5 Beneficios de la implementación de ISO 9001 en Universidades

ISO 9001 aparece en 1998, y desde entonces ha generado debates de tipo académico y profesional. La implementación de ISO 9001 en universidades, es uno de los temas que más ha generado discusiones, si se tiene en cuenta que la normativa se debe adoptar cuando una organización necesita demostrar su capacidad para proporcionar productos o servicios que cumplan con los requisitos legales y reglamentarios, aplicados al cliente.

Por supuesto la implementación de ISO 9001 en Universidades, pareciera poner en tela de juicio la capacidad real de las organizaciones educativas para ofrecer servicios de calidad, acordes con la legislación existente y que tengan la capacidad de satisfacer las expectativas de sus clientes.

El debate ha revelado cinco marcos teóricos derivados de la implementación de ISO 9001 en universidades. Estos son los beneficios que trae consigo la norma a las organizaciones educativas:

Beneficios de la implementación de ISO 9001 en universidades

• Satisfacción del cliente

¿Quiénes son los clientes de una universidad? Los estudiantes, en primera línea. Pero también lo son los educadores, el personal administrativo, y los departamentos que, sin estar certificados en ISO 9001, reciban servicios de otros departamentos que si han sido certificados.

Aunque los niveles de satisfacción de los clientes de las universidades que han implementado ISO 9001 no eran bajos, ellos han reportado sentirse mejor atendidos, en los temas relacionados con actividades de back-office, específicamente trámite de documentos y solicitudes de información.

La implementación de ISO 9001 en universidades ha permitido a estas organizaciones identificar, planificar y controlar acciones para mejorar los procesos que redunden en forma directa en la satisfacción del cliente.

• Reducción de la no conformidad

Aunque así lo parezca, no es otra forma de presentar el mismo punto. En nuestro ítem anterior, hacemos referencia a la satisfacción que demuestran los clientes, ante la resolución oportuna y eficaz de sus solicitudes. La no conformidad, implica la resolución igualmente oportuna de una solicitud, pero no en la forma y condiciones que el cliente esperaba.

Los no conformes, son los receptores de bienes y servicios que adolecen de fallas o errores, que finalmente afectan la percepción de calidad del proveedor, en este caso la organización educativa.

La reducción de estos casos, también se logra con la implementación de ISO 9001 en Universidades. Cuando se produce un caso de insatisfacción o incumplimiento, este se registra de inmediato en un formato para ello dispuesto. El incidente se clasifica según la importancia y la relevancia, y un equipo interdisciplinario se encarga de modificar los procesos que causan la insatisfacción.

• Reglas y roles formalizados

Las universidades, con la implementación de ISO 9001, establecen procedimientos formales, en donde detallan todas las actividades que forman parte de un proceso, incluyendo los responsables de tales actividades.

No es el nombre de la persona lo que importa, sino sus funciones y su rol en la organización educativa. Por ejemplo, un procedimiento puede estar encargado al administrador de back office y otro al asistente de back office, sin que, en ninguno de los dos casos, se mencione el nombre del funcionario.

• Aumento de la visibilidad

Muchas universidades no necesitan emprender acciones para atraer más estudiantes, sobre todo cuando pertenecen al sector estatal. La competencia puede llegar a ser feroz en el sector privado, de segundo nivel.

Cientos de universidades, fundadas durante el último cuarto de siglo, que no gozan de la reputación y la tradición de sus antiquísimas competidoras, si necesitan mejorar su posicionamiento frente a sus posibles nuevos alumnos. La implementación de ISO 9001 en universidades colabora activamente en el cumplimiento de ese propósito.

• Mejores relaciones internas y externas

No siempre la universidad logra la certificación total. Algunos departamentos obtienen la certificación antes que otros que lo hacen después, o tal vez nunca lo logren.

Las relaciones entre dos departamentos de la misma universidad, siempre serán de mayor calidad, que las que existen entre dos departamentos no certificados, o las que se dan entre uno certificado y otro no.

La razón es apenas obvia: Dos departamentos certificados, hablan el mismo idioma. Pero no solo se obtiene el beneficio entre los departamentos de una misma universidad. Cuando se cruzan procesos entre departamentos de diferentes organizaciones educativas, los beneficios de la implementación de ISO 9001 en universidades resultan mucho más perceptibles.

ISO 9001 es bienvenida en las universidades, y el entorno académico la recibe con aprecio y con la seguridad de que sus beneficios redundarán en la calidad de la educación en el siglo XXI.

Software ISOTools Excellence

Organizaciones de diferentes sectores apuestan por automatizar su Sistema de Gestión de Calidad con el Software ISO 9001 de ISOTools Excellence, para lograr así mejorar su desempeño y eficiencia. Puedes consultar más información sobre la automatización del Sistema de Gestión de Calidad en el artículo Nuevo Ebook gratuito: Automatizando la nueva ISO 9001 2015 con Software ISO.

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Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001

Gestionar la Calidad en el sector Energía o en cualquier otro no es una tarea fácil, si bien las organizaciones que apuestan por adecuar sus procesos de acuerdo a una serie de estándares internacionales, demuestran un compromiso alto para cumplir con las expectativas y necesidades de sus clientes y ofrecerles productos y servicios con garantías.

Es la ISO 9001 la norma internacional que establece los requerimientos para que las organizaciones certifiquen sus procesos de acuerdo a unas directrices que aseguren la calidad en sus procesos y en los productos y servicios que ofrecen a sus clientes.

Las empresas que trabajan en el sector energético no son una excepción, sino que cada vez más empresas de este sector se implican en la implementación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad.

Es en la Gestión de esos Sistemas de Calidad donde este tipo de empresas encuentran una serie de problemas que pueden ser comunes a empresas que trabajan en el sector petrolero, que proveen de suministro eléctrico o productos relacionados, que suministran gas para uso doméstico e industrial o empresas mineras entre otro ejemplos. 

