El ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA

La inclusión del ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA organizacional va a ser el aspecto clave a analizar en este artículo. El ciclo PHVA (PDCA son sus siglas en inglés) consiste en un método que persigue elementos relacionados con Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, persiguiendo así la mejora continua y creando una serie de efectos positivos organizacionales en los ámbitos correspondientes.

Además, el enfoque será visto en su aplicación en la implementación de un Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA).

El ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA consta de cuatro fases:

Planificar

El primer paso consiste en definir qué dirección va a seguir la organización y de ello se encargará el responsable del Sistema SSOMA y la Alta Dirección. El establecimiento de esta dirección, plasmada en una política de seguridad y salud y conservación del medio ambiente, es importante porque consiste en una parte integral de la cultura organizacional, de los valores que posee y de qué normas de funcionamiento emplean.

La elaboración de esta política requiere que la organización sea consciente de los potenciales riesgos significativos que debe confrontar y, por tanto, ir asignando a distintas personas roles y tareas propias de la prevención, junto a la comunicación y comprensión de las cuestiones clave y decisiones tomadas.

Este documento no es rígido, ya que debe ir evolucionando con el paso del tiempo y conforme va cambiando también la organización y su contexto. Siempre debe ir en sintonía con la situación actual organizacional.

En este primera fase es cuando se realiza una planificación mediante el establecimiento de unos determinados objetivos y los procesos necesarios que llevan a alcanzar unos resultados vinculados a la política organizacional adoptada. La definición de los diversos parámetros e indicadores de medición y seguimiento son vitales para poder evaluar el proceso y poder saber y valorar si se está yendo en la dirección correcta.

El ciclo PHVA en la implementación de un sistema #SSOMA
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Hacer

Un sistema de gestión eficaz garantiza la seguridad y salud de empleados, clientes y otros actores que intervienen en los diversos procesos organizacionales a la hora de cumplir con las entregas de productos o servicios o la gestión y finalización de proyectos, y siempre teniendo en consideración y cuidando el entorno en el que se opera.

Un objetivo vital de las organizaciones hoy día debe ser la protección de las personas y del medio ambiente, ya que la implementación de sistemas y prácticas que ayuden a conseguir este objetivo es una responsabilidad importante.

En la segunda fase del ciclo PHVA en la implementación de un sistema SSOMA es cuando se ponen en marcha las acciones y cambios que ayudan a alcanzar los objetivos planificados de la fase anterior.

En la práctica se desarrolla una prueba piloto o escenario que sirva de testeo para observar y corregir los posibles errores a la hora de ejecutar las acciones, obteniéndose así una eficacia muy importante para cuando se aplica la implementación en todos los niveles de la organización.

Para poder cumplir con esta fase del ciclo se necesita que:

• La Dirección de la organización pueda asegurar los recursos para las diversas medidas adoptadas en materia de Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
• Gestión del sistema por personas cualificadas y competentes.
• Realización de evaluaciones del riesgo.
• Participación de empleados o representantes en las tomas de decisiones que afecten a la Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente en la ejecución de sus tareas.

Verificar

La medición y control son los pilares claves de esta tercera fase del ciclo PHVA, ya que nos permite valorar la efectividad de las políticas establecidas y de sus mejoras. La necesidad de recibir una información en forma de informes sobre el funcionamiento de los elementos implementados es vital.

Un fuerte y correcto sistema de monitorización permite a la organización tener información del día a día, aspecto que es requerido en situaciones de revisiones formales, ya sean auditorías internas o externas, y ver que ésta es capaz de circular libremente por el sistema implantado hasta llegar a los responsables y a la Dirección, proporcionando un apoyo para la toma de decisiones.

Dentro de esta fase se encuentra la investigación de las causas de los incidentes, accidentes e incluso los «casi accidentes/incidentes» que se hayan producido. Un claro ejemplo podrían ser las enfermedades y cómo pueden afectar a la plantilla en su rendimiento.

Actuar

En la última fase es cuando entra en juego actuar en el caso de que las mediciones arrojen unos resultados que no resulten satisfactorios de acuerdo a los objetivos planteados previamente y a las expectativas. La actuación es necesaria para realizar las correcciones y mejoras pertinentes de forma que se persiga la mejora continua del sistema y la organización.

