellence,  le invitamos a que contacte a uno de nuestros consultores, para recibir asesoramiento personalizado.

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¿Usted efectúa una buena gestión de proveedores en su organización? Si su respuesta es NO, debe prestar mucha atención a este post. La gestión de proveedores es tan importante y estratégica en cualquier organización, que permite victorias significativas que se traducen en aumento de la calidad y ahorros significativos de tiempo y dinero.

Gracias a ello, una organización puede obtener ventajas competitivas, y tiene más posibilidades de destacarse en el mercado, ofreciendo precios más atractivos a sus clientes y productos de gran calidad.

Dentro de este contexto, en esta entrada veremos la importancia de mejorar la gestión de proveedores y encontraremos algunas recomendaciones sobre cómo lograrlo dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad.

Gestión de proveedores – Su importancia

En un mercado altamente competitivo, las organizaciones necesitan exhibir diferenciales para destacarse de sus competidores. Una forma de hacerlo es mejorando la gestión de sus proveedores. En general este proceso implica la selección, evaluación y aprobación de los proveedores, así como el mantenimiento de un registro actualizado que sirva como referencia para la supervisión, calificación y habilitación de ellos en forma periódica.

Cuando este proceso se realiza de manera eficiente, el resultado es el aumento de la ventaja competitiva de la organización, ya que logra ofrecer productos de calidad en el plazo y a los precios requeridos por el consumidor.

Estas, que son razones de peso para adoptar una adecuada gestión de proveedores, deberían bastar para demostrar la importancia del tema. Sin embargo, hay otros beneficios que debemos tener en cuenta:

• Aumento del valor relativo de los productos adquiridos a menor precio.
• Facilidad de llegar a otros mercados en otros países, como consecuencia de los procesos de globalización.
• Poder ofrecer precios competitivos para productos y servicios.
• Resistir el impacto de cambios tecnológicos crecientes, que traen modificaciones en la forma de llevar a cabo los procesos.

Esto significa que una organización que no selecciona ni gestiona sus proveedores, tiene más dificultades para destacarse en el mercado y ofrecer un producto competitivo. Pero, regresando a nuestra pregunta inicial ¿cómo mejorar la gestión de proveedores en el Sistema de Gestión de la Calidad?… La evaluación y la homologación de proveedores son las claves. Veamos como:

Mejorar la gestión de proveedores en el Sistema de Gestión de la Calidad

El proceso de evaluación pasa por la selección, de acuerdo con criterios básicos y específicos: calidad, tiempo de entrega y precio.

El proveedor debe reunir estos tres requisitos para ofrecer un producto competitivo. La calidad, por supuesto, ocupa el primer lugar. ¿Cómo la determinamos?… aunque existen muchos factores técnicos, la acreditación en la norma ISO 9001:2015 es un excelente punto de partida.

Pero en términos específicos, la evaluación de los proveedores implica la consideración de algunos elementos fundamentales:

• La habilidad técnica: el proveedor debe proporcionar el producto deseado con las especificaciones técnicas requeridas.
• Capacidad de producción: la producción debe cumplir con las especificaciones del producto, y el proveedor debe tener la capacidad de producir el máximo requerido, en el menor tiempo posible, sin defectos y no – conformidades.
• Confiabilidad: el proveedor debe ser confiable y ostentar una reputación sólida, transparente, a más de una situación financiera estable.
• Servicio Post – Venta: el proveedor debe proporcionar apoyo en caso de que se requiera sustituir unidades, piezas, o realizar ajustes técnicos.
• Ubicación: a menudo, el proveedor tiene que estar cerca de la organización, para poder garantizar un stock suficiente, o suplir demandas en forma rápida y oportuna.
• Precio: no significa que el proveedor deba ofrecer el precio más bajo, pero si la mejor relación costo – beneficio.

Gestión de proveedores – La homologación

Después del proceso de evaluación, pasamos a la etapa de homologación de los proveedores, que es la confirmación de que ellos tienen la capacidad – y en efecto lo han hecho -, para atender las necesidades de la organización.

Los proveedores y la organización deben establecer una relación de asociación en la que ambos persiguen objetivos comunes y buscan las mejores soluciones para obtener ventajas competitivas.

Para que sean homologados, los proveedores deben contar con antecedentes estables, presentar documentos que acrediten su experticia y su eficacia, estar al día con sus obligaciones tributarias, presentar certificaciones acerca de su capacidad técnica y, finalmente, certificar su capacidad económica y financiera.

Al analizar estos aspectos, la organización logra obtener el máximo potencial de sus proveedores, y tiene la posibilidad de obtener los mejores precios y la mejor calidad posible, lo que redundará en la satisfacción de sus clientes.

Software ISOTools Excellence

Las organizaciones que desean mejorar la gestión de proveedores en su Sistema de Gestión de la Calidad, pueden acceder a la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence. Gracias al software de gestión empresarial, la gestión y administración del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza de manera automatizada, optimizando procesos, reduciendo costes y contribuyendo a mejorar los resultados.

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El deseo de cualquier organización es alcanzar la excelencia. Aunque la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, no siempre obedece a ese anhelo, lo cierto es que las organizaciones pueden desarrollar estrategias para alcanzar la excelencia operativa, con base en un SGC establecido sobre la base de la norma ISO 9001:2015.