Problemas para Gestionar la Calidad en el Sector Energía

Trabajamos con empresas de todos los anteriores sub-sectores que anteriormente hemos mencionado y algunos de los problemas con los que estas organizaciones se encuentran a la hora de gestionar la Calidad en el Sector Energía son:

• Duplicidad de documentos que se almacenan físicamente o en formato electrónico en carpetas lo que dificulta la búsqueda, conservación y trabajo en equipo con esos documentos y que es consecuencia de la gestión manual del Sistema de Calidad, sin olvidarnos de los altos costes que genera la gestión de la información sin ayuda de una herramienta tecnológica adecuada.
• Ineficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad cuando la organización cuenta con distintas localizaciones y la mayor parte del trabajo se realiza sobre el terreno y se basa en el interminable intercambio y envío de emails y la cumplimentación de archivos en excel en lugar de recoger la información en una plataforma centralizada y diseñada para guiar y completar las distintas fases en una certificación y mantenimiento de los Sistemas de Calidad.
• Excesiva inversión de tiempo no rentable a la hora de recopilar información sobre la gestión de los indicadores que de forma periódica reportan los responsables cuando la información se maneja en archivos excel o similar.
• Errores de los procesos provocados por la aplicación de procedimientos erróneos basados en documentación obsoleta.
• Dificultad para acceder a la información cuando los archivos físicos o servidores se encuentran en oficinas centrales de forma que no todos los responsables autorizados pueden acceder a la información.
• Complejidad para cumplir con los requerimientos de la propia normativa.

Problemas comunes para Gestionar la #Calidad en el sector #Energía
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Estos son sólo algunos de los problemas a los que las empresas tienen que hacer frente para gestiona la calidad en el sector energía. ¿Cómo pueden resolverlos?

Automatizar la Gestión de la Calidad

Dos casos reales de empresas relacionadas con el sector energético que se encontraron con los anteriores problemas y decidieron automatizar sus Sistemas de Gestión de la Calidad con la plataforma ISOTools Excellence son:

• InterOil Colombia E&P dedicada a la exploración y producción de hidrocarburos. (Puedes leer la ficha completa de este caso de éxito aquí).
  Esta compañía consiguió optimizar el manejo de los documentos, monitorear el desempeño del sistema de gestión en tiempo real, una mayor adecuación de sus procesos, agilizar las auditorías y la gestión de la mejora continua y evidenciar el grado de satisfacción de clientes y partes interesadas mediante la automatización de su Sistema de Gestión de la Calidad.
• CODELCA S.A.S. empresa también colombiana dedicada a producir y comercializar productos de alta calidad para usos eléctricos. (Puedes leer la ficha completa de este caso de éxito aquí).
  Esta compañía consiguió que su responsable del Sistema de gestión dedicase el 100% de su tiempo a la mejora del sistema y no a trámites burocráticos que antes consumían la mayor parte de su tiempo. Además, esta mejora en la productividad de sus recursos, permitió ampliar las responsabilidades de este responsable sin sobrecargarle de trabajo.

Si en tu organización te encuentras con problemas similares para Gestionar la Calidad en el Sector Energía y estáis valorando automatizar vuestro Sistema de Gestión de la Calidad, el siguiente artículo os puede resultar de interés: ISO 9001: Qué pedirle a una herramienta online de gestión de la calidad.

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Modelos de gestión

En los últimos años, el usuario de los servicios de salud de países en creciente desarrollo como Colombia, México, Chile o Perú ha sufrido una gran evolución, tornándose mucho más exigente e informado de sus derechos y opciones de tratamiento. Este nuevo contexto está provocando un creciente interés por adaptar herramientas para mejorar la gestión sanitaria, como los modelos de acreditación.

En este sentido, los modelos de gestión pueden ser de gran ayuda como referencia y base metodológica a la hora de aplicar acciones de gestión de calidad en los distintos centros de salud públicos y privados: hospitales, clínicas, centros de atención primaria, etc.                          

Herramientas de gestión en salud

Para poder ofrecer servicios de calidad, que no defrauden las actuales expectativas de los usuarios, los centros de salud deben mejorar su gestión, tratando de conseguir la calidad total mediante sistemas de mejora continua que ayuden a alcanzar la excelencia.

Una de las principales herramientas metodológicas para optimizar la gestión sanitaria son los Modelos de Excelencia (Modelo de Acreditación en Salud, Modelo JCAHO o Modelo EFQM, entre otros). Estos modelos tienen tres utilidades principales:

• Sirven como mecanismo de detección de problemas y errores.
• Facilitan la implantación de áreas de mejora.
• Permiten la autoevaluación, a través del la comprobación de los resultados obtenidos mediante la selección de los indicadores adecuados.

Indicadores de calidad asistencial

Entre los profesionales del ámbito sanitario y los pacientes se está produciendo una reflexión en relación a la gestión de la calidad y, sobre todo, cómo medirla y valorarla, existiendo visiones distintas, y también algunos desacuerdos, sobre la forma ideal de evaluar y enfocar dicha calidad.

Pese a todo, es posible distinguir una serie de indicadores aceptados por la mayoría como válidos para valorar la gestión sanitaria.

Satisfacción del cliente

El principal indicador de la calidad sanitaria o asistencial es la satisfacción del cliente, en esto no se diferencia a ningún otro servicio. Pero se ha de ser consciente de que la satisfacción al cliente en salud es más difícil de conseguir que en otros ámbitos o servicios.

La salud es un tema muy sensible, donde a veces no se presenta una segunda oportunidad para solucionar un mal servicio inicial. La primera impresión es la que cuenta, y a veces la única. Por ese motivo, en salud cobra una gran importancia el logro de la máxima calidad a la primera, superando además dificultades de todo tipo, como puede ser la imposibilidad de realizar la prueba diagnóstica más adecuada por falta de tiempo o medios en un momento determinado.

Accesibilidad

Nivel de facilidad con que los pacientes pueden obtener distintos cuidados médicos, con independencia de barreras geográficas, de horarios o cualquier otra circunstancia.

En este tema es muy importante, a la par que complejo, alcanzar un equilibrio en la organización que permite el acceso al máximo número de servicios posibles a toda la población, aunque siempre ciñéndose a las infraestructuras, medios técnicos, recursos humanos y presupuestos disponibles.

Los Modelos de Excelencia son herramientas metodológicas para optimizar la gestión sanitaria
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Disponibilidad

Es un indicador ligado al anterior que hace referencia al estado operativo de los servicios sanitarios de cualquier especialidad o naturaleza.

La meta ideal es que todos los ciudadanos puedan disponer de cualquier tipo de terapia o cirugía de manera inmediata y en el momento en que lo precisen.