Software ISOTools Excellence

El software ISOTools Excellence ayuda en gran medida en la implementación y automatización de Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupaciones y Medio Ambiente, además de incorporar y otorgar una serie de funcionalidades y facilidades gracias al diseño de esta herramienta tecnológica que ayudan en la gestión de dichos Sistemas.

Este software se adapta a todo tipo de organizaciones y por ello le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo para cualquier duda que pueda tener.

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Ciclo PHVA: una herramienta de gestión plenamente vigente

En la actualidad, las empresas tienen que enfrentarse a un nivel tan alto de competencia que para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia supervivencia, han de mejorar continuamente, evolucionar y renovarse de forma fluida y constante. El ciclo PHVA de mejora continua es una herramienta de gestión presentada en los años 50 por el estadístico estadounidense Edward Deming.

Tras varias décadas de uso, este sistema o método de gestión de calidad se encuentra plenamente vigente (ha sido adoptado recientemente por la familia de normas ISO) por su comprobada eficacia para: reducir costos, optimizar la productividad, ganar cuota de mercado e incrementar la rentabilidad de las organizaciones. Logrando, además, el mantenimiento de todos estos beneficios de una manera continua, progresiva y constante.

Las fases del ciclo PHVA

Las siglas del ciclo o fórmula PHVA forman un acrónimo compuesto por las iniciales de las palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar. Cada uno de estos 4 conceptos corresponde a una fase o etapa del ciclo:

• Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso.
• Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas. Con el objeto de ganar en eficacia y poder corregir fácilmente posibles errores en la ejecución, normalmente se desarrolla un plan piloto a modo de prueba o testeo.
• Verificar:  Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios. Se trata de una fase de regulación y ajuste.
• Actuar:  Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

Un ciclo sin fin

La principal característica de un ciclo PHVA es que no tiene un punto y final en el momento en que se obtenga un determinado resultado, sino que se crea una rueda continua en la que el ciclo se reinicia una y otra vez de manera periódica, generando de esta forma un proceso de mejora continua. Cada ciclo terminado, además de para conseguir mejoras hasta un cierto nivel en un determinado circuito o área de la empresa, debe servir también como fuente de aprendizaje para mejorar en cada paso y aprender de los errores. Esto significa que siempre se debe buscar la optimización de las acciones por medio del análisis de: indicadores, logros obtenidos y programas de mejora ya implementados.

Ventajas y desventajas del ciclo PHVA

Las principales ventajas para las organizaciones de esta herramienta de gestión son:

• Por lo general, se consiguen mejoras en el corto plazo y resultados visibles.
• Se reducen los costos de fabricación de productos y prestación de servicios.
• Es un sistema que favorece una cuestión hoy en día vital para todas las empresas: incrementar la productividad y enfocar a la organización hacia la competitividad.
• Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
• Permite detectar y eliminar procesos repetitivos.

Entre sus puntos débiles encontramos:

• Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se puede perder la perspectiva de interdependencia que existe entre los distintos departamentos y áreas de las organizaciones.
• Requiere de cambios importantes en toda la organización, lo que puede acarrear inversiones importantes en infraestructuras o recursos humanos.

Es importante subrayar y no perder nunca de vista que la mejora continua consiste en desarrollar ciclos de mejora a todos los niveles de manera periódica, sin que la consecución de un determinado objetivo suponga el fin de proceso, sino más bien un desafío para seguir mejorando y lograr la excelencia. En esto consiste su verdadera esencia y filosofía.

ISOTools ofrece soluciones de mejora Continua

La plataforma tecnológica software ISOTools en todas sus variedades está basada en el ciclo de mejora continua, de manera que permite el avance hacia la excelencia. De este modo, ISOTools ayuda a las organizaciones a alcanzar su máximo potencial y rendimiento.

La entrada ¿En qué consiste el ciclo PHVA de mejora continua? se publicó primero en ISOTools Chile.

El equipo directivo internacional de ISOTools Excellence se reunirá durante los días 18,19 y 20 de febrero en Colombia para presentar su proyecto Kick-Off “Resultados Excelentes 2015”.    

Los Kick-Offs son eventos organizados por las empresas para incentivar las relaciones profesionales con sus trabajadores o entre socios corporativos. El kick- off de ISOTools de este año tiene como objetivo presentar el ejercicio económico del 2014 y las novedades que se desarrollarán durante este 2015.