Cuando hablamos de excelencia operativa, hablamos de procesos eficientes y eficaces, que determinan la posición de liderazgo de una organización en el mercado. Sin embargo, por complejas que parezcan, las estrategias para alcanzar la excelencia operativa, parten del mismo Sistema de Gestión de Calidad.

En nuestra entrada de hoy, mencionamoss 5 estrategias para alcanzar la excelencia operativa, en organizaciones que cuentan con un Sistema de Gestión de Calidad. Veamos:

5 estrategias para alcanzar la excelencia operativa

• Estandarizar los procesos

La estandarización puede ser entendida como la unificación de los procesos de fabricación o prestación de un servicio. Existe solo una forma adecuada para su realización: para las organizaciones, estandarizar significa hacer una determinada tarea, siempre de la misma manera, a fin de obtener siempre los mejores resultados.

Un ejemplo de estandarización son las instrucciones de uso de determinados equipos, que proporcionan información sobre el manejo, la forma de montaje y los temas relativos a la seguridad.

• Integración de Calidad y Seguridad

En algunas organizaciones, la seguridad y la calidad son conceptos que van de la mano, pero otras los gestionan por separado. Si analizamos el tema desde el punto de vista organizacional, talvez la separación entre la seguridad y la calidad resulte apropiada. Pero el sentido común aconseja la integración de estos dos conceptos.

Las organizaciones que han tenido un acercamiento a los Sistemas de Gestión de Calidad, saben por la experiencia, que la seguridad y la calidad mantienen un estrecho vínculo. No se concibe un trabajo inseguro que produzca resultados de calidad, al igual que es difícil imaginar un ambiente de trabajo seguro, en el que no se practiquen normas de calidad y excelencia.

Pero más allá de la practicidad o de lo que la lógica nos diga, lo cierto es que según la norma ISO 9001:2015, la seguridad y la calidad comparten procesos similares, como el control de documentos y las acciones correctivas.

#ISO9001 versión 2015: listado completo de nuevos requisitos para el #SistemaGestiónCalidad
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• Análisis predictivo

Alcanzar la excelencia implica contar con un enfoque hacia la prevención de los riesgos. El Sistema de Gestión de Calidad no funciona como un equipo para apagar incendios, sino para prevenirlos y, en todo caso, minimizar su impacto.

El Sistema aporta herramientas integradas que hacen posible a la organización identificar tendencias de calidad, apoyada en diversas fuentes de datos, entre los cuales tenemos:

• Factores ambientales.
• Información sobre los activos y los equipos.
• Informes sobre el rendimiento de los proveedores.
• Los resultados de las evaluaciones a los empleados.
• La evaluación del riesgo.
• Control del cumplimiento

Si la organización no mantiene control sobre el cumplimiento, no le será posible alcanzar la excelencia operacional. El cumplimiento de los reglamentos, de los requisitos del Sistema, de las políticas y la estrategia de negocios de la organización, es un requisito esencial para alcanzar la excelencia.

• Extender el cumplimiento a los proveedores

Hasta el momento hemos hablado de estrategias para alcanzar la excelencia operativa, a nivel interno. Sin embargo, será difícil lograr el objetivo si no se pueden supervisar, administrar y verificar los estándares de calidad del proveedor.

El Sistema de Gestión de Calidad, basado en la norma ISO 9001:2015 incluye herramientas que permiten gestionar la calidad de los proveedores, ayudando así a disminuir los problemas relacionados que son inherentes a los procesos internos del proveedor.

Herramientas para alcanzar la excelencia operativa

En el artículo, Testimonios de organizaciones chilenas que han automatizado sus Sistemas de Gestión con ISOTools, recogemos testimonios de organizaciones como Lipigas, INTRONICA LTDA o Diversey – Sealed Air Chile; y organismos públicos como la Municipalidad de Vitacura que han logrado alcanzar la excelencia operativa por medio de un Sistema de Gestión de la Calidad, basado en ISO 9001:2015, administrado a través de la plataforma tecnológica ISOTools.

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Desafíos para la gestión HSEQ

Calcular los riesgos operacionales de una organización, se hace mucho más fácil utilizando un sistema de gestión HSEQ – Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad, por sus iniciales en inglés -.  Los Desafíos para la gestión HSEQ se convierten entonces en un tema de especial importancia para las organizaciones que implementen una solución tecnológica inteligente, para este tipo de sistemas integrados.

Pero para cumplir con el objetivo propuesto, una solución tecnológica que pretenda asumir los desafíos para la gestión HSEQ, debe considerar los siguientes:

Desafíos para la gestión HSEQ – Los 5 más importantes

1- Ofrecer una visión global sobre el control de riesgos

Construir una visión global, basada en un ciclo PDCA, de un sistema de gestión integrado, hace posible que la organización implemente las medidas más eficientes para la prevención de los riesgos, con el apoyo de una plataforma tecnológica para la gestión HSEQ.

De esta forma, es posible lograr los objetivos en materia de seguridad, calidad, salud ocupacional y medio ambiente, de la organización y de sus partes interesadas.