Competencia profesional

La salud debe contar con los profesionales mejor formados, tanto a nivel asistencial como organizativo para, entre todos, conformar un sistema efectivo, eficiente y seguro.

Por lo tanto, para poder ofrecer servicios de calidad, a la altura de las actuales expectativas de los usuarios, los centros de salud deben reunir las siguientes características: ser eficaces, eficientes, seguros y ofrecer un servicio adecuado a la demanda con el máximo nivel de disponibilidad y una óptima accesibilidad.

ISOTools le ayuda a gestionar el modelo de acreditación

Los modelos de acreditación son herramientas que ayudan a fomentar la calidad de los servicios que se prestan a los usuarios y ciudadanos. La plataforma ISOTools le puede ayudar en la gestión de estas acreditaciones.

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La norma BRC

La norma BRC es un estándar mundial para la seguridad de los alimentos creado por el British Retalil Consortim (Consorcio Británico de Minoristas), organización a quien debe sus iniciales. Fue creada con la doble finalidad de, por un lado, asegurar el cumplimiento de los proveedores y, por otra parte, proporcionar a los minoristas una herramienta con la que garantizar la calidad y seguridad de los productos alimenticios que comercializan.

En la actualidad, la norma BRC es conocida y utilizada a nivel mundial tanto por minoristas como por empresas procesadoras en la producción de alimentos seguros y en la selección de proveedores confiables.

El Estándar Mundial BRC para la seguridad de los alimentos cumple con el criterio de la Iniciativa global de Seguridad de los Alimentos del CIES,  el Foro de Negocios de Alimentos, la organización global de CEOs y por directores ejecutivos de alrededor de 400 minoristas y miembros manufactureros de todos los tamaños. Por lo tanto, es un estándar aceptado por la mayoría de los minoristas de alimentos como el equivalente de otros estándares de seguridad en los alimentos establecidos también como puntos de referencia, como el IFS, el SQF o el holandés HACCP.

Se trata de una herramienta global basada en los más recientes y actualizados estándares y metodologías de seguridad en los alimentos. Los requerimientos del estándar se relacionan con el Sistema de Gestión de Calidad y con el sistema HACCP.

Características básicas y beneficios de la norma BRC

La norma BRC constituye una eficaz herramienta de mejora del sistema de calidad de las empresas, basada en los siguientes principios o fundamentos:

• Asegurar la transparencia a lo largo de toda la cadena de suministro.
• Dotar de una prueba evidente a las empresas certificadas del cumplimiento de la legislación en temas de seguridad alimentaria.
• Permitir el acceso a mercados extranjeros.
• Aumentar el nivel de seguridad de clientes y proveedores.
• Facilitar el control de las distintas fases o etapas durante el proceso de elaboración de productos.
• Conciliar la seguridad alimentaria y el control de calidad.
• Ofrecer defensa legal en el marco del concepto de «debida diligencia» en caso de incidentes de seguridad con los alimentos,
• Construir y operar un sistema de gestión capaz de ayudarle a satisfacer de la mejor manera posible la calidad de los alimentos.
• Ayudar al cumplimiento de los requisitos de seguridad y de la ley, con especial referencia a la legislación aplicable en los países donde se consume el producto terminado.
• Proporcionar una herramienta para mejorar el rendimiento de seguridad alimentaria y los medios para controlar y medir el desempeño eficaz de seguridad alimentaria
• Facilitar las reducciones en desperdicio de productos, re-trabajo de productos y retiro de productos del mercado.
• Lograr una gestión eficiente de la cadena de suministro mediante la reducción de auditorías y el aumento de su fiabilidad en la cadena de suministro.

A medida que han aparecido nuevas versiones de la norma BRS, se han ido desarrollando una serie de aspectos específicos de especial sensibilidad para la opinión pública, como el control de plagas o la gestión de riesgos de contaminación química. También se han mejorado aspectos que facilitan la comprensión de los requisitos de la norma por parte de los profesionales y auditores implicados en el proceso.

La norma BRC es un estándar mundial para la seguridad de los alimentos
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Cómo prepararse para la certificación

Las compañías que tienen pensado obtener una certificación de la norma BRS, además de adquirir un alto grado de compromiso por parte de la dirección y los trabajadores, establecer objetivos y poner fechas concretas para su implementación y evaluación, también deberán de realizar las siguientes acciones y modificaciones estructurales:

• Establecer un Sistema de Gestión de la Calidad.
• Identificar requerimientos legales.
• Identificar y documentar los riesgos específicos de seguridad de los alimentos y las medidas de control relevantes (sistema HACCP).
• Identificar las Buenas Prácticas de Manufactura y Buenas Prácticas de Higiene que sean aplicables.
• Implementar cualquier mejora estructural que sea necesaria.

La Plataforma ISOTools facilita la automatización de la seguridad alimentaria

La Plataforma Tecnológica ISOTools permite la implementación, automatización y mantenimiento de cualquier Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria facilitando el cumplimiento legal, mejorando el nivel de control de los procesos y también minimizando los principales riesgos alimentarios y sus costos asociados.

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La seguridad alimentaria

La norma IFS (International Food Standard) es un sistema de seguridad enfocado en los alimentos promovido por la asociación de distribuidores de Alemania, Francia e Italia. La IFS se origina por la necesidad de disponer de una norma común de calidad y seguridad alimentaria, como consecuencia de la creciente aparición de nuevos requisitos legales, así como por la globalización en la distribución de productos alimentarios. La IFS es una norma diseñada específicamente para la industria alimentaria, por lo que afecta exclusivamente a fabricantes y envasadoras de productos alimenticios.

Aplicación de la norma IFS

Como hemos comentado, la norma IFS tiene un enfoque muy concreto y específico: la industria alimentaria. Además, otra característica importante de su ámbito de aplicación es que se dirige a aquellas empresas alimentarias que deseen exportar sus productos a los siguientes países europeos: Alemania, Francia, Italia y Holanda. Por otro lado, se trata de una norma que se aplica cuando se procesa un producto,  o bien cuando existe un peligro de contaminación de algún tipo de alimento durante el proceso de envasado primario. Por este motivo, constituye un eficaz apoyo a los esfuerzos de producción y comercialización para la seguridad y la calidad de la marca. Existen distintas versiones de la norma IFS. En concreto, la versión 6 de la norma ha sido desarrollada con la participación activa de las entidades de certificación, distribuidores, la industria y empresas de servicios alimentarios de todo el mundo. Estas normas se caracterizan por ser su voluntad de concreción, y por este motivo, para aquellas empresas que únicamente realicen el transporte de alimentos, almacenamiento o distribución, se ha desarrollado una norma más concreta: la norma IFS logistics.