En este evento se reunirán los directivos de las distintas filiales locales de la compañía en el mundo: Chile, Colombia, Perú, México, Brasil, Argentina, Uruguay, Ecuador, Bolivia, Portugal, Costa Rica y Panamá.

En este meeting se van a abordar los siguientes temas:

• Presentación de los resultados 2014

El pasado año, ISOTools Excellence cerró 2014 con un crecimiento  de sus resultados económicos del 25 por ciento gracias a su constante innovación y a la labor y el compromiso del equipo humano con sus clientes. ISOTools continúa trabajando por mejorar y ayudar a las organizaciones comprometidas con la excelencia aportándoles soluciones de innovación para optimizar la gestión de sus procesos y estrategia.

• Roadmap 2015

Para este año 2015, ISOTools Excellence sigue apostando por la innovación y la mejora continua. En relación a ello, se darán a conocer los avances en la nueva versión del Software ISOTools, el cual ya está totalmente actualizado para dar cumplimiento a cada uno de los requisitos de la Futura ISO 9001:2015.

• Presentación de “ISOTools Strategy Intelligence”, la novedosa herramienta de innovación tecnológica para la Ejecución Estratégica

Ante la dificultad de implantar y desplegar eficazmente un Sistema de Gestión Estratégica en las empresas,  se presentará ISOTools Strategy Intelligence, una novedosa herramienta de innovación tecnológica que simplifica, agiliza y optimiza la Ejecución Estratégica de las organizaciones siempre usando como base Strategy Excellence Model (SEM).

Este modelo está formado por 6 etapas:

- Enfoque Estratégico: se establece a través de un amplio despliegue de herramientas de análisis, las cuales se encargan de aportar claridad y consistencia a los objetivos de la empresa. El proceso para el desarrollo de la estrategia se forma con la definición de lo que queremos conseguir, la forma en que vamos a conseguirlo y lo que vamos a obtener de ello. Esto quiere decir que es necesario establecer la misión, visión y valores de la organización y su contexto.

- Planificar y organizar la estrategia: En esta segunda fase la organización deberá hacer una planificación y organización de la estrategia empresarial empleando mapas estratégicos y hojas de ruta.

- Alineación y despliegue de la organización: Se realizará desdoblando los mapas estratégicos y los BSC relacionados a todas las unidades organizacionales. La alineación de los empleados se realiza mediante un proceso de comunicación formal y relacionando los objetivos personales y los incentivos de los empleados con los objetivos estratégicos. El proceso de alineamiento crea sinergias y unidad en toda la organización. Es clave el rol corporativo y la conexión entre las estrategias de las unidades de negocio y de servicio.

- Vincular y adaptar los procesos: Es la cuarta etapa del modelo, en ella se identifica las necesidades de la organización para relacionar y adaptar los procesos adecuadamente

- Control y aprendizaje de los problemas, las barreras y los desafíos. Este proceso integra la información sobre las operaciones y la estrategia a una estructura de reuniones periódicas de revisión y control.  Presentar el mapa estratégico y realizar una visión general de la estrategia de la empresa. Revisión de los objetivos estratégicos, indicadores e iniciativas que impactan a los mismos para la toma de decisiones.

- Analizar y adaptar, a través de datos operacionales internos y nuevos datos externos del entorno y la competencia, generando de este modo un nuevo ciclo integrado de planificación de la estrategia y ejecución operacional. Esta fase permite adaptar la estrategia a los cambios del entorno y comenzar de nuevo el modelo.

• Presentación de los resultados de la aplicación ISOTools Mobile

Esta aplicación creada por ISOTools pretende facilitar el trabajo de los auditores de los sistemas de gestión en terreno.  El dispositivo IOS o Android permite acceder, en todo momento, a una check list desde la cual se inspeccionan una serie de elementos durante la ejecución de una auditoría además de ayudar a los auditores a examinar detalladamente todos aquellos elementos que tengan que controlar.

Asimismo, ISOTools Mobile envía al responsable encargado de la evaluación un informe de reporte, estadísticas y tiempo dedicado sobre el desarrollo de la gestión de la auditoría. Cuenta también con un apartado inteligente de sistemas de alerta que avisa al responsable sobre las no conformidades de la auditoría y ofrece distintas propuestas de acciones correctivas.