La sistematización de la gestión HSEQ aumenta los niveles de productividad, reduce los tiempos de los procesos y aumenta su eficacia, proporcionando datos en línea, haciendo que la toma de decisiones sea automática y eficaz, en cualquiera de los temas que se aborda.

Aplicar la #Ley21012 de Seguridad de los Trabajadores en Chile a través de un #software de gestión #HSEQ
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2- Construir la cultura de la prevención de los riesgos

La tecnología permite obtener reportes de no conformidades en forma oportuna, lo cual aumenta el control sobre los riesgos, pero también crea una cultura de prevención del riesgo entre los empleados y las partes interesadas en una organización.

La gestión HSEQ y la transformación digital dentro de una organización, permiten un cambio cultural sobre el tratamiento de los riesgos y la prevención.

3- La prevención disponible desde cualquier lugar

La gestión HSEQ debe venir de la mano de una herramienta que permita el acceso desde un dispositivo móvil, en cualquier lugar y en todo momento, contando con la aplicación de protocolos de prevención que permitan ejecutar tareas en forma centralizada, y monitorear operaciones en línea.

De esta forma, la gestión HSEQ será capaz de orientar a los empleados en forma remota, en lo relativo a los protocolos de seguridad, tomar medidas correctivas inmediatas, y mejorar la colaboración entre las partes interesadas.

4- Supervisión constante

La organización, podrá ejercer control en línea, sobre procesos que propendan por la mejora en la prevención, en todo lugar y en cualquier momento. La gestión HSQE de forma digital, tiene que permitir la conexión de todos los empleados y las partes interesadas, en todo momento.

Las organizaciones deben cumplir la normativa y los requerimientos legales. La gestión HSEQ debe atender los mismos principios, y los desarrollos tecnológicos para ponerla en práctica, deben facilitar el cumplimiento de las normas y los requisitos legales.

5- Los requisitos legales

El cumplimiento de los requisitos legales debe cubrir varios aspectos importantes: los reportes desde todos los espacios necesarios, el control preventivo, la verificación de procesos críticos, el monitoreo, la verificación y las auditorias planeadas, capacitaciones y los procesos de formación a los empleados.

Desafíos para la gestión HSEQ – Conclusiones

La gestión HSEQ garantiza la productividad, mejora la eficacia y eficiencia de los procesos, asegura la mejora continua del sistema integrado y permite que este – el sistema – esté en armonía con la estrategia de la organización.

Implementar herramientas digitales para la gestión HSEQ, ofrece competitividad a la organización, y permite diseñar estrategias novedosas, estableciendo conexión entre diversas variables, que, de otra forma, no podrían ser identificadas ni relacionadas.

ISOTools Excellence

A través de la plataforma tecnológica ISOTools Excellence, las organizaciones pueden implementar la gestión HSEQ, administrar, actuar y definir acciones correctivas.

Las diferentes aplicaciones de ISOTools permiten realizar una gestión integral, desde el hallazgo hasta la toma de decisiones. Si lo desea, puede solicitar que uno de nuestros consultores expertos se pongan en contacto con usted para recibir más detalles acerca de la gestión de riesgos de sistemas HSEQ.

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Documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015

La lista de documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015 ha evolucionado mucho en comparación con lo exigido por su antecesora. Recordemos que la norma de 2008 daba gran importancia a los procedimientos, a tal punto que esto decepcionó a muchas organizaciones que pensaron que la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad, era una labor comparable a la construcción de una fábrica de procedimientos.

La versión 2015 de ISO 9001 trae una nueva definición para los documentos del sistema, al utilizar el término “información documentada” y asignarle un ítem exclusivo (7.5).

Documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015 – Los requerimientos de la norma

La cláusula 7.5 detalla los requerimientos de la norma en cuanto a la “información documentada”. En esta cláusula, este tema se divide en tres partes:

• 5.1 General: divide los documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015 en dos partes. Los requeridos por la norma, y los que necesita la organización.
• 5.2 Creación y actualización: establece que los documentos deben ser identificados, y atender un medio o formato específico, mismo que debe ser revisado y aprobado antes de su publicación.
• 5.3 Control de la información documentada: especifica que la información documentada debe estar disponible, de manera legible y clara.

Pero ¿Cuáles son esos documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015? Veamos:

Por qué automatizar la #GestiónCalidad a través de un Software
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Documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015 – Los grupos de documentos

La información documentada exigida en la nueva revisión de la norma ISO 9001, es la siguiente:

• Alcance de la Calidad: 3 determinaciones del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Política de Calidad: 5.2.1 desarrollo de la política de calidad.
• Objetivos de Calidad: 6.2 objetivos de calidad y planificación para alcanzarlos.
• Criterios para la evaluación y selección de proveedores: 8.4 procesos de control a los productos y servicios proporcionados externamente.