Objetivos de la norma IFS

Las metas u objetivos principales son los siguientes:

• Establecer una norma común con un sistema único de evaluación para la industria alimentaria.
• Trabajar con entidades de certificación acreditadas y auditores cualificados.
• Asegurar una mayor facilidad para la comparación y la transparencia a lo largo de toda la cadena de suministro.
• Reducir costes y tiempo a fabricantes y distribuidores.

La norma IFS tiene un enfoque muy concreto y específico: la industria alimentaria
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Contenidos de la norma

La norma IFS incluye una amplio espectro de cuestiones o aspectos relacionados con la implantación, control y auditoría:

• Responsabilidad de la Dirección.
• Sistema de gestión de la calidad y de la seguridad alimentaria.
• Gestión de los recursos.
• Planificación y proceso de producción.
• Medición, análisis y mejoras.

Principales beneficios de la norma IFS

El principal beneficio, aunque no el único, es poder introducir productos alimentarios a países que acrediten dicha certificación. Otras ventajas de la norma IFS son:

• Ofrece garantías sobre aspectos críticos de sus procesos de seguridad alimentaria, entre los que se incluyen: el cumplimiento con los principios APPCC, prácticas seguras de higiene, mantenimiento de la trazabilidad y compromiso de la Alta Dirección en relación a su responsabilidad en la gestión de dichos procesos.
• Se convierte en una prueba evidente y reconocida a nivel internacional del cumplimiento de la legislación en materia de seguridad alimentaria.
• Permite a la organizaciones priorizar las áreas de mejora.
• Facilita el control de todas las etapas de producción, reduciendo al máximo los peligros de contaminación.
• Ayuda a implantar procesos de mejora continua y modelos de excelencia en la calidad.
• Mejora la satisfacción del cliente.
• Facilita la consecución de la ventaja competitiva en el mercado.
• Para el departamento de producción supone una serie de beneficios como un mejor entendimiento entre la Dirección y el personal a la hora de implantar prácticas, normas y procedimientos de seguridad alimentaria, facilidades en la vigilancia y cumplimiento de la legislación, reducción de la necesidad de auditorias externas y uso más eficiente de los recursos.
• A nivel de marketing e imagen de marca: mejora de la reputación empresarial como proveedor de productos de alta calidad y seguros, facilita la negociación con clientes y permite dar visibilidad al cumplimiento de altos estándares de calidad mediante el logo y certificado IFS.

La Plataforma ISOTools facilita la automatización de la seguridad alimentaria

La Plataforma Tecnológica ISOTools permite la implementación, automatización y mantenimiento del un Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria basado en cualquier norma alimentaria facilitando el cumplimiento legal, mejorando el nivel de control de los procesos y también minimizando los principales riesgos alimentarios y sus costos asociados.  

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La norma ISO 22000 para los Sistemas de Gestión de Inocuidad Alimentaria

La implantación de la norma ISO 22000 es, actualmente, uno de los principales objetivos de cualquier empresa relacionada de alguna forma con la cadena alimentaria por sus múltiples beneficios, entre los que destacan: ofrecer respuesta a los requisitos demandados tanto públicos como privados, aumentar la productividad y rentabilidad de las empresas o potenciar la gestión de la calidad en el sector.

Las 11 fases del proceso de implementación

La ISO 22000 sigue el esquema de otras normas ISO, como las de la serie 9000, por lo que su proceso de implantación es bastante similar, aunque con un enfoque centralizado en la seguridad alimentaria, es decir, en la planificación y realización de productos inocuos.

En la estrategia e implantación del proceso, podemos distinguir 11 etapas diferenciadas. Pero antes de entrar en una explicación más detallada de cada uno de estos pasos, conviene puntualizar que aunque la ISO 22000  se basa en una norma, es decir, en un sistema estandarizado, eso no significa que siempre se tenga aplicar de forma idéntica. Al contrario, se deben adaptar las distintas etapas en función de las características y necesidades de cada empresa.

1) Diagnóstico inicial de la organización

Como paso previo, es imprescindible la realización de un diagnóstico inicial de la organización, que además servirá de base para definir la política de inocuidad de los alimentos. Para realizar este diagnóstico, se deben recabar los siguientes datos:

• Actividad de la empresa.
• Organigrama.
• Procesos y productos que elabora.
• Sistemas de gestión de calidad implantados (en el caso de que los haya).
• Sistemas de seguridad alimentaria.
• Certificaciones y acreditaciones (si las hubiere).
• Clientes y proveedores y sus requisitos.
• Recursos disponibles humanos y materiales.

2) Designar los componentes del equipo

Una vez que la Dirección de la empresa haya evaluado la conveniencia de comenzar el proyecto en función del diagnóstico inicial, el siguiente paso es la designación de las personas que se van a encargar de la parte técnica y organizativa del proceso. Esta etapa incluye las siguientes tareas:

• Elegir al líder del equipo, que es la persona que deberá dirigir y coordinar el proyecto.
• Seleccionar los diferentes responsables de las áreas relacionadas con la inocuidad de los alimentos.
• Designar al resto de componentes.
• Delimitar y definir jerarquías y responsabilidades.
• La Dirección debe comunicar eficazmente estas decisiones a todos los miembros de la organización implicados.

3) Definir la política de inocuidad de los alimentos

Esta política debe quedar reflejada en un documento y comunicada al resto de la organización. Es importante que en dicha política figuren los principales objetivos de la empresa respecto a la inocuidad de los alimentos, los cuales han de ser medibles y cuantificables.