• Apertura de una nueva filial ISOTools USA

ISOTools Excellence, con presencia a nivel mundial y siempre bajo el desafío de aportar apoyo local a sus clientes, comienza el año con una nueva filial local en Estados Unidos, ISOTools USA.

• Novedades del proyecto 123 aprende.com 

123 aprende es un nuevo proyecto de ISOTools que va dirigido, sobre todo, a directivos y auditores en Sistemas de Gestión. Esta iniciativa global de capacitación está respaldada y promovida por la Escuela Europea de Excelencia, organismo acreditado por el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE) del Ministerio de Trabajo y Previsión Social del Gobierno de Chile.

Durante este 2014 se han celebrado interesantes cursos sobre la norma ISO 9001 que han tenido una gran aceptación entre los participantes.

Para terminar, durante este Kick-Off “Resultados Excelentes 2015” se tratarán también las novedades y avances de las filiales locales de la compañía como la consolidación en el mercado como líder en soluciones corporativas móviles en Chile; el fuerte crecimiento en el sector público y privado en Perú o el posicionamiento TOP como una de las mejores alternativas a la fuerte competencia en software para la Gestión de la Calidad en Colombia.

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La Gestión de la Calidad Municipal precisa de unas guías comunes. Para ello se encuentra el Programa de Mejoramiento Progresivo de la Gestión Municipal, que tiene como finalidad el fortalecimiento de dicha gestión empleando un proceso de Mejoramiento Continuo en la Administración.

Este proceso se basa en una serie de etapas entre las que se encuentra el diseño, validación e implementación del Plan de Mejoras.

Esta fase se realiza una vez realizada la evaluación, analizada en post anteriores, con el objetivo de implementar las mejoras establecidas.

• El Diseño del Plan de Mejoras:

Se trata de una fase en la que, una vez realizado el informe de Autoevaluación y detectadas las fortalezas y oportunidades de mejora, se planifican y realizan las actividades de difusión a través de un Plan de Mejora que describa el objetivo del Municipio y las estrategias a seguir para lograrlo.

En esta fase, SUBDERE propone una metodología para facilitar al Municipio la detección de las brechas y oportunidades para mejorar.

El Municipio debe priorizar aquellas técnicas o metodologías más destacadas y que puedan ser implementadas de forma más inmediata, que deben quedar programadas y planificadas perfectamente. Así como establecer su seguimiento y apoyo para la óptima implementación.

•  La Validación del Plan de Mejoras: 

En esta fase los evaluadores externos que revisaron la Autoevaluación, revisan el Plan de Mejoras para guiar al Municipio en la realización de las acciones hacia el mejoramiento de manera coherente.

•  La Implementación del Plan de Mejoras:

Una vez aprobado o validado por el Municipio el Plan de Mejora el Comité de Mejoras debe encargarse de dar difusión a los resultados de la Validación del Plan y realizar el seguimiento para la implementación del mismo, para medir los avances conseguidos y corregir lo que sea necesario.

Una vez realizada esta fase, la Municipalidad entra en un ciclo de mejoramiento continuo, gracias a las Autoevaluaciones y los consiguientes Planes de Mejora que se sucederán cíclicamente.

ISOTools es la Plataforma Tecnológica que permite el mejoramiento continuo de las Municipalidades y otras Administraciones Públicas, logrando un alto rendimiento gracias a una gestión enfocada al aprendizaje, innovación y mejora continua.

La entrada Gestión de Calidad Municipal. Plan de Mejoras en el PMG de la Calidad se publicó primero en ISOTools Chile.

La ISO 9001 se aplica conforme al ciclo PDCA, ciclo PHVA, Círculo de Deming o Ciclo de Mejora Continua.

El ciclo PDCA es una herramienta de planificación para la Mejora Continua que se basa en 4 fases Plan, Do, Check, Action, o lo que es lo mismo: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.

Tanto la actual ISO 9001:2008 como la futura ISO 9001:2015, así como el resto de normas ISO, encajan dentro de este enfoque, de hecho es uno de sus principios.

La Mejora Continua dentro de la ISO 9001 supone disponer de un enfoque coherente de la globalidad de la organización, formar a los recursos humanos en cuanto a los métodos y herramientas de mejora continua, promocionar internamente una cultura basada en la calidad con objetivos definidos para orientar estas acciones y hacer su seguimiento, así como el reconocimiento de las mejoras.