Y, aquí están los registros obligatorios. (Tenga en cuenta que algunos de los documentos no serán obligatorios si la empresa no realiza los procesos pertinentes, marcados con *):

• Registros de calibración del equipo de vigilancia y medición * (cláusula 7.1.5.1)
• Registros de capacitación, habilidades, experiencia y cualificaciones (cláusula 7.2)
• Registros de revisión de los requisitos de producto / servicio (cláusula 8.2.3.2)
• Registro sobre la revisión de los productos de diseño y desarrollo * (cláusula 8.3.2)
• Registros sobre insumos de diseño y desarrollo * (cláusula 8.3.3)
• Registros de los controles de diseño y desarrollo * (cláusula 8.3.4)
• Registros de productos de diseño y desarrollo * (cláusula 8.3.5)
• Registros de cambios de diseño y desarrollo * (cláusula 8.3.6)
• Características del producto a producir y del servicio a prestar (cláusula 8.5.1)
• Registros sobre la propiedad del cliente (cláusula 8.5.3)
• Registros de control de cambios en la producción / prestación de servicios (cláusula 8.5.6)
• Registro de conformidad del producto / servicio con los criterios de aceptación (cláusula 8.6)
• Registro de productos no conformes (cláusula 8.7.2)
• Resultados de monitoreo y medición (cláusula 9.1.1)
• Programa de auditoría interna (cláusula 9.2)
• Resultados de las auditorías internas (cláusula 9.2)
• Resultados de la revisión de la gestión (cláusula 9.3)
• Resultados de las acciones correctivas (cláusula 10.1)

ISO 9001:2015 define la información documentada como datos que deben ser controlados y documentados por la organización para asegurar la eficacia y eficiencia de sus procesos.

En la versión de 2008, la norma separaba el término “información documentada en documentos y registros”. Sin embargo, esta nomenclatura dificultaba la interpretación por parte de la organización y de los auditores acerca de lo que podía ser documentado y como podría hacerse, teniendo en cuenta las diversas opciones que ofrece la tecnología.

El cambio en la nomenclatura se produce debido a la facilidad con la que la información documentada se puede encontrar, independientemente de los medios que se utilicen: papel, software, grabación, dibujos, planos, maquetas, imágenes…

Es así como, en cuanto a los documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015, la revisión permite flexibilidad para que la organización elija la forma de documentar y qué información es relevante para su Sistema de Gestión de Calidad.

Objetivos de la documentación de la organización

Corresponde a la organización determinar la información que requiere documentar para alcanzar sus objetivos, en función de la complejidad de los procesos, productos y servicios, teniendo en cuenta los tipos de actividades, así como los riesgos y oportunidades del entorno interno y externo.

Los principales objetivos para que una organización documente su información son:

• Comunicación de la información.
• Evidenciar la conformidad de los procesos, productos y servicios.
• Retención y socialización del conocimiento organizacional.
• Divulgación y preservación de las experiencias de la organización.

A diferencia de lo que muchas personas piensan, los documentos obligatorios requeridos por ISO 9001:2015 no pretenden burocratizar los procesos o complicar las labores de las organizaciones. Es una forma de asegurar la conservación histórica de hechos y de datos necesarios para la toma de decisiones, que contribuyan a la evolución del sistema.

Por supuesto, esta labor resulta mucho más fácil, con la ayuda de un software que te ayude a gestionar de forma eficiente la información.

App Gestión Documental de ISOTools

La aplicación Gestión Documental del software de gestión empresarial ISOTools permite a las organizaciones un control riguroso de toda su documentación. Su amplia funcionalidad permite cubrir todo el ciclo de vida de los documentos desde su almacenamiento, gestión y trabajo colaborativo y distribución entre los miembros de la organización. Y sirve de soporte para el resto de procesos organizativos, ya que relaciona los documentos con estos.

Si aún tiene dudas acerca de cómo modernizar sus Sistemas de Gestión con la ayuda de un software, solicite el asesoramiento de uno de nuestros consultores expertos sin compromiso.

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Implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015

Una de las grandes novedades que incorpora la revisión 2015 de la norma ISO 9001 es el enfoque basado en el riesgo, como complemento de la “acción preventiva”. Mas que un cambio semántico, la organización debe seguir algunas acciones si es que desea implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015 con éxito.

¿Cuáles son esos pasos que debe seguir una organización que desee implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015?… sobre este tema, y sobre el papel que desempeña ahora la “acción preventiva” versará nuestra entrada de hoy.

La acción preventiva en ISO 9001:2015

Los eresponsables de la calidad en una organización, saben que tomar acciones preventivas significa planificar, diseñar, implementar y ejecutar medidas que, de forma proactiva, aseguren que no se produzca un incidente generador de riesgos.

Analizando los procesos y los sistemas, una organización identifica sus deficiencias potenciales, y toma acciones para eliminarlas o minimizar su impacto. Aunque la “acción preventiva” es ante todo ejecutiva y operativa, el pensamiento basado en riesgo también lo es, pero de manera mucho más efectiva.

Uno de los cambios principales en la revisión 2015 de la norma ISO 9001, es el establecimiento de un enfoque sistemático hacia el riesgo, en lugar de tratarlo como un componente más del Sistema de Gestión de la Calidad, como sucedía hasta la versión 2008 de la norma.

Antes, la “acción preventiva” se trataba en una cláusula separada. Ahora, con el pensamiento basado en riesgos, la “acción preventiva” es considerada en forma explícita a lo largo de toda la norma.

Al implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015, la organización se vuelve proactiva, en lugar de únicamente reactiva. Esto significa pasar de reaccionar ante los riesgos, a prevenirlos, reduciendo sus efectos negativos, promoviendo la mejora y aprovechando las oportunidades que algunos de ellos reportan.