La ISO 22000 no siempre tiene que aplicarse de forma idéntica
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4) Planificación del Sistema de Gestión de la Inocuidad de los Alimentos

Con el fin de identificar los potenciales peligros, comunicarlos y evaluar periódicamente el sistema de gestión, ya sea la Dirección o, más frecuentemente, el líder del equipo deberá elaborar un documento con las actividades necesarias para el desarrollo e implantación. Dicho documento, cuya elaboración configura este cuarto paso del proceso debe contener como mínimo la siguiente información:

• Documentación a elaborar.
• Responsables de los documentos.
• Plazos de cada actividad.
• Actividades necesarias de formación.
• Auditorías.
• Asignación de los recursos necesarios para la elaboración, implementación, mantenimiento y actualización del sistema.
• Estudio de las infraestructuras y posibles carencias de la organización a la hora de cumplir con la política y los requisitos de la norma.

5) Establecer los programas de prerrequisitos y los prerrequisitos operativos

El siguiente paso consiste en el establecimiento de dos programas o planes: el de prerrequisitos y el de prerrequisitos operativos, con los siguientes objetivos:

• Controlar los posibles peligros para la inocuidad del producto que puedan llegar a través del ambiente de trabajo.
• Los distintos tipos de posibles contaminaciones.
• Establecer los niveles de peligro en el producto y su entorno.

Para establecer estos prerrequistos, que además deben registrarse y documentarse convenientemente, es necesario considerar todas las posibles fuentes y vías por las que los peligros pueden provocar que un  producto no sea inocuo: instalaciones, suministros, equipos, manipulaciones, etc.

Aunque dependen de las características de cada empresa, los prerrequisitos que deben implantarse son:

• Limpieza y desinfección.
• Control de plagas.
• Control de residuos, subproductos y desperdicios.
• Suministro y tratamiento de aguas.
• Mantenimiento preventivo de equipos, instalaciones y maquinaria.
• Buenas prácticas de manipulación y fabricación.
• Formación.
• Proveedores.
• Trazabilidad.

Una vez identificados los peligros, habrá que determinar cuál o cuáles de ellos van a ser prerrequisitos operativos, que suelen ser los que tienen una mayor incidencia en el control de los peligros potenciales, como por ejemplo: limpieza y desinfección.

6) Elaboración de fichas técnicas y diagramas de flujos

A continuación, se deben elaborar las fichas técnicas de las materias primas, ingredientes y materiales auxiliares de los procesos recogidos en el Sistema de Gestión de la Inocuidad de los Alimentos, según los contenidos de la norma. Así como las fichas de producto final con todas las características y descripciones que puedan tener alguna relación con la inocuidad del producto.

También se deben desarrollar y comprobar una serie de dibujos esquemáticos de las fases operacionales del proceso, con sus detalles más relevantes y los requisitos y normativas de cada una de las fases que lo componen, que es lo que se conoce como diagramas de flujo.

7) Análisis de peligros

Los pasos anteriores pueden considerarse preliminares. A partir de esta etapa, la séptima, se comienza a ejecutar el análisis concreto de los peligros para la inocuidad de los alimentos en la organización. Los pasos para realizar este análisis son:

• Sobre cada diagrama de flujo, identificar y registrar, fase por fase, los peligros potenciales para la inocuidad del producto a elaborar o procesar considerando toda la información. recopilada anteriormente: instalaciones, personal, etc. También se deben apuntar los eslabones anterior y posterior de la cadena alimentaria y el nivel aceptable para ese peligro en relación con la inocuidad del alimento.
• A continuación, proceder a la  evaluación de cada peligro detectado con el fin de determinar su posible frecuencia y gravedad de sus efectos y sus posibilidades de eliminación o reducción, proponiendo y seleccionadas las medidas de control y preventivas adecuadas.

8) Establecer un plan de Análisis de los Puntos Críticos de Control

Una vez identificados los posibles peligros y seleccionadas las medidas de control, el siguiente paso consiste en identificar dónde se encuentran los Puntos Críticos de Control (PCC) para la medidas de control seleccionadas. Esto implica elaborar una relación con:

• Los peligros a controlar en el PCC.
• Las medidas que los controlan.
• Los límites críticos que nos indican si el proceso se encuentra bajo control.
• Los procedimientos de seguimiento (medidas de vigilancia) de los límites críticos.
• Las acciones a tomar si se superan los límites críticos (correcciones y acciones correctivas).
• Los responsables de tomas estas acciones.
• Los registros que demuestran su cumplimiento.

Todos estos datos pueden adoptar la forma de Cuadro de Gestión, con el fin de hacer más manejable toda esta información. Se trata de una fase muy delicada, en la que hay que invertir mucho esfuerzo y trabajo, pues va a constituir el verdadero sistema de control de los peligros de nuestro producto, generando una gran cantidad de documentación, tanto en forma de procedimientos como de registros.

9) Validación y mejora continua

Con el plan de mejora activado, se deben llevar a cabo procedimientos normalizados y documentados donde se valide y verifique que se están llevado a cabo las medidas establecidas y que son eficaces. En todo momento se debe tener un enfoque y una orientación de mejora continua, realizando las correcciones que sean oportunas para avanzar siempre hacia el máximo nivel de calidad.

10) Elaboración de manuales de referencia

Todos los procedimientos y documentación generada deben recogerse y sistematizarse en unos documentos que son el equivalente del Manual de Calidad de las normas ISO 9001. Se trata de elaborar una documento del Sistema que, básicamente, explique «qué es lo que se hace y por qué se hace». Sin necesidad de entrar en excesivos detalles, se debe incluir:

• Alcance del Sistema del Sistema de Gestión de Inocuidad de los Alimentos: productos, procesos e instalaciones.
• Definición de la política de inocuidad de los alimentos.
• Estructura del sistema.
• Relación de los procedimientos documentados contenidos en el sistema

11) Divulgación del proceso y auditoría interna

El último paso consiste en poner en marcha una campaña eficaz y directa de divulgación a nivel interno del sistema implantando, con sus diferentes procedimientos. Así mismo, de debe organizar un plan formativo específico sobre: los procedimientos y medidas correctivas implementadas y su afectación en el trabajo cotidiano. Es altamente recomendable ejecutar también una auditoría interna de verificación del procedimiento, que debe acabar con un informe detallado de los resultados obtenidos y propuestas de mejora.