Plan PHVA

Dentro del proceso de mejora continua se establecen las distintas fases que, como en otras ISO, se dan en la ISO-9001:

• Planificar:

Es la primera etapa, en la que se implementan los procesos y los objetivos necesarios para lograr los resultados deseados acordes con los requerimientos de los clientes y la política organizativa. Es necesario conocer el proceso o procesos que se quieren mejora para poder analizarlo, medirlo y poder establecer las acciones de mejora.

• Hacer:

Es la fase en la que se implementan los procesos de acuerdo al plan establecido en la fase anterior, con todas las acciones debidamente documentadas.

• Verificar:

Es la fase en la que una vez ejecutadas las acciones, se realiza el seguimiento, donde se recogen datos y se analizan para ver si se han cumplido las mejoras deseadas.

• Actuar:

Una vez analizados los resultados de la anterior fase, se determinan las acciones correctivas o preventivas a emprender para establecer las mejoras que es el objetivo.

De esta forma se produce un aprendizaje que mejora la planificación inicial, proponiendo nuevas mejoras o desechando los cambios realizados en el caso de que el resultado de esas acciones haya sido negativo.

La principal ventaja de este ciclo de Mejora Continua es que se repite logrando dar un paso más en el camino a la Excelencia en cada giro.

ISOTools es la Plataforma que ofrece a las organizaciones soluciones para la implementación del software ISO 9001 con enfoque a la Mejora Continua, logrando alcanzar ventajas competitivas y flexibilidad para reaccionar ante las oportunidades de mejora.

La entrada ISO 9001 como elemento de Mejora Continua se publicó primero en ISOTools Chile.

Ambas, con la participación de la Asociación Chilena de Municipalidades, son las diseñadoras del Modelo Gestión de Calidad de los Servicios Municipales, que, como comentamos en artículos anteriores, se trata de un conjunto de prácticas clave para mantener un proceso de Mejora Continua y avanzar hacia la Excelencia.

Este avance basado en el ciclo PDCA de mejoramiento continuo es esencial para los Municipios, ya que se trata de instituciones representantes del Estado que deben de atender los requerimientos de la ciudadanía, entregando un servicio de calidad a la comunidad.

Esta necesidad de mejorar la gestión de las Municipalidades en Chile ha estado siempre presente y ya en los años 90 se comenzó a trabajar para mejorar la gestión de los municipios más relevantes del país, así como a fortalecer la gestión de los municipios con más necesidades de ser gestionados.

Obviamente la apuesta por la mejora de la calidad debe verse acompañada de un esfuerzo, bien humano, bien monetario. Esto supuso que en el año 2.000 los municipios contaran con un progreso bastante destacado en materia de gestión, pero por otro lado sufrían carencias al haberse incrementado o desviado el esfuerzo a este comentido sin haber hecho una inversión en personal que apoyara esta iniciativa.

Es en este momento, en el año 2.006, cuando se comienza a trabajar en el desarrollo de un programa que aporte herramientas, basadas en los Modelos de Gestión de Excelencia ya existentes, necesarias para mejorar correctamente la gestión de los municipios. Al siguiente año ya se inició a certificar los servicios municipales.

Actualmente la SUBDERE apoya técnica y financieramente los procesos de Autoevaluación, Diseño e Implementación de Planes de Mejora y marcándose metas de municipios a lograr estos hitos.

Sin duda la modernización de los Municipios del país debe ir orientado y acompañado de objetivos y métodos adecuados técnicamente y apoyados financiera y políticamente, prestando gran atención a la aplicación de indicadores adecuados que logren las mejoras y al fin y al cabo la modernización de las Municipalidades.

En ISOTools llevamos años trabajando en el sector público y muchas Municipalidades han confiado en la Plataforma como herramienta de apoyo que facilite su avance hacia la mejora contínua. Autoevaluación, gestión de indicadores, planes de mejora…todo ello puede ser gestionado fácilmente con ISOTools.

La entrada Programa Gestión de Calidad de los Servicios Municipales se publicó primero en ISOTools Chile.

Dentro de este contexto, ISO cuenta con un comité encargado de la elaboración de las políticas de evaluación de la conformidad ISO/CASCO.

Pero, ¿qué es la Evaluación de la Conformidad?