Cuando un Sistema de Gestión de la Calidad se fundamenta en el pensamiento basado en riesgos, la utilización de la acción preventiva es automática. Pero ¿Cómo lograrlo? Veamos cuatro pasos para lograr el objetivo:

4 pasos para implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015

• Identificar riesgos y oportunidades

Desde el momento en que definimos los objetivos de la organización, debemos aplicar el pensamiento basado en riesgo. La Alta Dirección identifica eventos que potencialmente pueden impedir el logro de los objetivos de la organización.

Cuando un recurso humano importante y talentoso se retira de la organización, se genera un riesgo interno. Pero también se puede dar el caso de que exista imposibilidad para contratar recursos humanos talentosos. Este sería un riesgo externo.

Pero este último – aunque también el primero -, puede representar una oportunidad de mejora, si la organización detecta que su imagen como empleadora no es buena y toma acciones correctivas para mejorarla.

• Planificar

Implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015 ofrece la posibilidad de utilizar diversas estrategias. La organización no tendrá que limitarse a predecir, evitar, eliminar o minimizar riesgos, sino que podrá enfocarse en el impacto real de situaciones muy específicas.

De esta forma, la gestión de riesgos no se limita a las opciones de evitar o minimizar, sino que también pueden ser compartidos, con socios en la cadena de suministro, compañías de seguros, e incluso, con algunos clientes con los que se desarrolle una relación de mutualidad.

• Incorporar los planes al Sistema de Gestión de la Calidad

La elaboración de planes basados en el riesgo no termina con la identificación de los riesgos y la implementación de acciones preventivas para abordarlos. ISO 9001:2015 necesita que la organización incorpore estos planes al Sistema, y que esto sea verificable por parte de los auditores tanto internos como externos.

• Evaluación de resultados

Lo que no se puede medir no se puede gestionar. La efectividad del pensamiento basado en riesgo debe ser medible. La organización debe programar auditorías, o por lo menos revisiones periódicas del sistema, tendientes a evaluar y medir los resultados de implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015.

Todo lo anterior, hace parte de la estrategia PDCA – Plan, Do, Check, Act -, para la mejora continua, en la que están soportadas las nuevas versiones de las normas de ISO. 9001:2015 no es la excepción.

ISOTools Excellence

Las herramientas de un software como ISOTools Excellence a través de su plataforma tecnológica ayudan a las organizaciones a implementar el pensamiento basado en riesgo de ISO 9001:2015 a través de aplicativos diseñados para optimizar la gestión de riesgos en el Sistema de Gestión de la Calidad de organizaciones de cualquier sector o tamaño.

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ISO 9001 mejora el rendimiento financiero de una organización

ISO 9001 mejora el rendimiento financiero de una organización. La afirmación parte de un estudio realizado por investigadores de Rotterdam School of Management, en el que se sometieron a prueba 42 organizaciones de diferentes países, que han obtenido la certificación ISO 9001 en los últimos tres años.

El estudio concluye que las organizaciones que implementaron y obtuvieron la certificación de sistema de gestión de la calidad ISO 9001, mejoraron su rendimiento financiero a través del aumento de sus ventas, y como consecuencia de la implementación de procesos más eficientes.

¿Cómo ISO 9001 mejora el rendimiento financiero de una organización?

En primera instancia, el aumento de la facturación es causado por la mayor satisfacción de los clientes y por el efecto de la señalización de la certificación. Sin embargo, es claro que la implementación de la norma trae varios beneficios. Entre ellos podemos destacar:

• Mejora en el control de los procesos, reduciendo costes y desperdicio de tiempo y de recursos.
• Mejora en la calidad de los servicios o productos.
• Aumento de la eficiencia.
• Impacto positivo en la imagen de marca y en la satisfacción del cliente.
• Señalización de calidad para las partes interesadas.

ISO 9001 produce beneficios a largo plazo que mejoran el rendimiento financiero

Del análisis de los datos se desprende que ISO 9001 aporta mayores beneficios a las organizaciones que implementan el Sistema de Gestión de la Calidad, en un largo plazo.

Al utilizar los principios subyacentes de la norma en la toma de decisiones del día a día, las organizaciones tienen éxito en la mejora de la calidad, lo que se traduce en mejores indicadores financieros.

Esto se debe principalmente al cumplimiento del requisito de mejora continua del sistema, que es posible dimensionar y apreciar con mayor claridad en periodos de tiempo muy largos.

Para entender cómo ocurre esta mejora de los indicadores financieros, vamos a hablar de aspectos que generan resultados inmediatos y evidentes:

Aspectos por los que ISO 9001 mejora el rendimiento financiero de una organización

• Aumento de la competitividad

Las organizaciones que poseen procesos de evaluación de proveedores, requieren contar con una garantía de la calidad de los materiales que adquieren. Normalmente, utilizan la certificación como uno de sus principales criterios para evaluar y calificar a sus proveedores.

Aunque parece algo obvio, no lo es tanto. Finalmente, ¿quién no quiere tener garantía de que está comprando productos de calidad? La mejor opción que tiene una organización para demostrar que es capaz de entregar productos y servicios de calidad, es a través de certificaciones de calidad.