La Plataforma ISOTools facilita la automatización de la ISO 22000

La Plataforma Tecnológica ISOTools permite la implementación y automatización de un Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria basado en la ISO 22000. Para ampliar información sobre este tema le recomendamos visitar el siguiente enlace: https://isotools.org/normas/riesgos-y-seguridad/

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Norma ISO 22000: 2005

La norma ISO 22000 de Inocuidad de los Alimentos, establece los requisitos que toda  empresa  que desee recibir esta certificación debe considerar para garantizar la inocuidad de sus productos y procesos.

Cualquier empresa  relacionada con el sector de la alimentación, de manera directa o indirecta, puede implementar un sistema de gestión basado en esta normativa y solicitar la certificación correspondiente.

La implementación de este sistema de gestión requiere de la realización de unos pasos concretos que garanticen la seguridad y calidad de los alimentos.

Fases para implementar la norma ISO 22000 en su empresa

1.    Diagnóstico inicial

Antes de implantar cualquier sistema de gestión, es preciso un análisis inicial de la organización, a fin de conocer la situación en la que se encuentra y recopilar información necesaria para las fases siguientes.

A través de este análisis, además de valorar la idoneidad de implantar este sistema de gestión y determinar el alcance que va a tener, las empresas deben analizar todos los procesos que se llevan a cabo y los recursos disponibles, para tener una visión global y real de su posición.

2.    Planificación y realización de productos

Tras el análisis inicial llega el momento de diseñar y planificar las estrategias que se van a llevar a cabo. Esta fase tiene como objeto analizar los posibles peligros y determinar aquellos que se necesitan controlar y las medidas de control más apropiadas para este fin.

Esta estrategia debe ser desarrollada por un equipo de trabajo multidisciplinar, que se encargará tanto del diseño como de la implantación del proceso. Este equipo debería estar creado por responsables de diferentes áreas y coordinado por un líder que, además,  se encargará de la comunicación del proyecto.

La implementación de la norma ISO 22000 requiere de unos pasos concretos
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En esta fase de planificación  el equipo de trabajo de Inocuidad deberé realizar dos acciones fundamentales:

• Análisis y definición de los  prerrequisitos. Tanto de los generales como de los prerrequisitos operativos.

Los prerrequisitos generales son todas aquellas condiciones necesarias para mantener la inocuidad alimentaria a lo largo de todo el proceso. Dentro de estos prerrequisitos se incluyen aspectos como la desinfección y limpieza de las herramientas o las prácticas de manipulación de  los alimentos, entre otros.

Para determinar estos prerrequisitos es necesario conocer la normativa  vigente en materia de seguridad alimentaria y los requerimientos del cliente, además de tener presente diferentes aspectos que puedan influenciar, como las características de las instalaciones y equipos o el uso de determinados productos, entre otros. La identificación de estos prerrequisitos contribuirá al control de los posibles peligros.

 Por otro lado, los prerrequisitos operativos, son aquellos que no se encuentran controlados mediante el programa de prerrequisitos generales ni en el Plan APPCC. Suelen ser prerrequisitos muy específicos y diferentes para cada empresa.

• Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos  (APPCC).

Con el fin de elaborar el plan APPCC, también conocido como HACCP por sus siglas en inglés, las empresas deben recopilar y documentar toda la información necesaria para analizar los posibles peligros que afecten a la inocuidad de los alimentos. El equipo multidisciplinar será el encargado de la elaboración de este estudio previo, a través del que se analizarán los recursos y procesos que intervienen para, posteriormente, poder identificar los riesgos, determinar su nivel y seleccionar las medidas de control.

 Finalizado este análisis previo, las empresas están en condiciones de establecer los programas de prerrequisitos y el plan de APPCC, en los que se debe detallar toda la información necesaria para facilitar su valoración, seguimiento y control.

3.    Validación

Antes de introducir los nuevos procesos planificados, es necesario validar las modificaciones efectuadas. Para ello, será preciso realizar el control necesario que permita verificar que las medidas adoptadas no solo garantizan la inocuidad de los alimentos, sino que cumplen con los niveles esperados.

Este control se puede llevar a cabo utilizando métodos y pruebas diversas, tanto en la propia empresa como en laboratorios.  Cada empresa estimará qué es lo más eficaz.

4.    Verificación y mejora

Tras comprobar y validar los procesos es el momentos de verificar su funcionamiento. Esta fase precisa de un seguimiento y control continuo para poder detectar a tiempo cualquier cambio o desviación y actuar en consecuencia.

Es conveniente fijar determinados momentos para realizar controles rutinarios y auditorías internas que analicen y certifiquen la eficacia de los procesos.

Además, gracias a este seguimiento, es posible detectar necesidades e introducir mejoras continuas que promuevan la eficacia y eficiencia de los procesos.

A lo largo de todo  el proceso, las tareas de documentación y comunicación son fundamentales. Para que el sistema de gestión de inocuidad de los alimentos sea eficaz, toda la organización debe estar informada y los procesos y modificaciones que se realicen tienen que estar debidamente documentados y registrados.

Sistemas de Gestión de riesgo y seguridad

ISOTools es una  software eficiente y sencillo, con la que podrás llevar a cabo una  gestión eficiente del Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria.

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KPI´s Indicadores

Como en cualquier otro campo, la calidad de los servicios de enfermería tiene unos indicadores para su seguimiento, análisis y medición.

Tradicionalmente, esta labor se ha llevado a cabo a través de datos, cifras, estadísticas y otras variables cuantitativas. Sin embargo, el concepto de Calidad Total ha obligado a que los profesionales de la enfermería (y de la salud en general) empleen nuevas herramientas para complementar los procedimientos habituales de medición. No basta con un cierto número de atenciones; lo principal es la calidad de las mismas.

El objetivo es la prestación de un servicio oportuno, eficiente y seguro por parte del personal de enfermería durante los procesos de convalecencia o atención diaria de los pacientes. Su eficacia debe estar ligada a los estándares definidos para una práctica profesional, competente y que vele por la satisfacción de las personas asistidas.

Criterios para la selección de indicadores

Una gestión de calidad pasa por un análisis exhaustivo de la realidad de los servicios prestados por el departamento de enfermería.

