6 preguntas que le ayudarán a optimizar las auditorías e inspecciones en terreno

Llevamos varios años trabajando con OHSAS 18001 y por supuesto sabemos de sus nuevos requerimientos en materia de datos, esencialmente en lo relativo a la accesibilidad para las organizaciones. Optimizar las auditorias e inspecciones en terreno, no es una tarea tan compleja como se puede llegar a creer, si es que sabemos hacer las preguntas correctas.

Algunas organizaciones piensan en ello como una labor monumental que implica la implementación de un nuevo sistema, nuevas plataformas de datos, y por supuesto una inversión económica muy importante, que incluye el pago de un servicio mensual.

Esto puede llegar a ser cierto, cuando hablamos de bases de datos de gran tamaño. Pero las pequeñas y medianas organizaciones, pueden fácilmente llevar adelante esta tarea, a partir de un sistema de auditoria, si es que conoce las preguntas que le ayudarán a optimizar las auditorias e inspecciones en terreno.

6 Preguntas claves para optimizar las auditorias e inspecciones en terreno

En su organización en particular, las preguntas pueden variar, o incluso alguna, puede llegar a no ser procedente. Se trata de una guía que debe ser revisada y claro está evaluada por los administradores del sistema. Veamos:

• ¿Cuáles son los mayores problemas de mi organización?

Identificar las áreas de la organización con mayores problemas suele esconder un pequeño enigma. No siempre, las áreas con más problemas, son las que reportan más incidentes (aunque pueden serlo). Pero es bueno dar una mirada a aquellos departamentos en los cuales la calidad está por debajo del promedio general de la organización.

Otros indicadores de presencia de problemas en un área determinada, pueden ser la alta rotación del equipo, o las deficiencias formativas reveladas por otro tipo de auditorías. Aunque estos indicadores en muchas organizaciones, operativamente no parecen ser relevantes, en ciertas organizaciones, como aquellas dedicadas a la ingeniería pueden ser el caldo de cultivo de incidentes que conlleven incluso situaciones hospitalarias.

• ¿Cómo llevar a cabo, diferentes auditorías con diferentes preguntas?

Los ejemplos son muchos: Las organizaciones de construcción que requieren monitorear varias obras en lugares diferentes, las cadenas de hoteles, supermercados, restaurantes… Personalizar las preguntas de la auditoria y la respectiva retroalimentación, para cada una de las locaciones, permite obtener un panorama real y específico sobre el funcionamiento de cada sucursal o sitio de trabajo.

Para la Alta Dirección de la organización, está información resulta valiosa y permite prescindir de muchos viajes, destinando tiempo a actividades mucho más productivas.

• ¿Los cambios en los procesos tienen el efecto esperado?

La auditoría tiene que servir para establecer un antes y un después de determinados procesos. Un entrenamiento en seguridad de la información para determinados empleados, por ejemplo, nos debe mostrar datos de una auditoria anterior al entrenamiento, para ser confrontados con los que arroje otra auditoria posterior al proceso de formación.   Entonces usted tendrá respuesta a la pregunta: ¿El proceso tuvo el efecto deseado?

• ¿Cuánto tardamos en realizar una auditoría?

Muchas organizaciones elaboran auditorias en periodos de tiempo muy cortos, dependiendo de la ocurrencia de algún incidente, del que se desee medir el impacto en la operación, y como requisito para continuar con la operación normal de la organización.

Para estos casos, lo mejor es reducir el número de preguntas al mínimo, prescindiendo de las preguntas “formales” y dando mayor importancia a las preguntas pertinentes.

• ¿Cómo se comparan las auditorias individuales entre sí?

Las auditorias individuales, comparadas unas con otras, permiten observar en qué áreas, sucursales, locaciones o departamentos de la organización, es necesaria una nueva capacitación a los empleados.  Es preciso ser muy delicados en el tratamiento de estos temas, y siempre enfocarlos como una crítica constructiva, para no herir susceptibilidades en los grupos que obtuvieron resultados bajos en las auditorías.

• ¿En dónde van las cosas bien, según los datos de auditoría?