En muchos sectores de la industria, los proveedores que no poseen las certificaciones de calidad, no son considerados. Esto no significa en modo alguno que las organizaciones certificadas en ISO 9001 nunca van a ir mal. Pero son menos propensas al error, ya que la Gestión de la Calidad, logra una mayor credibilidad en los clientes.

• Gestión de procesos

Para ofrecer calidad en productos y servicios, primero es preciso crear un modelo de procesos que debe seguirse. Esto facilita la comprensión y ejecución de los trabajos propuestos, posibilitando la normalización. Veamos cual es el beneficio de forma independiente:

• Aumento de la productividad

Definir procesos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, evita los desperdicios, tanto de recursos humanos, materiales y tecnológicos en la línea de producción. Igualmente se reducen los tiempos del ciclo de producción. En resumen, todo el mundo sabrá lo que tiene que hacer y cuál es la mejor forma de hacerlo.

• Monitoreo de la No – conformidad

Con los procesos definidos, es posible predecir problemas y reducir las posibilidades de que estos ocurran. Sin embargo, si ocurren, es más fácil identificar en que proceso se presentaron y cómo se puede solucionar la No – conformidad, reduciendo el impacto negativo.

• Mejora en la calidad de los productos y servicios

Con los procesos detallados y un seguimiento cercano de las No – conformidades, está todo listo para la implantación de mejoras de forma segura. Tratar una No – conformidad significa hacer que este problema nunca se vuelva a presentar.

• Aumento de las ventas

La mejora de la calidad de los productos y servicios, aumenta la satisfacción de los clientes, ya que este es un requisito ineludible de la norma ISO 9001. Esto eleva en forma automática las ventas, además de fidelizar a los clientes.

Software ISOTools Excellence

Las organizaciones que desean mejorar sus indicadores financieros, pueden acceder a la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence. Gracias al software ISO, la gestión y administración del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza de manera automatizada, optimizando procesos, reduciendo costes y aumentando sus ventas.

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Cómo abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015, es una inquietud generalizada para las organizaciones que han emprendido el camino de la certificación o de la migración hacia la versión 2015 de la norma.

¿Por qué es necesario abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015?

La cláusula 4.1 de la revisión 2015 del estándar de Gestión de la Calidad de ISO, requiere que sean determinadas las cuestiones internas así:

• Relativas al objetivo y directrices de la organización.
• Las que afectan la capacidad de alcanzar los resultados deseados del Sistema de Gestión de la Calidad.

El sentido de la inclusión de este requisito es asegurar que los compromisos del SGC sean alcanzados, y la posibilidad de ello aumenta cuando se evalúa en forma sistemática el contexto de la organización.

¿Cómo lograrlo? compartimos en nuestra entrada de hoy, 5 consejos para abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015. Veamos:

Consejos para abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015

Analizar periódicamente el contexto de la organización

La frecuencia debe ser definida por la organización. Nuestra recomendación es iniciar con periodos semestrales, para actualizar e ir mejorando la consistencia del análisis. En cada análisis, se busca aumentar la integración de ese ítem con otros del SGC.

El análisis evalúa lo que la organización tiene de positivo, como de negativo en su contexto interno, pero también lo que presenta de positivo y negativo en relación con el contexto externo en el que está integrada.

Aplicación de la metodología FODA

Permite mantener el sistema ágil y eficiente, haciendo uso de recursos mínimos y obteniendo los resultados deseados. FODA es simple, eficaz y cumple con suficiencia la demanda de evaluación que exige la cláusula.

Aunque existen otras metodologías disponibles para sofisticar esta evaluación, ellas demandan más tiempo para su aplicación.

Alinear la calidad con la estrategia de la organización

La declaración de propósito, los planes de negocios y los planes de desarrollo de negocios deben ser evaluados, para identificar qué ha sido tenido en cuenta o no, y porque razones. Veamos dos ejemplos de preguntas que deben ser formuladas en esa evaluación:

• ¿Los resultados de las investigaciones de mercado, afectan las oportunidades de negocio y el compromiso con el contexto de la organización y la definición de objetivos?
• ¿Los factores y áreas de las operaciones actuales y los planes de desarrollo, están alineados con la estrategia de negocios de la organización?

5 #Consejos para abordar el contexto de la organización en #ISO90012015 #SGC
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No olvidar los requisitos reglamentarios

Algunas organizaciones se desenvuelven en terrenos fuertemente regulados. Para ellas, el contexto implica centrarse en esa normativa. El contexto se define entonces por al marco legal aplicable, que en algunos casos puede involucrar otros sistemas de gestión, como seguridad y salud en el trabajo o de temas relativos al medio ambiente.

No permitir que el contexto desborde el tema de la calidad

Algunas organizaciones, en forma errónea, terminan definiendo que la evaluación de las cuestiones internas y externas, deben abordar todos los asuntos de la organización.

Vale la pena recordar que el alcance de ISO 9001, se restringe a la calidad de los productos y servicios, y a la satisfacción de los clientes. La recomendación es iniciar con lo simple e ir sofisticando poco a poco a poco. El compromiso esencial de cualquier sistema es la simplicidad.

Finalmente, para abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015 es preciso que, a cada paso, y con respecto a cada proceso, nos preguntemos ¿cómo afecta a los objetivos del SGC?.