Los indicadores seleccionados en este ámbito, del mismo modo que en el resto de sectores, deben reunir una serie de propiedades. Estos indicadores, además de poderse medir, condición necesaria para evaluar los resultados, deben ser:

• Relevantes, tanto para el análisis de la situación como para favorecer la mejora de los servicios.
• Válidos, es decir, tiene que ser capaz de medir lo que realmente quiere medir para mejorar la calidad de los procesos.
• Sensibles, que permitan detectar aquellos casos factibles de mejora.
• Específicos, capaces de plasmar los cambios producidos en una determinada situación.

La selección de estos indicadores de evaluación debe hacerse, además, en base a tres criterios:

1. El grado de incidencia, es decir, teniendo presente aquellos indicadores que más se repiten y son objeto de mejora.
2. Su relevancia o gravedad. La selección de indicadores debe permitir la mejora de aquellos procesos que puedan poner en riesgo la seguridad y salud de los pacientes.
3. El alto costo. La evaluación debe permitir una mejora en los procesos, pero también un mejor aprovechamiento de los recursos y una reducción de los costos.

Principales indicadores de calidad de enfermería

1. Trato digno:

La mayoría de los pacientes ingresan a un hospital o centro asistencial en situación vulnerable, tanto en lo físico como en lo anímico. La labor del personal de asistencia debe ser, pues, contrarrestar en la medida de lo posible dicha situación y actuar hacia el paciente con respeto, interés y celeridad. En el trato digno también es indispensable la empatía de los enfermeros hacia las personas atendidas, lo cual contribuirá a aumentar la sensación de bienestar del enfermo. Dentro de esta categoría se incluye la posibilidad de que el paciente pueda elegir el médico de su preferencia.

2. Información veraz:

La esencia de las labores de enfermería radica en saber responder a la confianza que el paciente entrega a sus cuidadores. Esa confianza implica unos principios éticos, entre los que destaca la veracidad de la información que los profesionales de enfermería suministran. Es deber del personal mantener al tanto a los pacientes y sus familias sobre el estado de salud del enfermo y de su evolución. A la vez, debe saber transmitir la información correspondiente en cada caso. Un proceso de atención sanitario que no sea veraz perderá confianza y verosimilitud.

3. Comunicación y coordinación:

A la hora de la atención, el grupo de enfermeros debe estar coordinado y poner en práctica estrategias de comunicación eficaz. Los mensajes tienen que ser veraces y claros entre los miembros de un mismo turno y, por supuesto, entre un turno y otro. Entre más coordinado esté el personal, más será la confianza y el bienestar de los pacientes y sus familias. Estas estrategias deben vincular, además, al personal de ayuda y a los miembros de otros equipos auxiliares que intervienen en el cuidado. Es decir, se debe aspirar a una coordinación en todos los niveles.

4. Prevención de caídas:

Las caídas entre los pacientes ingresados son más frecuentes que entre las personas mayores. Su situación de convalecencia les hace más vulnerables y propensas a este tipo de incidentes. Una de las labores indispensables del personal de enfermería es velar para que esto no ocurra y garantizar que el proceso de recuperación se desarrolle normalmente. En este punto también se deben tener en cuenta los factores ambientales (frío, calor, humedad), las características arquitectónicas de la unidad hospitalaria y las funciones que prestan el equipo humano y el mobiliario.

Software ISOTools

A través de la Plataforma Tecnológica ISOTools podrás aplicar, controlar y medir los indicadores de manera sencilla, favoreciendo los procesos de mejora continua.

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Indicadores

En el ámbito de la salud, la calidad no debería ser sinónimo de lujo, sino un requisito básico, dada la transcendencia que tiene este ámbito en la vida del ser humano. En los complicados momentos en los que la salud se tambalea, pacientes y familiares requieren de un servicio de atención de calidad, caracterizado por un trato al paciente y a sus acompañantes, amable y eficaz, un diagnóstico rápido y preciso y un tratamiento o intervención adecuada.

Sin embargo, si realmente se desea mejorar la calidad en el ámbito de la salud, las empresas y entidades de este sector deben seleccionar nuevos métodos y utilizar herramientas que guíen su estrategia y les oriente a lo largo de este proceso.

Para alcanzar sus nuevas metas, las empresas pueden valerse de la norma ISO 9001 de Sistemas de Gestión de la Calidad. Una normativa de carácter voluntario que describe los requisitos necesarios para  establecer un modelo de gestión de calidad.

La implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad, acorde a los requisitos establecidos por la norma ISO 9001:2008, dentro de este campo, contribuirá a:

• Mejorar la satisfacción de los usuarios, tanto pacientes como acompañantes.
• Favorecer el uso eficaz de los recursos disponibles.
• Reducir los costos y mejorar la distribución y uso de los presupuestos.
• Minimizar los tiempos de espera.
• Promover la eficiencia de los procesos.
• Disminuir el índice de errores médicos.

No obstante, para poder implantar un sistema de gestión eficaz, es necesario seleccionar una serie de indicadores de calidad, unas variables para conocer la situación actual.

Qué son los indicadores

Los indicadores de calidad son datos, medidores que proporcionan información relevante y que permiten conocer el grado de satisfacción de las partes interesadas (clientes, usuarios, proveedores u otras entidades y organismos).

Estos indicadores de calidad favorecen la mejora en los procesos, ya que proporcionan un mayor conocimiento sobre la organización y orientan la práctica diaria.

La selección de indicadores es una técnica fundamental para analizar la situación y garantizar la mejora de los procesos. Una eficaz selección de indicadores permitirá:

• Detectar las necesidades de mejora.
• Identificar las causas.
• Tomar decisiones eficaces de manera rápida.

Los indicadores  permiten realizar intervenciones para mejorar los procesos y monitorear los resultados, además de ofrecer una visión global de la realidad.

Criterios de selección

Para obtener resultados fiables y válidos, que contribuyan a una mejora continua de la calidad, a mejorar los procesos y alcanzar los objetivos propuestos, es necesaria una selección eficaz de los indicadores.