La conformidad, es el cumplimiento de un requisito. Es decir, es la demostración de que un producto, servicio, sistema, proceso, persona u organismo cumple con los requisitos establecidos en las normas ISO.

Esta evaluación es de vital importancia para la creación de normas, ya que establece las actividades (inspección, análisis, evaluación, certificación, acreditación, verificación, ensayo, validación, etc.) a realizar para que se cumplan los requisitos de las normas.

Para este cometido, se encuentra el denominado Comité de Evaluación de la Conformidad, que participa se encarga de la preparación de normas relativas a la práctica de ensayos, inspección y certificación, estudios mediante la evaluación de la conformidad de productos, procesos, servicios y sistemas de gestión con las normas apropiadas y promueve el reconocimiento mutuo de los sistemas de evaluación.

ISO/CASCO compuesto por 73 países y 47 países observadores, se encarga de la promoción internacional de las normas ISO/IEC para el fomento de su uso.

El ciclo PDCA de Mejora Continua asegura que CASCO proporcione documentos de interés que reflejen la práctica más reciente de evaluación de conformidad, ya que cuenta con distintos cometidos:

•  Desarrollo de políticas.
•  Elaboración de documentos técnicos.
•  Promoción de los documentos.
•  Feedback del mercado sobre la aceptación y uso de los documentos.

Las normas, guías y publicaciones que elabora ISO/CASCO se conoce como la Caja de Herramientas ISO/CASCO.

Es muy importante el papel del Comité de Evaluación de la Conformidad, ya que fomenta el manejo de estándares comunes a nivel mundial, lo que facilita y agiliza el comercio tanto nacional como internacional y proporciona a los clientes la seguridad de cumplimiento de los requisitos reconocidos a nivel mundial.

ISOTools es la Plataforma para la Gestión que automatiza los sistemas de Gestión de Calidad y Excelencia, permitiendo el cumplimiento de los requisitos de las distintas normas y modelos de manera sencilla e intuitiva.

La entrada Componentes ISO: Comité de Evaluación de la Conformidad se publicó primero en ISOTools Chile.

La filosofía Lean nació en Japón en los años 50, en la empresa Toyota, cuando comenzaban a fabricar automóviles, se dieron cuenta que era muy importante optimizar los procesos. A raíz de esto, crearon herramientas y metodologías que colaborasen en la mejora del proceso de fabricación de automóviles, desarrollaron  mecanismos para mejorar sus procesos enfocados en el área de manufactura. Con el tiempo su filosofía fue conocida por el mundo entero dando cuenta que aplicando estas herramientas se mejoraban en gran medida los procesos, se disminuían los tiempos de ciclo, los defectos, los problemas, se mejoraba notablemente la calidad y por lo tanto, se disminuían los costos y se aumentaba la rentabilidad de las empresas.

Alrededor  de 1980, se descubrió que esta metodología no solo podía aplicarse a empresas de manufacturas, sino también a cualquier tipo de compañía o también en diversos procesos. Fue entonces cuando nacieron otras ramas, como por ejemplo Lean Manufacturing: Lean Office, para procesos de oficina; Lean Logisticis, para los procesos de logística, son principios de agilidad, desde la compra de los insumos y su almacenamiento, y la distribución  del producto terminado, Entre otras.

Lean, quiere decir  hacer las cosas de una mejor manera. Para ello es necesario identificar todas las actividades que no agregan valor.  Pero, cómo podemos localizarlos,  Mediante un mapa de valor de los procesos. Se reconocen 7 grandes desperdicios dentro de Lean y precisamente todas las actividades de esta filosofía están enfocadas en eliminarlos. Una vez logrado se obtiene un proceso más ágil, confiable, con menores costos y por tanto, con una mayor rentabilidad.

Podemos destacar un punto clave como es el eliminar desperdicios por ejemplo un sobre-inventarios, consiste en dinero invertido en insumos o en productos terminados que están detenidos en los almacenes. Generan costos extras, ya que quizás tengamos que arrendar bodegas, y se pueden volver obsoletos o dañar, por lo tanto sería algo que no agrega valor, la mayoría de las veces se debe a ineficiencias de los procesos de las empresas. Lean ofrece las herramientas para localizarlos y eliminarlos

Lo que buscamos es que las empresas sean más eficientes. En estos años nos enfrentamos a una competencia global, en la que participan incluso productos de inferior calidad. Tenemos que ofrecer entonces una ventaja competitiva: Manteniendo la calidad, debemos mejorar los precios y los tiempos de entrega. Eso es básicamente lo que los clientes buscan: calidad, costo y entrega. Lean tiene esto como objetivo: reducir costos, tiempos de entrega y mejorar la calidad.