¿Qué más hacer? utilizar ayuda disponible en la red es una buena idea. Seguir espacios como este, es otra opción. Un saludo y mucha suerte con esta labor.

ISOTools Excellence

Desde la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence las organizaciones pueden implementar ISO 9001:2015 para mejorar el proceso de gestión de calidad, aplicando la cláusula 4.1 de la revisión 2015 del estándar de Gestión de la Calidad de ISO para abordar el contexto de la organización en ISO 9001:2015.

A través de ISO, puede encontrar material adicional de utilizad para conocer más información sobre la transición, implementación y certificación de la norma ISO 9001 en su versión de 2015.

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Cómo usar herramientas de control de calidad

Son muchos los beneficios que podemos obtener de un Sistema de Gestión de la Calidad. Resultan aún más relevantes cuando el Sistema está basado en un estándar tan reconocido como ISO 9001:2015. Esta norma, como sabemos, persigue la mejora continua, utilizando, entre otras, diversas herramientas de control de calidad para lograr ese propósito.

Las herramientas de control de calidad para mejorar el SGC

Las herramientas de control de calidad se utilizan para determinar, medir, analizar y proponer soluciones a los problemas identificados que interfieren con el rendimiento de los procesos de la organización, ayudando a mejorar los indicadores de calidad.

Aunque hemos hecho referencia a algunas de estas herramientas de control de calidad, en algunos textos anteriores, aún no habíamos publicado una entrada en la que abordáramos las 7 principales.

Estas herramientas surgen en los años 50, con base en conceptos y prácticas existentes en el momento, y desde esa década se han utilizado como apoyo a los sistemas de gestión, a través de modelos estadísticos contribuyen a la mejora de los procesos y los procedimientos.

7 principales herramientas de control de calidad

Diagrama de flujo

Permite identificar el mejor camino que el producto o servicio recorrerá en el proceso. Es mucho más fácil entender un proceso, y formular propuestas para mejorarlo, cuando podemos hacerle seguimiento paso a paso, con un diagrama de flujo.

Cuando el flujo del proceso aparece representado sobre el papel, es posible observar donde se presenta desperdicio, ocasionado por un movimiento excesivo por las instalaciones de la fábrica.

Diagrama de Ishikawa (Fishbone)

También llamado análisis de causa y efecto, o diagrama de espina de pescado. Se utiliza para identificar las posibles causas de un problema y sus efectos, por medio de la relación entre el efecto y todas las posibles causas que pueden contribuir a tal fin.

Teniendo el problema en mente, es posible determinar las posibles causas, utilizando seis variantes: método, material, medida, hombres, mujeres y medio ambiente. Los datos se tabulan y se inicia un proceso de eliminación, que nos permite llegar a la causa más probable y con ello, generar la solución.

Tablas de datos

Son formatos tabulados, que permite recaudar información de forma metódica y sistemática, de tal forma que resulte fácil de revisar y observar tendencias en el comportamiento.

Hojas de verificación

Se trata de una lista de elementos preestablecidos, que requieren ser evaluados. Se utilizan para certificar el cumplimiento de ciertas actividades o para evaluar en que nivel de cumplimiento se encuentran algunos procesos.

Cómo usar herramientas de #ControlCalidad para mejorar su #SGC
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Diagrama de Pareto

Se trata de un recurso gráfico utilizado para establecer un orden en las causas de las pérdidas y como deben ser subsanadas. El diagrama de Pareto, toma datos de diversas fuentes de información, pero generalmente se nutre de la ocurrencia de problemas o la evidencia de defectos, ofreciendo una representación gráfica de ellos.

Histogramas

Tienen como objetivo mostrar una distribución de frecuencias de datos obtenidos con base en mediciones, a través de un gráfico de barras, indicando el número de unidades en cada categoría.

Diagrama de dispersión

Muestra lo que acontece con una variable cuando otra ha cambiado. Son representaciones de dos o más variables que se organizan en un gráfico, una en función de la otra.

El Control Estadístico de Procesos, como apoyo a las herramientas de control de calidad

Más que una herramienta más, el Control Estadístico de Procesos es utilizado como una forma de apoyar el trabajo de las herramientas a las que hemos hecho referencia, mostrando las tendencias en los puntos de observación, durante un periodo de tiempo determinado.

Este tipo de informes se utilizan para hacer seguimiento a los procesos, determinando una franja de tolerancia limitada por una línea superior, una línea inferior, y una línea media que establece el límite central, para así obtener información estadística gráfica que permita visualizar tendencias de forma inmediata.

Las siete herramientas de control de calidad ayudan a la organización a elevar sus niveles de calidad, a través de la identificación de los problemas, y, en consecuencia, la reducción de estos. De ahí la importancia de ellas, como elemento imprescindible de mejora del sistema.

ISOTools

Con la herramienta Software de ISOTools, las organizaciones pueden sacar el máximo rendimiento a las herramientas de control de calidad, de manera automatizada. Esto facilitará el trabajo para aquellas organizaciones que deseen realizar la transición a ISO 9001:2015 de manera sencilla y eficaz, siendo una alternativa para mejorar la rentabilidad y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad de una organización.