A la hora de seleccionar los indicadores de salud, se deben tener presente una serie de premisas que debe cumplir. Todo indicador debe ser:

• Relevante. Los indicadores seleccionados deben ser importantes para el estudio.
• Disponible. Su obtención debe ser rápida y completa, sin obstáculos o restricciones de ningún tipo.
• Válido. Debe medir realmente lo que se quiere medir.
• Objetivo. Expresa hechos y no opiniones o juicios de valor.
• De confianza.  Las fuentes de información deben ser fiables. Para que un indicador sea de confianza,  debe ofrecer valores similares en su resultado, al ser medido por diferentes observadores en el mismo momento.
• Comparable. Los indicadores deben ser sensibles a los cambios, mostrar las transformaciones. Estas variables deben identificar diversas situaciones de salud y poder compararse entre sí, para favorecer la evaluación y certificar las mejoras.
• Concreto. Han de ser específicos, es decir, reflejar los cambios pertinentes ocurridos en una determinada situación.
• Medible. Es conveniente que los indicadores seleccionas puedan medirse para valorarlos.

En el ámbito de la salud, los indicadores seleccionados deben estar relacionados con tres cuestiones fundamentales:

• La atención al usuario. Los indicadores seleccionados deben medir cada variable que influya en esta atención, como la recepción del usuario o los tiempos de espera.
• Herramientas y procesos técnicos y científicos. También se deben seleccionar indicadores que permitan conocer a fondo los procesos, las actividades que se llevan a cabo y el empleo de las herramientas e instrumentos, para poder promover un uso eficaz.
• Entorno. En el ámbito de la salud, el entorno es clave. Los criterios seleccionados deben permitir medir aquellos factores relevantes del entorno que puedan afectar a la salud de los usuarios. Estos indicadores favorecerán una adecuada gestión del riesgo.

Software ISOTools

La selección y aplicación de indicadores es esencial para las organizaciones que busquen la mejora continua de los procesos y deseen implantar modelos de excelencia. Gracias a la plataforma ISOTools, que facilita la implantación y automatización de estos indicadores, podrás alcanzar tus objetivos.

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Modelos de acreditación

En los últimos tiempos, se viene observando un creciente interés por la calidad en los servicios de salud a todos los niveles y por los modelos de acreditación. Entre la administración. los profesionales del ámbito sanitario y los pacientes se está produciendo un debate en relación a la gestión de la calidad, propiciado por unos usuarios cada vez más exigentes e informados.

Sin embargo, hay una cierta confusión en los términos y conceptos relacionados con la calidad aplicada a la salud, existiendo visiones distintas y ciertos desacuerdos entre los actores implicados sobre cómo enfocar, medir y gestionar dicha calidad.

En este sentido, los modelos de gestión pueden ser de gran ayuda como referencia y base metodológica a la hora de aplicar acciones de gestión de calidad en los distintos centros de salud públicos y privados: hospitales, clínicas, centros de atención primaria, etc.

Principales modelos de gestión y su integración en la salud

Podemos distinguir entre tres grandes tipos de modelos que pueden ser utilizados en la gestión sanitaria como mecanismo de detección de problemas, uso de indicadores de evaluación y definición e implantación de acciones de mejora:

• Modelo ISO.
• Modelo JCAHO.
• Modelo EFQM.

Modelo ISO

ISO son las siglas de International Organization for Standarization, un organismo internacional creado en 1947 por 25 países para facilitar la organización y coordinación internacional de las normas, con el objetivo inicial de facilitar el intercambio comercial.

Poco a poco, las normas ISO se han ido extendiendo a todo tipo de actividades como guía y referencia de gestión de la calidad, basándose en 8 grandes principios:

1. Organización enfocada al cliente.
2. Liderazgo.
3. Participación del personal.
4. Enfoque del proceso.
5. Enfoque del sistema hacia la gestión.
6. Mejora continua.
7. Toma de decisiones en base a datos objetivos.
8. Relación beneficiosa con los proveedores.

En lo que se refiere a la aplicación de las normas ISO en el ámbito de la salud, se está realizando un gran esfuerzo de adaptación a los servicios de salud, especialmente a nivel de terminologías. En general, la adopción de este sistema suele resultar satisfactorio, especialmente en aquellos servicios sanitarios más automatizados y rutinarios.

Modelo JCAHO

Este modelo responde a las siglas Joint Comission on Accreditation of Health Care Organizations, organismo creado en 1951 en base a un acuerdo entre distintas organizaciones sanitarias norteamericanas.

Su filosofía y esquema de funcionamiento es similar a las normas ISO, con la particularidad de que está enfocado específicamente al ámbito sanitario. El proceso de acreditación de este modelo pretende servir de ayuda para la mejora continua y el enriquecimiento profesional, y no únicamente como un mecanismo de reconocimiento externo.

Tanto en España como en diversos países latinoamericanos, la acreditación JCAHO la gestiona la Fundación Avedis Donabedian (FAD). Cabe destacar que desde el año 2012 existe una sede en Bogotá (Colombia) para Latinoamérica de la FAD, cuyo objetivo de convertirse en un entidad de referencia que aporte valor y ayude a potenciar, consolidar y desarrollar el sistema de salud y la mejora de la calidad que reciben los ciudadanos de toda Latinoamérica.

Modelo EFQM

EFQM son las siglas de una entidad fundada en 1988 por 14 grandes empresas europeas conocida como European Foundation for Quality Management. Al contrario de los modelos anteriores, el objetivo principal del EFQM no es conseguir la certificación externa, sino la excelencia empresarial. Este sistema no sólo posibilita lograr los máximos objetivos de calidad en el trabajo ejecutado, sino que también permite optimizar los recursos empresariales para lograr la excelencia en la gestión.

La filosofía de este modelo es lograr la excelencia en la gestión a través de la autoevaluación continua de una serie de indicadores, por lo que no se utilizan normas ni estándares. Se trata de un modelo ampliamente utilizado en los sistemas sanitarios de la mayoría de países europeos, incluido España, teniendo también un gran seguimiento y aceptación en muchos países latinoamericanos como México y Chile.

A modo de conclusión, cabe añadir que, aunque el único modelo específico para servicios de salud es el JCAHO, los tres tienen un nivel de adaptación y flexibilidad que los convierte en válidos para ser utilizados como herramienta de control, dinamización y ejecución de planes efectivos de mejora continua de la gestión sanitaria.

ISOTools le ayuda a gestionar el modelo de acreditación

Los modelos de acreditación son herramientas que ayudan a fomentar la calidad de los servicios que se prestan a los usuarios y ciudadanos. La plataforma ISOTools le puede ayudar en la gestión de estas acreditaciones.

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