Para la Alta Dirección, identificar problemas, factores de riesgos, inconsistencias o fallas de formación, en los resultados de las auditorías, permite encontrar un gran valor en esa herramienta. Sin embargo, los resultados positivos, son tan o más importantes que las deficiencias.

Sabemos que destacar los resultados positivos de un grupo, mejora la autoestima de estos trabajadores, y permite identificar y copiar modelos exitosos.

Creemos que estas son las 6 preguntas que le ayudarán a optimizar las auditorias e inspecciones en terreno. Se trata de una labor que se debe realizar en el momento y el lugar oportuno, evaluando los resultado de forma profesional e imparcial, en beneficio de toda la organización.

ISOTools Excellence App Check List Mobile 

ISOTools Excellence pone a disposición una app disponible en Android e iOS pensada para aumentar la productividad mediante el empleo de dispositivos móviles. Al ejecutar la aplicación de una manera completamente automatizada, le permite optimizar la elaboración en las inspecciones en terreno que se llevan a cabo en su organización

Esto supone un incremento de la eficacia a la hora de identificar las incidencias y poder poner en marcha un plan de actuación para tratarlo de manera más rápida. También le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo de expertos para poder asesorarle.

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Los dispositivos móviles como medio para auditar

La forma en que los procesos funcionan y las documentaciones necesarias para realizar las inspecciones en terreno y las auditorías internas han mejorado y evolucionado en los últimos años. No obstante, la cuestión que se deben plantear las organizaciones en la actualidad es la posibilidad de incorporar el uso de los dispositivos móviles para realizar inspecciones en terreno y auditorías internas.

Muchas organizaciones emplean herramientas para sus inspecciones y auditorías tales como listas de verificaciones, hojas de cálculo de Excel y formularios en PDF. El uso de los dispositivos móviles ya es algo estandarizado en muchas partes del mundo y las industrias que trabajan con ellos y sus apps trabajan a menudo bajo las necesidades de diversas organizaciones.

Incorporar los dispositivos móviles para realizar inspecciones en terreno y auditorías interna ayudan a mejorar la estandarización y colaboración para los procedimientos. Al implementar la automatización y la auditoría móvil se puede conseguir como resultado un lugar de trabajar más seguro y una productividad optimizada.

A continuación se habla y muestra una serie de datos proporcionadas por SafetyCulture y Aberdeen.

Las mejores prácticas efectuadas por distintas organizaciones a la hora de recolectar y almacenar datos sobre las auditorías muestra la siguiente información:

• Las auditorías en materia de Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EH&S) muestran que un 86% son llevadas a cabo en los terrenos operacionales por parte de las organizaciones más eficientes, un 78% como media de las organizaciones del sector y un 59% para aquellas organizaciones más rezagadas.
• Los datos de auditorías en materia de Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EH&S) arrojan que el 79% de las organizaciones más eficientes los almacenan en un sitio centralizado, un 53% de las organizaciones que están en la media del sector y un 45% para las más rezagadas.
• Los datos de auditorías en materia de Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EH&S) enseñan que el 49% de las organizaciones más eficientes son recolectados de forma automática. Para la media de las organizaciones del sector es un 34% y un 27% para las que se quedan más atrasadas.

Por qué usar Dispositivos Móviles para realizar #InspeccionesTerreno y auditorías internas
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Consejos de dispositivos móviles para realizar inspecciones en terreno y auditorías internas

1. Entrar en el mundo móvil

Las organizaciones más eficientes y vanguardistas usan el doble los dispositivos móviles respecto a otras organizaciones para poder realizar auditorías e inspecciones de terreno.

Se estima que durante el año 2017 el 40% de los equipos de auditorías internos usarán dispositivos móviles para llevarlas a cabo.

Otros consejos que se pueden dar son:

• Asegurarse de que los Sistemas de Gestión de Seguridad, Salud y Medio Ambiente seleccionados sean fáciles de emplear.
• Estandarizar las auditorías para que puedan ser empleados en cada ubicación, tarea o proceso específico.
• Comunicación de peligros clave en tiempo real para poder realizar una toma de decisiones.
• Recolección de datos y generación de informes automatizados y que puedan ser compartidos.