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Proceso de gestión de la calidad

La certificación ISO 9001 mejora el proceso de gestión de la calidad, ayudando a las organizaciones a alcanzar niveles de excelencia en sus productos, servicios y procesos internos. Implementar sistemas de gestión de la calidad, basados en la norma ISO 9001, ayuda a las organizaciones a identificar debilidades, fortalezas, brechas y oportunidades de mejora.

Al emprender el proceso de certificación en la norma ISO 9001, cada organización puede definir y ajustar sus estándares de calidad, con el objetivo de entregar mayor valor a sus clientes. Aunque el enfoque varía de acuerdo con la organización, el objetivo permanece constante: crear productos y servicios de calidad.

¿Cómo mejora el proceso de gestión de la calidad, la certificación ISO 9001?

Crear productos y servicios de calidad, que atiendan y superen las expectativas de los clientes, es una consecuencia inmediata de la adopción de un Sistema de Gestión de la Calidad, basado en la norma ISO 9001. Una organización que dedique esfuerzos y presupuesto para mejorar la calidad, tendrá ventajas considerables sobre un competidor que no considere el tema como prioritario.

Podemos considerar 5 aspectos, que evidencian que ISO 9001 mejora el proceso de gestión de la calidad. Veamos:

Mejora los productos y servicios de la organización

La certificación ISO 9001 ayuda a mejorar los productos y servicios ofrecidos por la organización. Los principales aspectos de la gestión de la calidad del producto, inician con el rendimiento, la confiabilidad y la durabilidad.

Para cumplir con los requisitos de la norma, los productos manufacturados pasan por pruebas e inspecciones. El objetivo es verificar si están de acuerdo con las especificaciones y características declaradas, que cumplen las expectativas del cliente. Esto permite que la organización implemente cambios en puntos críticos o mejore, aún más, las fortalezas del producto.

Eleva la satisfacción de los clientes

Al entregar un producto que cumple estándares de calidad, las organizaciones pueden lograr el reconocimiento y la satisfacción de los clientes. Esto, a medio plazo, permitirá conquistar otros mercados, ya sea en otros segmentos de población o en otros nichos de mercado.

Muchas organizaciones realizan encuestas de satisfacción, para entender cuáles son las características del producto que los clientes realmente consideran importantes. Otras, van un poco más allá. Realizan estudios del mercado y sus componentes.

Esto permite comprender definitivamente los motivos que pueden llevar a un consumidor a explorar un producto de la competencia. Esta información puede transformarse en acciones de mejora, ayudando a la organización a crear productos y servicios que los clientes realmente consideren satisfactorios.

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Reduce el desperdicio

El enfoque de calidad a través de ISO 9001, también ayuda a reducir el desperdicio. Muchas organizaciones que trabajan con manufacturas, por ejemplo, tienen costes elevados, debido a factores como el almacenamiento o la gestión y rastreo de materia prima.

Al final, estos costes suman valor al precio del producto y este, como todos lo sabemos, es uno de los criterios de selección que resultan primordiales para los consumidores.

Al implementar acciones para la gestión de la cadena de suministro, la organización logra reducir los stocks de materia prima, reduciendo costes y minimizando la necesidad de espacio para almacenamiento. Mantener en stock, solo la cantidad de materia prima necesaria para satisfacer las demandas de producción de los clientes, ayuda a reducir los costes y a mejorar la rentabilidad.

Mejora la productividad

Trabajar en oportunidades de mejora pasa a ser algo natural con una certificación ISO 9001. A través de este enfoque, es posible mejorar los procesos existentes y también eliminar actividades innecesarias.

Los programas de gestión de la calidad, también promueven la colaboración al establecer equipos multidisciplinarios para trabajar en la mejora de procesos. Muchas organizaciones evalúan los resultados alcanzados y los comparan con las expectativas, deduciendo así, si la organización necesita racionalizar o reestructurar sus procesos.

Las rutinas definidas y las personas capacitadas en gestión de la calidad, elevan los índices de productividad, impulsando el crecimiento de los negocios.

Eleva los ingresos

Cada vez más, la certificación de calidad será un requisito esencial para el cierre de nuevos negocios. En las empresas que operan de acuerdo con estándares mundiales de calidad, los empleados desempeñarán sus actividades de forma más eficiente, los productos y servicios tendrán mayor calidad y la organización tendrá costes menores de desperdicio y retrabajo.

De esta manera, es posible recuperar las inversiones realizadas en el desarrollo de productos y servicios, mejorando los resultados y aumentado los ingresos.

La mayoría de las organizaciones tienen un alto respeto por la certificación ISO 9001 y confían en que ella mejora el proceso de gestión de la calidad, razón por la cual, un poco más del 75 por ciento de ellas consideran que la certificación debes ser un requisito legal para operar en su sector.

Software ISOTools

A través de la plataforma tecnológica de ISOTools Excellence las organizaciones pueden implementar ISO 9001:2015 para mejorar el proceso de gestión de calidad, reducir los costes, actualizar herramientas y optimizar su Sistema de Gestión de la Calidad incrementando el rendimiento.

En ISO, puede encontrar material adicional de utilizad para conocer más información sobre la transición, implementación y certificación de la norma ISO 9001 en su versión de 2015.

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