Entonces como funciona Lean, podemos decir que involucra a todos las áreas de una empresa, que una vez que están implementadas las herramientas de forma correcta  las compañías ya no querrán volver a sus antiguos procesos, y comienzan a convertirse en verdaderos expertos en la localización y en la eliminación de desperdicios. Es necesario alimentar permanentemente, para  que se comporten de una buena manera y lleven una tendencia positiva.

Lean enseña donde se deben aplicar esos indicadores y la frecuencia con la que deben ser medidos para asegurar que la empresa funcionen adecuadamente y que pueda implementar acciones correctivas cuando se presenten no conformidades.

Si los indicadores se revisan una vez al mes, surgen al año 12 oportunidades de mejoras para implementar acciones correctivas. Pero si se implementan indicadores sencillos y se revisan semanalmente, las oportunidades son 52. En el caso de indicadores que se revisan todos los días, las oportunidades aumentan a 365. Si un día no se cumplió con los objetivos, al día siguiente es posible intentar solucionar el problema.

Esta metodología y herramientas es aplicable a cualquier empresa y área de estas, y para ello es de especial ayuda su implantación como proyecto estratégico de mejora mediante las herramientas adecuadas y la supervisión de expertos que guíen y apoyen el proceso.

 ISOTools ayuda a las empresas comprometidas con la calidad y la mejora continua a implementar, gestionar, mejorar y evaluar sistemas de gestión de la calidad y la mejora continua mediante una plataforma tecnológica de desarrollo propio.

La entrada EL NIVEL LEAN DE UNA ORGANIZACIÓN se publicó primero en ISOTools Chile.

El cumplimiento de los requisitos establecidos por normativas y estándares internacionales supone a las organizaciones un medio gracias al cual, gestionar la mejora y el cambio en la organización.

Sacarle el mayor partido posible a estos estándares aporta a las empresas un valor añadido que se convierte en el objetivo último de los principales sistemas de gestión, los cuales de basan en la mejora continua y en la optimización de las principales puntos de influencia de la empresa o los empleados.

¿Qué ventaja obtiene la empresa con la certificación de su Sistema de Gestión?

Una organización puede sin más adaptarse a los requisitos de un Sistema de Gestión y no solicitar la certificación por parte de un organismo independiente.

Algunas de esas ventajas de la certificación son:

• Mayor facilidad a la hora de introducirse en nuevos mercados.
• Adaptación a las exigencias del mercado que demanda que sus proveedores de productos o servicios estén certificados por un organismo oficial de certificación.
• La adquisición de valor añadido por parte de la organización, al ser evaluada por un organismo independiente. Además, para evidenciar este valor adquirido la certificadora emite un documento oficial que lo justifica.
• Existen otros motivos como por ejemplo la transparencia en cuanto al impacto de la actividad en el medio ambiente o en cuanto a la seguridad de la misma, o en el modo en el que la organización mejora la calidad.

Todos estos son factores valorados e incluso exigidos por el mercado en la actualidad. La certificación es un paso clave para adquirir confianza en el campo empresarial.

En resumen, implantar y certificar su Sistema de Gestión permite dar a conocer que la organización se acoja a criterios de mejora continua en campos como el medio ambiente, la seguridad laboral, la calidad de los servicios etc. Además el hecho de ser evaluados por una certificadora ayuda a la empresa a mejorar sus estrategias en la implantación del Sistema de Gestión.

Tanto la instauración como el mantenimiento de un Sistema de Gestión suponen un gran esfuerzo por parte de la organización. En este contexto, no escoger correctamente la herramienta adecuada en la que apoyarse puede suponer una pérdida de tiempo y de dinero.

ISOTools es una plataforma on-line que automatiza el mantenimiento y la implantación de los Sistemas de Gestión permitiendo a las empresas ahorrar papel, tiempo y por tanto disfrutar de un ahorro económico al beneficiarse del valor añadido de los Sistemas de Gestión.

La entrada Sistemas de gestión y su valor añadido. se publicó primero en ISOTools Chile.