2. La ventaja de la automatización

La automatización mediante dispositivos móviles para realizar inspecciones en terreno y auditorías internas muestra la siguiente información:

• Planificación temporal de realización de auditorías de forma regular y las acciones a realizar si son necesarias.
• El poder compartir datos e informes de forma inmediata con responsables y socios.
• Usar los dispositivos móviles para comunicar cualquier suceso en tiempo real.
• Mejorar la comunicación entre las distintas ubicaciones y las oficinas.
• Involucrar a todos los socios de la organización en la decisión de qué herramienta utilizar hace que existan diferentes perspectivas que ayuden a conseguir la máxima probabilidad de compra de la misma.

3. Ahorro en costes de tiempo y esfuerzo

Las organizaciones que han acabado implementado los dispositivos móviles en la automatización de las auditorías internas han observado que:

• Se consigue una reducción del 60% del tiempo empleado para la planificación de auditorías.
• Se obtiene un decremento del 30% del tiempo empleado para la ejecución de las mismas.
• Se tiene un descenso del 40% del tiempo empleado para la revisión de las auditorías.
• Se alcanza una disminución del 65% del tiempo empleado en analítica y generación de informes.

App Check List Mobile

La App Check List Mobile consiste en una app de ISOTools Excellence disponible en Android e iOS pensada para aumentar la productividad mediante el empleo de dispositivos móviles. La app presenta una serie de funcionalidades, destacando entre otras la realización auditorías, listas de verificación, recopilación de datos en terreno o envío de cuestionarios.

Presenta también muchas ventajas que ayudan a las funcionalidades mencionadas, como el poder emplearse sin estar conectado a Internet, geoposicionamiento, homogeneización de criterios de cumplimiento, el seguimiento de hallazgos, etc. Se trata de una herramienta muy potente que ayuda a su organización a incluir el uso del dispositivo móvil y optimizar sus recursos.

Si usted tiene alguna pregunta le animamos a que se ponga en contacto con nuestro equipo de expertos para poder asesorarle.

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El Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG) es una iniciativa institucional del gobierno de Chile que pretende suscitar y profundizar en la modernización e innovación del Estado, involucrando a todos las partes implicadas en la administración.

El PMG es una herramienta de apoyo a la gestión de los servicios públicos chilenos, que se centra en el desarrollo de sistemas de gestión para cinco áreas estratégicas  presentes en la gestión pública, en base al estándar de Calidad Internacional definido.

Cada sistema está compuesto por varias etapas de desarrollo en las que se establecen los requisitos técnicos, de acuerdo a lo tipificado en términos de contenidos y exigencias, de modo que con la ejecución de la etapa final, el sistema se encuentre implementado según las características y los requisitos básicos. Con la finalidad de motivar al personal, el cumplimiento de las etapas de desarrollo está asociado a un incentivo monetario a los trabajadores del sector público.

El PMG sigue la metodología del ciclo de mejoramiento continuo, basado en cuatro fases relacionadas y supeditadas entre sí. Empezando por un análisis y diagnóstico del sistema que se plasma en la formulación del Plan de Mejoramiento, seguido por su integración y seguimiento. Finalmente, se realiza un proceso de revisión o certificación técnica realizado por una red de responsables dentro del sector público, conocida como Red de Expertos. Las conclusiones de esta última etapa, dan comienzo de nuevo al análisis y propuestas de mejora. Es un ciclo infinito de perfeccionamiento.

PROCESO FORMULACIÓN DEL PMG

EVOLUCIÓN

AUTOMATIZACIÓN DEL PMG

Ante estos retos, los Servicios Públicos deben disponer de las herramientas informáticas que le faciliten la administración y gestión de estos procesos. ISOTools se presenta como una solución tecnológica que da una respuesta integrada, sencilla y ágil a estas necesidades.

ISOTools es una herramienta tecnológica desarrollada especialmente para la gestión de los PMG en los Servicios Públicos chilenos y la implementación de sus respectivos sistemas de gestión de la calidad conforme la norma ISO 9.001.

A través de una sencilla navegación por procesos, controla todos los procedimientos, instructivos e indicadores del sistema de gestión, a la vez que permite el desarrollo, gestión e implementación de los PMG.

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